Screenshot jako dowód księgowy ujęcia kosztu w KPiR!

W toku prowadzenia działalności gospodarczej podatnik ponosi wiele różnorakich wydatków. Wśród nich sporą część stanowią te dokonywane za pośrednictwem internetu, gdzie najpowszechniejszą formą są aukcje internetowe. W wielu przypadkach jedynym potwierdzeniem dokonania operacji gospodarczej jest wydruk komputerowy w formie screenshota. W związku z tym warto zastanowić się, czy screenshot jako dowód księgowy może być dowodem księgowym do zaliczenia w koszty podatkowe.

Podstawowe dowody księgowe

W pierwszej jednak kolejności należy przeanalizować, z jakimi podstawowymi dowodami księgowymi możemy mieć do czynienia. W przypadku podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów kwestia ta jest uregulowana w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia tej księgi. W § 11 w sprawie prowadzenia KPiR wskazano, że podstawowym dowodem księgowym są faktury, rachunki oraz dokumenty celne.

Jednakże nie są to jedyne dokumenty, które mogą stanowić dowód księgowy. Dalsza treść przepisu wskazuje bowiem, że podstawą ujęcia wydatku jako koszt podatkowy mogą być także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty;

3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dokument spełniający ww. warunki i przesłanki może zgodnie z treścią rozporządzenia stanowić dowód księgowy.

Screenshot jako dowód księgowy

W przypadku wydruku komputerowego zrzutu ekranu podstawowy problem z ujęciem tego rodzaju wydatku w kosztach jest fakt, że dokument ten nie zawiera podpisu osoby uprawnionej do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczej tj. podpisu sprzedawcy. 

Ten fakt może prowadzić do wniosku, że wydrukowany screenshot „nie odpowiada wymaganiom określonym rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą ujęcia wydatków w KPiR”.

W przeszłości organy podatkowe w wielu wydawanych interpretacjach wskazywały, że z uwagi na brak podpisu wydruk komputerowy nie będzie zawierał wszystkich elementów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy. Takie stanowisko przedstawiają interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 r., nr ILPB1/415-37/13-2/AA, w Katowicach z 9 grudnia 2011 r., nr IBPBI/1/415-965/11/BK oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 maja 2012 r., nr IPTPB1/415-166/12-2/KSU.

Okazuje się jednak, że przedstawiona kwestia nie jest tak jednoznaczna, jak mogłoby się wydawać. Nie można bowiem zapominać o ogólnej definicji kosztu podatkowego. Jak podaje art. 22 ust. 1 ustawy PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. 

Warto zwrócić uwagę, że przedstawiona definicja nie zawiera wymogów co do kwestii formalnych związanych z udokumentowaniem wydatku. Na gruncie tego przepisu można postawić tezę, iż wystarczające jest wiarygodne i rzetelne udokumentowanie wydatku, przy czym przepis ten nie odnosi się do warunków określonych w rozporządzeniu w sprawie KPiR.

Podobne wnioski można wyprowadzić na podstawie przepisów dotyczących dowodów w postępowaniu podatkowym. Zgodnie bowiem z art. 180 Ordynacji podatkowej podatnicy mogą posłużyć się każdym dowodem, który służy wyjaśnieniu sprawy, a nie jest sprzeczny z prawem. Mamy zatem do czynienia z otwartym katalogiem środków dowodowych. Nie ulega wątpliwości, że wydruk komputerowy screenshota nie jest dowodem sprzecznym z prawem.

Rozbieżności pomiędzy kwestiami merytorycznymi a formalnymi

W kontekście przedstawionego tematu dochodzimy do momentu, w którym należy wyjaśnić, w jaki sposób podejść do problemu istniejących rozbieżności pomiędzy treścią ustawy PIT a treścią rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

W celu wyjaśnienia warto sięgnąć do treści odpowiedzi Ministra Finansów na interpelację poselską nr 8337. W piśmie tym możemy przeczytać, że wadliwość formalna dokumentu w postaci np. braku podpisu nie przesądza jeszcze o tym, że stwierdzony nim wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Dla uznania wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego – tak, by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.

W kontekście powyższej wypowiedzi możemy zatem stwierdzić, że choć screenshot będący wydrukiem strony internetowej nie zawiera wszystkich elementów określonych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR, to jednak w sytuacji, gdy z ogółu towarzyszących okoliczności niewątpliwie wynika fakt poniesienia wydatku oraz cel tego wydatku, nie ma przeszkód, aby taki dokument stał się dowodem księgowym.

Możemy zatem stwierdzić, że jeżeli przedsiębiorca posiada dokumenty określające dokładne dane stron umowy sprzedaży, dokładne określenie przedmiotu sprzedaży, a także dokładne określenie kwoty do zapłaty za towar oraz posiada wydruk komputerowy, którego treść odzwierciedlać będzie szczegóły dokonanej transakcji, a dokumenty te będą rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą, kompletne, to na podstawie ogółu dokumentów, w tym zrzutu ekranu, podatnik uprawniony jest do ujęcia kosztów w KPiR.

Przykład 1.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą zakupił na aukcji internetowej towar od osoby prywatnej. Nie wystawiła ona żadnego dokumentu sprzedaży, w związku z czym podatnik dokonał wydruku zrzutu ekranu z aukcji internetowej. Do wydruku dołączył potwierdzenie przelewu bankowego. Stworzony screenshot w sposób dokładny wskazuje na dane sprzedającego oraz określa przedmiot sprzedaży na aukcji. W tych warunkach screenshot jako dowód księgowy jest podstawą do zaliczenia wydatku w koszty.