Poradnik Przedsiębiorcy

Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej

W czasie ostatnich miesięcy pracodawcy i pracownicy musieli się zmierzyć z wieloma problemami związanymi z organizacją pracy, tak aby – pomimo stanu epidemii – zachować ciągłość procesów pracy. W tym trudnym okresie okazało się jednocześnie, że praca wykonywana w formie zdalnej pozwala w miarę płynnie kontynuować działalność firm bez zbędnego generowania sytuacji stanowiących potencjalne zagrożenie dla zdrowia pracowników. W konsekwencji w wielu przedsiębiorstwach praca zdalna stała się preferowaną formą wykonywania przez pracowników swych obowiązków. W związku z tym modyfikacji ulegają również niektóre obowiązki pracodawcy – jednym z nich jest ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej. Jakie trzeba spełnić warunki w tym zakresie?

Podstawy prawne dokonania oceny ryzyka zawodowego 

W obecnym stanie prawnym przepisy nie różnicują obowiązków pracodawcy w zakresie oceny ryzyka zawodowego w zależności od tego, czy praca jest wykonywana zdalnie, czy też jej świadczenie ma miejsce w zakładzie pracy. Innymi słowy, zarówno w jednym, jak i drugim przypadku należy zastosować te same przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp.

Zgodnie zatem z art. 226 kp pracodawca:

  1. ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko;
  2. informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Ocena ryzyka zawodowego jest przeprowadzana, aby zapewnić jak najwyższy poziom ochrony zdrowia i życia pracowników w warunkach ustalonych dla danego stanowiska pracy. Krótko mówiąc, zasadniczym celem wspomnianej oceny jest eliminacja zagrożeń związanych z pracą, a jeśli usunięcie tych zagrożeń nie jest w pełni możliwe, należy w maksymalnym stopniu ograniczyć ryzyko zawodowe spowodowane tymi zagrożeniami.

Ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy zdalnej

Ze względu na specyfikę pracy zdalnej pracodawca powinien ustalić zasady oraz tryb dokonywania oceny ryzyka zawodowego w porozumieniu z pracownikami (może to być uzgodnienie z delegacją związkową, reprezentacją załogi wyłonioną w ramach demokratycznie przeprowadzonych wyborów), pracodawca może ponadto ustalić sposób postępowania w tej sprawie indywidualnie z konkretnym pracownikiem.

Nie jest to wprawdzie regułą, ale w większości przypadków praca zdalna jest świadczona przez pracowników w miejscu ich zamieszkania (stałego lub czasowego pobytu), stąd pracodawca, dokonując oceny ryzyka zawodowego, winien zwrócić szczególną uwagę na uszanowanie prawa pracownika do prywatności.

Zważywszy na wskazane powyżej uwarunkowania, właściwym sposobem przekazania informacji niezbędnych do zrealizowania obowiązku oceny ryzyka zawodowego jest dostarczenie ich przez samego pracownika. Wydaje się ponadto, że pożądany jest udział pracownika podczas dokonywania wspomnianej oceny na każdym etapie tego działania.

Oceny ryzyka zawodowego dokonuje pracodawca posiadający stosowne kompetencje w tym zakresie, zakładowy inspektor BHP lub specjalista do spraw BHP posiadający upoważnienie od pracodawcy albo inna osoba, której pracodawca zlecił realizację tego zadania.

W odniesieniu do pracowników mających wykonywać pracę w formie pracy zdalnej pracodawca powinien zapewnić w szczególności: szkolenia w dziedzinie oceny ryzyka zawodowego (umożliwiające pracownikom uzyskanie podstawowej wiedzy na temat identyfikacji zagrożeń, ich eliminacji lub ograniczenia), wsparcie merytoryczne (w postaci udostępnienia m.in. przykładowych kart oceny ryzyka czy list kontrolnych) oraz możliwość bieżących konsultacji w razie powstania po stronie pracownika określonych wątpliwości.

Standardowy sposób dokonania oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej

W zasadzie ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej nie różni się w zasadniczy sposób od dokonania takiej oceny przy pracy stacjonarnej. Schemat postępowania w tym zakresie przedmiotowym wynika z Polskiej Normy PN-N-18002 „Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ogólne wytyczne do oceny ryzyka zawodowego”.

Typowy przebieg oceny ryzyka zawodowego, mający zastosowanie także do stanowiska pracy zdalnej, obejmuje następujące działania:

  • zebranie informacji niezbędnych do oceny ryzyka zawodowego – w przypadku pracy zdalnej informacje, o których mowa, będą dostarczane przez pracownika, wskazane jest ponadto korzystanie z list kontrolnych i innych materiałów dostarczonych przez pracownika;
  • identyfikacja zagrożeń – wykonana na podstawie informacji pochodzących od pracownika. Inspektor BHP lub specjalista do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy może, w przypadku pracy zdalnej, wymagać przedstawienia dodatkowych wyjaśnień odnoszących się do poszczególnych elementów organizacji stanowiska pracy;
  • oszacowanie ryzyka zawodowego – działanie to jest realizowane na podstawie zidentyfikowanych zagrożeń. Dla każdego z nich określa się prawdopodobieństwo zaistnienia negatywnych dla zdrowia i życia pracownika następstw zagrożenia oraz ciężkość tych następstw;
  • wyznaczenie dopuszczalności ryzyka związanego ze zidentyfikowanymi zagrożeniami – na tym etapie gruntem do określenia dopuszczalności jest uprzednie oszacowanie ryzyka. Wyznaczenie dopuszczalności ryzyka zawodowego odbywa się przy zastosowaniu trójstopniowej skali – ryzyko oszacowane jako małe albo średnie jest dopuszczalne, natomiast ryzyko duże uznawane jest za niedopuszczalne.

Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez Centralny Instytut Ochrony Pracy (CIOP), w przypadku gdy ryzyko zawodowe na stanowisku pracy zdalnej zostanie ocenione jako niedopuszczalne, a przeprowadzenie działań zmierzających do obniżenia tego ryzyka do poziomu akceptowalnego jest niemożliwe, praca powinna być świadczona w siedzibie pracodawcy, o ile w tym miejscu ryzyko zawodowe będzie dopuszczalne.

Art. 226 pkt 1 kp nakłada na pracodawcę obowiązek udokumentowania dokonanej wcześniej oceny ryzyka zawodowego. Przy dokumentowaniu oceny ryzyka pracy zdalnej można stosować wykorzystywane powszechnie w danym zakładzie wzory zmodyfikowane pod kątem specyfiki wykonywania pracy w formie zdalnej.

Karta oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej

Podobnie jak w przypadku innych stanowisk pracy, tak w odniesieniu do stanowiska pracy zdalnej nie istnieje jakiś jeden ogólnie przyjęty i powszechnie stosowany wzór karty oceny ryzyka zawodowego. Wynika to z faktu, że stworzenie takiego uniwersalnego dokumentu byłoby trudne do realizacji, przede wszystkim ze względu na znaczną liczbę gałęzi gospodarki oraz branż, w których ramach zatrudnia się pracowników na stanowiskach pracy, gdzie różnorodność warunków w zakresie ochrony zdrowia i życia jest ogromna.

Do udokumentowania oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej wystarczającym będzie uproszczony wzór karty oceny ryzyka zawodowego (dostępny np. na stronie internetowej CIOP).

Kartę taką – w porównaniu do analogicznych dokumentów sporządzonych dla pracowników wykonujących pracę w trybie stacjonarnym – należy zmodyfikować, tzn. uzupełnić o określony rodzaj informacji.

Karta oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy pracownika wykonującego pracę zdalną powinna zawierać dodatkowo informację dotyczącą miejsca wykonywania tej pracy. W konsekwencji tego należy wprowadzić oznaczenie miejsca zamieszkania (adres czasowego lub stałego pobytu) pracownika, ponieważ właśnie tam, w większości przypadków, pracownik będzie świadczył pracę w trybie zdalnym.

Jeżeli pracodawca lub osoba odpowiedzialna za stan BHP w danym przedsiębiorstwie uzna to za niezbędne, kartę należy uzupełnić o stosowne załączniki, wśród których można wymienić listy kontrolne (wypełnione przez pracownika), a nawet dokumentację fotograficzną, której przedmiotem jest stanowisko pracy zdalnej.

Oprócz podstawowych informacji (nazwa firmy i jej adres oraz dane ewidencyjne pracownika), karta powinna zawierać nazwę stanowiska pracy, dla którego dokonywana jest ocena ryzyka zawodowego, a także dane personalne osoby, która przeprowadziła ocenę. Pozostałe informacje, jakie należy uwzględnić w omawianym dokumencie, to:

  • rodzaje czynników zagrożenia;
  • środki ograniczające ryzyko zawodowe;
  • stopień szkód (ciężkość następstw) w odniesieniu do każdego rodzaju czynnika zagrażającego;
  • prawdopodobieństwo wystąpienia danego zagrożenia;
  • ryzyko zawodowe ustalone dla poszczególnego zagrożenia – określone na podstawie oceny prawdopodobieństwa wystąpienia powiązanej z oceną ciężkości następstw;
  • uwagi oraz proponowane działania zmierzające do ograniczenia ryzyka. Możliwości w zakresie realizacji wskazanych działań powinny być potwierdzone przez pracownika, do którego odnosi się ocena ryzyka zawodowego.

Wyniki oceny, które ujęto w karcie oceny ryzyka zawodowego, w tym dotyczące stanowiska pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, powinny zostać potwierdzone przez przełożonego pracownika.

Ocena ryzyka zawodowego  w przypadku pracy zdalnej – podsumowanie

Wykonywanie przez pracownika pracy w formie zdalnej nie wpływa na wyłączenie obowiązku pracodawcy polegającego na dokonaniu oceny ryzyka zawodowego, zmianie ulegają natomiast zasady i tryb realizacji tego obowiązku. Ze względu na specyfikę pracy zdalnej pracodawca powinien ustalić postępowanie w zakresie oceny ryzyka z pracownikiem lub reprezentacją zatrudnionych. Niezmiernie istotne jest również uszanowanie prawa pracownika do prywatności, jeżeli praca zdalna będzie świadczona w prywatnym lokalu osoby zatrudnionej. Zasadniczo ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej nie odbiega od standardowych procedur. Karta oceny ryzyka zawodowego powinna być uzupełniona o informacje dotyczące miejsca wykonywania pracy zdalnej (można tutaj zastosować listy kontrolne wypełnione przez pracownika oraz dokumentację fotograficzną).