Konieczność przeprowadzania inwentaryzacji wynika wprost z ustawy o rachunkowości. Dzięki prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów sporządzone przez jednostkę sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Sprawdź, jak zgodnie z ustawą powinna być przeprowadzona inwentaryzacja zapasów i jak uniknąć błędów w tym procesie.
Czym jest inwentaryzacja zapasów?
Przeprowadzając inwentaryzację, należy przestrzegać terminów określonych w ustawie o rachunkowości. Podstawowym terminem przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli czynności służących określeniu stanu składników majątku jednostki, jest ostatni dzień każdego roku obrotowego.
„Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników”.
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.
Do metod inwentaryzacji zapasów należą:
- spis z natury,
- uzyskanie potwierdzeń sald od kontrahentów,
- porównanie zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dowodami źródłowymi.
Przy czym należy mieć na uwadze, że podstawową metodą inwentaryzacji towarów i materiałów jest spis z natury, który polega na ustaleniu stanu rzeczywistego i porównaniu go ze stanem księgowym oraz ustaleniu, wyjaśnieniu ewentualnych różnic stwierdzonych w toku inwentaryzacji. Inwentaryzacja drogą potwierdzania sald dokonywana jest w odniesieniu do zapasów znajdujących się w innych jednostkach.
Czynności inwentaryzacyjne – podstawowe zasady
O prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji decyduje przede wszystkim jej właściwe przygotowanie i zaplanowanie prac. Jednostka, przygotowując się do czynności inwentaryzacyjnych, powinna zadbać o prawidłowe przeszkolenie osób przeprowadzających inwentaryzację. Osoby powołane do przeprowadzenia spisu z natury powinny znać swoje obowiązki i wiedzieć, jaki jest cel spisu. Jednostka powinna opracować dokumentację regulującą przebieg inwentaryzacji, w tym m.in.:
- zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia, inwentaryzacji,
- plan sytuacyjny,
- harmonogram inwentaryzacji,
- instrukcję inwentaryzacyjną.
Weryfikacja zapasów w drodze i dostaw niefakturowanych
Poprzez porównanie zapisów w księgach z danymi wynikającymi z odpowiednich dowodów źródłowych inwentaryzuje się w szczególności materiały w drodze i dostawy niefakturowane. Weryfikując zapasy w drodze i dostawy niefakturowane, trzeba pamiętać o dokładnym sprawdzeniu, czy wykazane stany materiałów i towarów w drodze wynikają z otrzymanych faktur niepotwierdzonych jeszcze dokumentami magazynowymi PZ (przyjęcie z zewnątrz/przyjęcie zewnętrzne). Faktyczny brak dostawy i wystawienia dokumentu PZ powinien zostać potwierdzony przez pracowników magazynu.
Weryfikacja stanów magazynowych na podstawie ilości według danych w systemie magazynowym
Inwentaryzacja zapasów metodą spisu z natury polega na liczeniu i pomiarach składników majątku. Jej celem jest porównanie faktycznego stanu zapasów i porównanie go ze stanem ewidencyjnym. Aby inwentaryzacja metodą spisu z natury była przeprowadzona rzetelnie, potwierdzając, że objęte tym spisem zapasy faktycznie istnieją, osoby przeprowadzające spis z natury nie powinny otrzymać arkuszy spisowych, które zawierają liczby według danych widocznych w systemie magazynowym na dzień przeprowadzania spisów. Arkusz spisowy może wówczas sugerować liczbę danych zapasów, przez co ich liczenie przez osoby przeprowadzające spis może być wybiórcze i łatwo o popełnienie błędów w inwentaryzacji.
Przykład 1.
Jednostka, chcąc ułatwić sobie prace inwentaryzacyjne i przyspieszyć spis z natury towarów, wydrukowała stany magazynowe i przekazała je osobom przeprowadzającym spis z natury. Jedna z osób, korzystając z otrzymanego arkusza spisowego, w pierwszej kolejności sprawdzała, jaka liczba określonych towarów powinna znajdować się na stanie, a następnie wybiórczo liczyła towary. Czy taki sposób wykonania inwentaryzacji jest zgodny z ustawą o rachunkowości?
Faktyczny stan towarów zgadzał się ze stanem magazynowym, jednak wpis z natury został przeprowadzony w sposób nierzetelny, przez co jednostka nie dopełniła wymogów ustawy o rachunkowości.
Brak należytej kontroli nad zmianą stanu magazynowego w trakcie inwentaryzacji
Przeprowadzając inwentaryzację materiałów i towarów metodą spisu z natury, należy zadbać o odpowiednią kontrolę nad zmianą stanu magazynowego. Brak odpowiedniej kontroli nad ruchami magazynowymi może przyczynić się do błędów w inwentaryzacji.
Przykład 2.
Jednostka, przeprowadzając inwentaryzację towarów znajdujących się w magazynie, w trakcie trwania inwentaryzacji wydała klientowi 500 sztuk towarów, które zostały już policzone jako towary znajdujące się na stanie, co nie zostało odpowiednio odnotowane. Wydanie zostało ujęte w programie magazynowym dokumentem WZ w momencie wydania towarów. Na koniec inwentaryzacji jednostka wygenerowała z systemu wydruk stanów magazynowych i porównała je z liczbami wynikającymi z przeprowadzonego spisu z natury. Pojawiła się nadwyżka 500 sztuk towarów. W jaki sposób jednostka mogła uniknąć błędu?
W celu uniknięcia błędu, jeżeli praca magazynu nie została wstrzymana na czas przeprowadzania inwentaryzacji, jednostka powinna pamiętać o odnotowaniu wszelkich zmian stanu magazynowego, które nastąpiły w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Dodatkowo należy ustalić, czy dana zmiana stanu magazynowego dotyczy towarów, które zostały już policzone. Najlepszym rozwiązaniem na uniknięcie błędów w inwentaryzacji materiałów i towarów w wyniku braku należytej kontroli stanu magazynowego w trakcie inwentaryzacji jest wstrzymanie działania magazynu na czas przeprowadzania inwentaryzacji. Nie każda jednostka ze względu na specyfikę wykonywanej działalności czy zadeklarowane już terminy dostarczenia towarów lub wyrobów może sobie pozwolić na wstrzymanie działań magazynu. Jeżeli nie jest to możliwe, w czasie inwentaryzacji należy zachować szczególną ostrożność, rozważyć wprowadzenie odpowiednich procedur lub dodatkowych ewidencji podczas dokonywania spisu z natury. Przygotowując się do inwentaryzacji materiałów i towarów, jednostka może także zaplanować obecność większej liczby pracowników w magazynie w trakcie prac inwentaryzacyjnych lub zaplanować godziny inwentaryzacji poza standardowymi godzinami pracy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami, jednak pozwala uniknąć ewentualnych błędów w inwentaryzacji.
