Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na rzecz kontrahentów w kosztach firmowych

Każde przedsiębiorstwo dokonuje zarówno zakupów, jak i sprzedaży towarów handlowych bądź usług. Są to podstawowe zdarzenia gospodarcze występujące w firmie. Aby dobrze prosperowały, niezbędne jest stworzenie i utrzymanie pozytywnych relacji zarówno z dostawcami, jak i odbiorcami. Stworzenie tzw. kontaktów biznesowych pozwoli przedsiębiorstwu zachować stabilność na rynku i zachowanie stałych umów współpracy, co przełoży się na wyższe zyski. Niestety wydatki na rzecz kontrahentów są kosztowne i zgodnie z obowiązującymi przepisami nie wszystkie mogą stanowić koszt podatkowy. W poniższym artykule wyjaśniamy jakie wydatki na rzecz kontrahentów mogą stanowić koszt podatkowy.

Wydatki na rzecz kontrahentów – upominki

Pierwsze etapy podejmowania kontaktów z kontrahentami odbywają się poprzez okazjonalne gesty, którymi są wiadomości e-mail z życzeniami/gratulacjami bądź drobne upominki okazjonalne, np. z okazji świąt Bożego Narodzenia, Wielkanocy czy jubileuszu bądź inne, takie jak np. wino czy markowe czekoladki.

Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy tego typu koszty związane z kontaktami biznesowymi mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Otóż w pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy dokonany zakup ma charakter:

  • reklamowy – ma on na celu zwrócenie uwagi na firmę, przekazanie o niej informacji bądź o usługach/dostawach, jakie oferuje;

  • reprezentacyjny – ma on na celu wywołanie pozytywnego wrażenia o firmie, cechuje się wyniosłością oraz nadmiarowością.

Niezaprzeczalnym prawem przedsiębiorcy jest ujęcie w kosztach firmowych wydatków związanych z reklamą firmy. Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków poniesionych na reprezentację, którymi są w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (zwykłych oraz alkoholowych).

Przykładowo upominkom, które są opatrzone w logo firmy (długopisy, notesy, kalendarze czy smycze mające na celu reklamę (rozpowszechnienie marki)) nie można przypisać cech reprezentacyjnych. Przy czym w przypadku gdy upominek jest droższy i bardziej wyniosły czy przekazywany tylko konkretnym kontrahentom, posiadać on będzie cechy wydatku reprezentacyjnego. Przykładowo do grona takich kosztów należy zakup alkoholu bądź kosze okolicznościowe. 

Potwierdzeniem powyższego postępowania może być niedawno wydana interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2018 r. o sygn. 0111–KDIB2–3.4010.54.2018.2.PB, w której przeczytać możemy, że:

(…) wymienione przez Spółkę Upominki – gadżety w postaci akcesoriów z kolekcji produktów marek samochodów, które sprzedaje Wnioskodawca (np. plecaki, parasole, czapki), o ile opatrzone są logo producenta samochodów sprzedawanych przez Wnioskodawcę lub logo Spółki, zabawki z etykietą zawierającą nazwę marki albo producenta samochodów, kwiaty, słodycze i inne drobne upominki zapakowane w opakowanie z logo firmy Wnioskodawcy w sytuacji gdy są rozdawane masowo tzn. przekazywane w taki sposób by każdy zainteresowany miał możliwość ich otrzymania podczas organizowanych akcji promocyjno–marketingowych np. w przypadku organizowania przez Wnioskodawcę imprez o charakterze „drzwi otwartych” powinny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny stanowić koszty uzyskania przychodów (…).

Zatem, wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na zakup butelek wina, w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyłączone będą z kosztów uzyskania przychodów, gdyż stanowią koszty reprezentacji, o których mowa w tym artykule ustawy i jako takie nie mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Fakt iż są one zapakowane w opakowanie opatrzone logo firmy jak i zamiar dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców nie zmieni ich mającego funkcje reprezentacyjne charakteru (…). Upominki są kierowane do wyselekcjonowanych Partnerów, ograniczonej grupy odbiorców, należy stwierdzić, że wydatki takie noszą znamiona reprezentacji. Poprzez kierowanie Upominków do wyselekcjonowanej grupy odbiorców Spółka kreuje swój wizerunek, tworzy wśród wybranych kontrahentów wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, kształtuje prestiż i pozytywne postrzeganie swojej firmy przez klientów”.

Nagroda w programie lojalnościowym

Wiele firm na rynku gospodarczym w celu zachowania lub zacieśnienia kontaktów z klientami wprowadza nagrody w związku z prowadzonymi przez nich programami lojalnościowymi.Poprzez program lojalnościowy należy rozumieć program, w którym uczestnicy zbierają punkty w określonym przez regulamin czasie. Są one otrzymywane za konkretne rodzaje aktywności, np. zakup oznaczonych programem produktów. Zebrane punkty uczestnik może wymienić na określone nagrody.W ramach prowadzonego programu lojalnościowego często firmy podnoszą koszty związane z zakupem oferowanym w nich nagród. Zakupy takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, mają one bowiem na celu wzrost przychodów ze sprzedaży u organizatora programu. 

Stanowisko to potwierdza między innymi interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 września 2016 r., o sygn. ITPB1/4511–502/16–1/WM, w której przeczytać możemy:

Mając na względzie przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego oraz przytoczone przepisy prawa stwierdzić należy, że wymienione przez Wnioskodawcę działania mają na celu zwiększenie osiąganego przychodu, ponieważ zakup nagród rzeczowych i bonów zakupowych w związku organizowanym programem lojalnościowym jest środkiem zmierzającym do skłonienia kierowców do wyboru myjni Wnioskodawcy. Tym samym, istnieje związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy ponoszonymi kosztami a przychodami z tej działalności.

Nie ma przy tym ustawowych wymogów, by nagrody przyznawane w ramach sprzedaży premiowej (programu lojalnościowego) były specjalnie oznaczone, np. logo sprzedawcy.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, iż wydatki poniesione przez Niego na zakup nagród rzeczowych i bonów zakupowych do hipermarketów – także w sytuacji, gdy nagrody nie będą opatrzone logo, ani innym oznaczeniem Wnioskodawcy, będą mogły zostać zaliczone zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jest prawidłowe”.

Spotkania z poczęstunkiem a wydatki na rzecz kontrahentów

Spotkania służbowe nierzadko łączą się z przygotowaniem poczęstunku. Mogą to być proste przekąski, napoje, catering czy posiłki w restauracjach. Jednak niezależnie od tego, czy będą podawane w siedzibie firmy, czy poza nią, przedsiębiorca może zakwalifikować je jako koszty uzyskania przychodu, co wynika z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD–120521.

Wydatki na rzecz kontrahentów poniesione przy zakupie artykułów spożywczych, napojów lub usług gastronomicznych powinny zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Przychodem będzie na przykład cena obiadu z przedstawicielem innej firmy, jeżeli podczas posiłku zostanie mu przedstawiona oferta naszej firmy, będą z nim przeprowadzane negocjacje lub rozmowa biznesowa albo omawiane szczegóły zawieranego w bliskiej przyszłości kontraktu. Wówczas możemy powiedzieć, że nakłady finansowe, które poniósł podatnik, mają na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Takiej cechy nie będzie miał obiad, którego wyłącznym lub głównym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika lub jego podtrzymanie czy wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem.

Stanowisko to potwierdza wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), w którym stwierdzono, że „Jednocześnie wbrew temu co przyjął sąd pierwszej instancji wydatek na zakup nie każdej usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2007 r.”.

Szkolenia dla kontrahentów

Wydatki na rzecz kontrahentów, które podatnik poniósł w związku z organizacją szkoleń, nie powinny być określane jako koszty reprezentacyjne firmy, nawet jeśli w ich trakcie są podawane posiłki.

Najważniejszym celem szkoleń organizowanych przez przedsiębiorców dla kontrahentów są między innymi:

  • przekazanie wiedzy na temat oferowanych przez firmę produktów czy usług,

  • przekazanie odbiorcom informacji dotyczących firmy i działania jej produktów, np. przedstawienie działania nowego robota kuchennego,

  • reklama towarów lub usług firmy organizującej wydarzenie,

  • niekiedy przekazanie kontrahentom technik sprzedaży.

Choć mogą one wpłynąć na postrzeganie firmy, nie są organizowane wyłącznie w celach wykreowania określonego wizerunku przedsiębiorstwa. W związku z tym nie można ich zaliczyć do kosztów reprezentacji

Nakłady, poniesione w związku z wynajęciem sali, zapewnieniem napojów i przekąsek, wynagrodzenie dla osoby szkolącej, materiały szkoleniowe, stanowią co do zasady koszty podatkowe organizatora, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.Jeżeli szkolenie jest zamknięte i mogą w nim wziąć udział jedynie wybrani kontrahenci, a samo szkolenie zostało zorganizowane w celu budowania relacji z nimi oraz wywołania dobrego wrażenia, wydatki na jego przeprowadzenie mają charakter reprezentacyjny i nie stanowią kosztów podatkowych.Stanowisko to potwierdzają liczne interpretacje podatkowe, przykładowo interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 grudnia 2014 r. (sygn. IBPBI/2/423–1354/14/SD) oraz interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lutego 2018 r. (sygn. 0114–KDIP2–2.4010.318.2017.1.AS). W tej drugiej przeczytać możemy, że:

Biorąc pod uwagę obowiązujące w sprawie przepisy podatkowe przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Wobec powyższego, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu, czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi. W tym stanie rzeczy w rozpatrywanej sprawie należy stwierdzić, że wydatki na konsumpcję podczas szkoleń produktowych prowadzonych w siedzibie Spółki, jak i poza firmą w wynajętych salach – zarówno na artykuły spożywcze jak i posiłki – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.Kontrahenci w aktywny sposób uczestniczą w dystrybucji urządzeń Spółki, zatem organizowanie dla nich szkoleń produktowych jest uzasadnione, a z uwagi na czas ich trwania (4–9 godzin) wydatki na konsumpcję ponoszone w celu zapewnienia efektywności tego typu spotkań są racjonalne”.

Istotną kwestią w tym kontekście są imprezy towarzyszące szkoleniom, takie jak wycieczki, zabawy taneczne, zawody sportowe. Mają one niewątpliwie charakter rozrywkowy i nie są integralną i konieczną częścią szkolenia, należy je zatem zaliczyć do kosztów reprezentacyjnych. W związku z tym nie mogą stanowić podatkowych kosztów firmowych.

Odnosząc się do powyższych treści należy mieć na względzie, że organy podatkowe oraz sądy administracyjne wskazują, że wydatki na szkolenie, które mają charakter rozrywkowy, nie mogą stanowić kosztu podatkowego (por. wyrok NSA z 10 maja 2016 r., sygn. akt II FSK 700/14).

Wydatki na rzecz kontrahentów – dodatkowe świadczenia

W ramach swobody zawierania umów, przedsiębiorcy w zawieranych umowach wskazać mogą, że w związku z wykupieniem świadczenia np. usług dostawy towarów kontrahent (usługobiorca/nabywca towarów) zobowiązuje się do pokrycia dodatkowych świadczeń niezbędnych do wykonania usługi/dostawy towarów.Często działanie takie wynika z nawiązania lub podtrzymania współpracy z danym kontrahentem.Wydatki, które mają na celu zapewnienie wykonania świadczenia przez kontrahenta (usługodawcę/dostawcę), przykładowo: opłacenie noclegów, wyżywienia czy dojazdów, mogą stanowić koszt podatkowy, o ile zostały one poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania czy zabezpieczenia źródła jego powstania.

Wydatki na rzecz kontrahentów – przyjęcia okolicznościowe

Kosztami podatkowymi nie mogą także być wszystkie wydatki, które podatnik poniósł w związku z organizacją przyjęć okolicznościowych, na których gośćmi mają być kontrahenci. Nie jest tu istotny powód wydania przyjęcia – nawet jeśli jest on w jakiś sposób związany z funkcjonowaniem firmy (na przykład kolejna rocznica jej założenia), mają one wówczas ewidentnie charakter reprezentacyjny. Analogicznie więc do przytoczonych powyżej przykładów, nie stanowią kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Potwierdzenie takiej interpretacji wydarzeń firmowych znajdziemy w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Nie możemy uznać, że takie imprezy mają charakter wyłącznie reklamowy, niezależnie od tego, czy emblematy firmowe są prezentowane podczas przyjęcia, a na plakatach, banerach czy innych przedmiotach umieszczone jest logo firmy.