Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wygląda kontrola PIP podczas pandemii?

Aktualnie Polska znajduje się w okresie trzeciej fali pandemii koronawirusa. Sytuacja z dnia na dzień wygląda coraz poważniej. Rząd wprowadza kolejne obostrzenia, a społeczeństwo jest podzielone: z jednej strony każdy boi się o zdrowie swoje i swoich bliskich, z drugiej – odczuwane jest już jednak zmęczenie trwającą ponad rok sytuacją. Z kolei przedsiębiorcom, szczególnie tym dotkniętym skutkami pandemii, już jakiś czas temu skończyły się środki na finansowanie działalności, które nie przynoszą przychodów. Państwo i urzędy funkcjonują jednak nadal i muszą spełniać swoje zadania. Jak aktualnie wygląda kontrola PIP podczas pandemii? Sprawdźmy.

Powrót inspektorów PIP do przeprowadzania kontroli

Pandemia COVID-19 spowodowała, że wiele osób zaczęło pracować zdalnie. Nie ominęło to również urzędników. Także inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy w wielu przypadkach zmuszeni byli do wykonywania swoich obowiązków zdalnie. Jednak na początku lutego Zastępca Głównego Inspektora Pracy Jarosław Leśniewski podczas konferencji prasowej zapowiedział, że od 25 stycznia br. inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy powrócili do przeprowadzania kontroli. Kontrole ze względów bezpieczeństwa zarówno inspektorów, jak i osób zatrudnionych w podmiotach kontrolowanych będą odbywały się w trybie zdalnym lub hybrydowym.

Podano argumenty, że dalsze zawieszenie przeprowadzania kontroli nie było możliwe, ponieważ urząd musi realizować swoją funkcję i spełniać oczekiwania społeczeństwa w zakresie egzekwowania prawa w obszarze prawnej ochrony pracy.

Kontrola PIP podczas pandemii - zdalnie lub hybrydowo

Na podstawie przepisów określających zadania i uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy działania kontrolne mogą być przeprowadzane:

  • w siedzibie podmiotu kontrolowanego;
  • w miejscu wykonywania zadań podmiotu;
  • w miejscu przechowywania dokumentacji finansowej i kadrowej;
  • w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy. 

Jednak w 2020 roku przepisy wprowadzające tzw. tarcze antykryzysowe wdrożyły dodatkowe zapisy w ustawie Prawo przedsiębiorców (art. 51 ust. 3a) o możliwości przeprowadzania kontroli zdalnej, kiedy:

  • może to usprawnić przeprowadzenie kontroli

lub

Działania kontrolne wykonywane zdalnie powinny być przeprowadzane za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przeprowadzenie kontroli w trybie zdalnym lub hybrydowym wymaga każdorazowo zgody przedsiębiorcy. Dowody pozyskane w sposób łamiący prawa przedsiębiorcy nie będą stanowiły materiału dowodowego w sprawie przeciwko niemu.

Jak wygląda kontrola w siedzibie przedsiębiorstwa w czasie pandemii?

Jak zostało wspomniane, mimo panującej pandemii inspektorzy PIP powrócili do prowadzenia kontroli w zakładach pracy. Jeśli przedsiębiorca nie wyrazi zgody na kontrolę zdalną lub dojdzie do kontroli hybrydowej, czyli w pewnym zakresie czynności będą przeprowadzane w siedzibie podmiotu kontrolowanego, zarówno inspektor PIP, jak i przedstawiciel podmiotu kontrolowanego powinni przestrzegać określonych zasad.

  1. W danym dniu roboczym inspektor co do zasady nie powinien przeprowadzać kontroli w więcej niż jednym przedsiębiorstwie.

  2. Jeśli pozwoli na to charakter kontroli, inspektor wcześniej skontaktuje się telefonicznie lub mailowo w celu ustalenia procedur bezpieczeństwa i reżimu sanitarnego obowiązujących w danym przedsiębiorstwie.

  3. Inspektor, który przybędzie na kontrolę, powinien być wyposażony w środki ochrony osobistej, takie jak np. maseczki, przyłbica, rękawiczki czy środki do dezynfekcji rąk, i używać ich zgodnie z ich przeznaczeniem.

  4. Inspektor ma obowiązek stosować się do wszystkich procedur bezpieczeństwa obowiązujących w danym podmiocie kontrolowanym w celu uniknięcia zakażenia COVID-19 (m.in.: używanie środków ochrony, zachowanie dystansu, niepodawanie rąk).

  5. Inspektor ustali z przedsiębiorcą zasady przeprowadzania poszczególnych czynności kontrolnych.

  6. Zaleca się, aby w podmiocie kontrolowanym, o ile jest to możliwe:

  • zostało udostępnione osobne pomieszczenie, w którym będą przeprowadzane czynności kontrolne;
  • wyznaczono jedną osobę jako reprezentanta podmiotu, która będzie współpracowała z inspektorem. Najlepiej, aby osoba ta znała zakład pracy i procesy w nim obowiązujące.
  1. Inspektor podczas kontroli powinien maksymalnie:

  • ograniczać spotkania bezpośrednie z większą liczbą pracowników jednocześnie – spotkania należy zamienić na kontakt telefoniczny lub elektroniczny;
  • skrócić czas bezpośredniej wizytacji stanowisk pracy oraz przebywania na terenie zakładu pracy (jednak o tym decyduje inspektor, w zależności od stanu faktycznego i liczby ewentualnym nieprawidłowości);
  • ograniczyć liczbę osób, z którymi spotka się w trakcie kontroli.

Sprawdzanie przestrzegania wymogów związanych z pandemią

Pandemia koronawirusa wpłynęła na kontrole PIP nie tylko pod względem organizacyjnym, ale również jako obszar, który należy kontrolować. Jak można przeczytać na stronie internetowej PIP:

„Misją Państwowej Inspekcji Pracy jest skuteczne egzekwowanie przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy, poprzez efektywne i ukierunkowane kontrole oraz działania prewencyjne, zmierzające do ograniczenia zagrożeń wypadkowych i poszanowania prawa pracy”.

Zgodnie z powyższym kontrola PIP podczas pandemii będzie miała na celu sprawdzenie, czy pracodawca przestrzega w zakładzie pracy wszystkich nałożonych na niego obowiązków w celu ograniczenia ryzyka zakażenia koronawirusem Sars-Cov-2. Kontrola PIP podczas pandemii w szczególności będzie sprawdzała: 

  • przestrzeganie obowiązujących ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii;
  • czy pracodawca wywiązuje się z obowiązku przekazywania pracownikom informacji o zagrożeniach dla zdrowia i życia oraz o podjętych działaniach ochronnych i zapobiegawczych.

Należy pamiętać, że do obowiązków pracodawcy związanych z obecnie panującą pandemią koronawirusa, które szczególnie będą kontrolowane przez PIP, należą:

  • aktualizacja oceny ryzyka zawodowego oraz wprowadzenie procedur (np. wskazówek/ zaleceń/ dobrych praktyk) mających na celu przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się wirusa;
  • wyposażenie zatrudnionych osób w środki ochrony indywidualnej lub środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii (maseczki, przyłbice, rękawiczki, płyny dezynfekujące, środki higieniczne, środki do dezynfekcji rąk itp.);
  • organizacja stanowisk pracy z uwzględnieniem dystansu między pracownikami (m.in. 1,5 m), w tym prawidłowej organizacji stanowisk pracy osób mających kontakt z interesantami/ klientami/ osobami trzecimi (dystans społeczny m.in. 1,5 m, przegrody fizyczne, środki ochrony itp.);
  • wdrożenie w zakładzie pracy rozwiązań przewidujących wykonywanie pracy zdalnej lub pracy rotacyjnej.

Jeśli kontrola PIP stwierdzi nieprawidłowości w zakresie realizacji obowiązków z obszaru przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się koronawirusa, to zgodnie z przepisami inspektor PIP poinformuje o tym organy Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Pracodawca powinien znać swoje prawa i obowiązki, jeśli spotka go kontrola PIP podczas pandemii. Pozwoli to też być przygotowanym, a jednocześnie zadbać o bezpieczeństwo.