Rozwiązanie umowy przed upływem okresu rozliczeniowego

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy i ma bezpośredni wpływ na ustalanie należnego pracownikowi wynagrodzenia. Stosownych obliczeń w tym zakresie dokonuje się zawsze w odniesieniu do pewnego odcinka czasu – tzw. okresu rozliczeniowego. Występują jednak przypadki, gdy pracodawca nie może brać pod uwagę okresu rozliczeniowego ustalonego dla ogółu pracowników, z powodu jego nieprzepracowania w pełni przez danego pracownika. Jakie konsekwencje niesie za sobą rozwiązanie umowy przed upływem okresu rozliczeniowego - o tym piszemy w poniższym artykule.

Co to jest okres rozliczeniowy i czemu służy?

Okres rozliczeniowy czasu pracy jest ustaloną przez pracodawcę liczbą kolejnych tygodni lub miesięcy, w ramach których ustala się obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, czyli liczbę godzin do przepracowania.

Okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy, z zastrzeżeniem, że przepisy art. 135-138, art. 143 i art. 144 kp – dotyczące pracy w systemach równoważnego czasu pracy, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej – określają szczególne przypadki, w których maksymalna długość okresu rozliczeniowego może wynosić 4 tygodnie albo 1, 3, ewentualnie 4 miesiące. Ponadto w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 1 kp).

Zobacz też:

Rozwiązanie umowy o pracę - kompendium wiedzy

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 kp).

Wymiar czasu pracy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie;
dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 kp).

Do celów rozliczania czasu pracy pracownika:

przez dobę – należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
przez tydzień – należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 kp).

Przykład 1.
U pracodawcy obowiązuje okres rozliczeniowy wynoszący 1 miesiąc. W związku z tym obliczenie wymiaru czasu pracy pracowników w kwietniu 2023 roku przedstawia się następująco:
40 godzin × 4 tygodnie (przypadające w dniach 1-7, 8-14, 15-21 i 22-28 kwietnia)
plus
8 godzin × 0 dni (brak pozostałych dni od poniedziałku do piątku, gdyż 29 i 30 kwietnia to sobota i niedziela)
minus
8 godzin × 1 dzień (Poniedziałek Wielkanocny 10 kwietnia)
Zatem wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników w kwietniu 2023 roku wynosi 152 godziny. Jeżeli przyjmiemy, że któryś z pracowników nie będzie w tym okresie rozliczeniowym obecny w pracy z powodu choroby, w dniach 17 i 18 kwietnia, w których miał on wykonywać pracę odpowiednio po 12 i 8 godzin (u pracodawcy obowiązuje system równoważnego czasu pracy), to wymiar czasu pracy obowiązujący tego konkretnego pracownika wyniesie 132 godziny (152 godziny – 20 godzin).

Rozwiązanie umowy przed upływem okresu rozliczeniowego

W przypadku gdy stosunek pracy ustaje przed upływem okresu rozliczeniowego, należy potraktować niepełny okres rozliczeniowy jako okres rozliczeniowy obowiązujący indywidualnie konkretnego pracownika, z którym następuje rozwiązanie umowy o pracę.

Przykład 2.
Pracownik zatrudniony u pracodawcy, o którym mowa w przykładzie 1, wypowiedział umowę o pracę, wskutek czego stosunek pracy ustanie w sobotę, 22 kwietnia 2023 roku. Zatem ostatni okres rozliczeniowy dotyczący wspomnianego pracownika wynosi 22 dni (trwa od 1 do 22 kwietnia). Obliczenie wymiaru czasu pracownika w tym okresie przedstawia się następująco:
40 godzin × 3 tygodnie (przypadające w dniach 1-7, 8-14 i 15-21 kwietnia)
plus
8 godzin × 0 dni (brak pozostałych dni od poniedziałku do piątku, gdyż 22 kwietnia to sobota)
minus
8 godzin × 1 dzień (Poniedziałek Wielkanocny 10 kwietnia).
Wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w dniach 1-22 kwietnia 2023 roku wynosi 112 godzin. W przypadku usprawiedliwionej nieobecności w pracy w tym okresie wymiar czasu pracy pracownika ulegnie obniżeniu o liczbę godzin tej nieobecności, przypadających do przepracowania w jej czasie, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Przekroczenie norm czasu pracy

Jak stanowi art. 151⁶ § 1 kp, w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku, o którym mowa w art. 151¹ § 1, jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy, o których mowa w art. 129 kp.

Przepis art. 151⁶ § 1 kp rodzi problemy interpretacyjne. Dotyczy on bowiem zasadniczo pracy w godzinach nadliczbowych, przekraczających przeciętną średniotygodniową normę czasu pracy (do przekroczenia normy dobowej można stosować wprost art. 151¹ § 1 kp, bez konieczności odwoływania się do art. 151⁶ § 1). Jednak omawiany przepis literalnie nie odwołuje się do art. 151¹ § 2 kp, który dotyczy właśnie dodatku za pracę w wymiarze przekraczającym normę średniotygodniową i stanowi, że dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Pomimo to jednak uznaje się zazwyczaj, że w przypadku, którego dotyczy art. 151⁶ § 1 kp, wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych powinna wynosić zawsze 100% wynagrodzenia, a nie, jak wynikałoby z art. 151¹ § 1 kp, 50% lub 100% wynagrodzenia, zależnie od pory lub dnia wykonywania tej pracy.

Przykład 3.
Pracownik, o którym mowa w przykładzie 2 przepracował w okresie od 1 do 22 kwietnia 2023 roku 120 godzin, czyli o 8 godzin ponad obowiązujący go wymiar 112 godzin. Spowodowane było to okolicznością, że w rozkładzie czasu pracy pracownika wystąpiły 2 dni obejmujące po 12 godzin pracy, co miało zostać zrównoważone skróconą pracą 24 i 25 kwietnia – po 4 godziny każdego z tych dni (w ramach systemu równoważnego czasu pracy). W związku z tym, że stosunek pracy ustał 22 kwietnia 2023 roku, do wspomnianego zrównoważenia nie doszło, wskutek czego pracownik przepracował o 8 godzin za dużo, za co przysługuje mu wynagrodzenie wraz z dodatkiem w wysokości 100%.

Przepis art. 151⁶ § 1 kp stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego (art. 151⁶ § 2 kp), czyli wtedy, gdy pracownik rozpoczyna pracę nie od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, lecz później.

Wymiar czasu pracy w ruchu ciągłym

Należy odnotować, że w przypadku jednego z systemów czasu pracy, jakim jest praca w ruchu ciągłym, obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ustala się odmiennie niż w pozostałych systemach:

mnożąc 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym, z wyłączeniem niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a następnie;
dodając do otrzymanej liczby liczbę godzin odpowiadającą przedłużonemu u danego pracodawcy tygodniowemu wymiarowi czasu pracy.

Liczba godzin odpowiadająca przedłużonemu u danego pracodawcy tygodniowemu wymiarowi czasu pracy nie może przekraczać 4 godzin na każdy tydzień okresu rozliczeniowego, w którym następuje przedłużenie czasu pracy. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

W pozostałym zakresie, w przypadkach ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego, a także w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego, należy postępować tak samo, jak to opisano wyżej, w odniesieniu do wszystkich innych systemów czasu pracy.

Podsumowując, jeżeli stosunek pracy zostaje nawiązany z danym pracownikiem po rozpoczęciu okresu rozliczeniowego lub ustaje przed jego końcem, pracodawca powinien potraktować przepracowaną część wspomnianego okresu jako swoisty, indywidualny okres rozliczeniowy, obowiązujący tego konkretnego pracownika.

Polecamy:

Zwolnienie lekarskie w trakcie ciąży - regulacje prawne