Wyższe koszty dojazdu do pracy ustalane przez pracownika

Pracownikowi dojeżdżającemu do pracy przysługują wyższe zryczałtowane koszty podatkowe. Ponadto warto też podkreślić, że przepisy podatkowe przewidują możliwość samodzielnego ustalenia wyższych kosztów podatkowych przez pracownika z tego tytułu. Poniżej prezentujemy najważniejsze przepisy w zakresie tego jak wyglądają samodzielnie ustalane przez pracownika wyższe koszty dojazdu do pracy.

Koszty uzyskania przychodów pracowników dojeżdżających do pracy

Zasada ogólna stanowi, że kosztem podatkowym pomniejszającym przychód jest ten wydatek, który pozostaje w związku z uzyskanym przychodem. Jednocześnie w niektórych przypadkach ustawodawca w inny sposób określił koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to np. kosztów zryczałtowanych ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy PIT koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy, zgodnie z zasadą ustanowioną w art. 22 ust. 2 ustawy, określone zostały więc w kwocie zryczałtowanej, której wysokość uzależniono od tego, czy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego lub więcej stosunków pracy oraz od tego, czy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Jak widać z powyższego, w sytuacji gdy pracownik ma miejsce zamieszkania w innej miejscowości niż miejsce wykonywania pracy, przysługują mu wyższe koszty wynoszące 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł.

Podstawowa reguła wskazuje, że w przypadku stosunku pracy mamy do czynienia ze stałymi – zryczałtowanymi – kosztami uzyskania przychodów.

Zobacz też:

Wyższe koszty uzyskania przychodów dla dojeżdżających pracowników

Wyjątek od opisanej powyżej zasady zawarty został w art. 22 ust. 11 ww. ustawy PIT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Ww. przepis nie obejmuje swoim zakresem biletów lotniczych. Jak podaje WSA w Gdańsku w wyroku z 6 lipca 2010 roku (I SA/Gd 255/10), wartość wydatków poniesionych na bilety lotnicze nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy. Niewymienienie w art. 22 ust. 11 ustawy PIT transportu lotniczego oraz wymóg udokumentowania wydatków wyłącznie imiennymi biletami okresowymi stanowi wyraz woli ustawodawcy i nie ma charakteru dyskryminacyjnego.

Ponadto w myśl art. 22 ust. 13 ww. ustawy przepisu nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Z treści art. 22 ust. 11 ustawy PIT wynika zatem, że pracownik może jako koszty przyjąć wydatki na dojazd w wysokości faktycznie poniesionych, tylko wówczas, gdy spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:

wydatki dotyczą dojazdu do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu wskazanymi w tym przepisie;
zostały faktycznie poniesione przez podatnika i są wyższe od określonych ustawowo kosztów zryczałtowanych;
zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Jeżeli tak ustalone roczne koszty są niższe niż rzeczywiste wydatki poniesione na dojazdy do pracy środkami transportu publicznego, to w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. To zatem oznacza, że pracownik samodzielnie w deklaracji PIT-37 określa koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy w wyższej wysokości, niż wynika to z otrzymanej od pracodawcy informacji PIT-11.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że ustawodawca wskazał, iż konieczne jest, aby wydatek został udokumentowany „wyłącznie imiennymi biletami okresowymi”. Użyty przez ustawodawcę zwrot „wyłącznie” jest jednoznaczny i zobowiązuje do udokumentowania wydatków faktycznie poniesionych imiennymi biletami okresowymi, tj. biletami, które w swej treści określają osobę uprawnioną do korzystania z niego i uprawniają do korzystania z komunikacji przez pewien okres. Nie ma tu znaczenia, czy jest to imienny bilet papierowy, czy elektroniczny.

Ponadto, jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 20 marca 2020 roku (nr 0113-KDIPT2-2.4011.111.2020.2.AKU), pracownik nie może odliczyć wydatków na zakup biletu imiennego w przypadku, gdy powyższe koszty dojazdu do zakładu pracy zostaną mu zwrócone, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

W przypadku, gdy bilet zawiera określenie osoby korzystającej, czyli jest imienny, a ponadto wystawiony na pewien okres, a z dokumentów (np. z faktury) wynika cena biletu, to na tej podstawie pracownik ma prawo do zastosowania kosztów faktycznie poniesionych. Spełnione w tym przypadku będą przesłanki umożliwiające zastosowanie kosztów uzyskania przychodów w kwocie wydatków faktycznie poniesionych.

Udokumentowanie poniesienia wydatków na zakup biletów imiennych

Z treści art. 22 ust. 11 ustawy PIT wynika, że jednym z warunków zastosowania wyższych kosztów jest faktycznie poniesienie wydatku na koszty dojazdu. Istotne jest zatem, aby określona została cena biletu, a więc koszt, jaki pracownik poniósł na dojazd do zakładu pracy w ciągu roku, tym bardziej że koszty te rozliczane są w deklaracji rocznej.

W kwestii udokumentowania wydatku warto też sięgnąć do treści wyroku WSA w Warszawie z 7 listopada 2008 roku (III SA/Wa 1312/08), gdzie sąd stwierdził, że na podstawie wykładni systemowej wewnętrznej opartej o treść przepisu art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Jeżeli zatem z przepisu art. 22 ust. 11 ustawy PIT nie wynikają żadne szczególne cechy, jakim powinien odpowiadać bilet, o którym tam mowa, a jedynie to, że powinien on być imienny i okresowy, to pozostaje kwestią do rozważenia, czy dokument imienny i okresowy (w niniejszej sprawie roczny), który wystawia pracodawca pracownikowi, nie mieści się w hipotezie analizowanej tu normy prawnej. Posiłkując się treścią art. 180 § 1 Ordynacji, można przyjąć, że jest on wystarczającym dowodem na poniesione przez pracownika wydatki.

Udokumentowanie wydatku poniesione na okresowy bilet imienny może mieć miejsce w dowolnej, acz wiarygodnej formie. Takim dokumentem może być zarówno faktura, rachunek, jak i potwierdzenie przelewu bankowego.