Prowadzę firmę produkcyjno-handlową. Zamierzam zatrudnić kilka osób w dziale handlowym, które będą zajmować się m.in. przyjmowaniem zamówień, wystawieniem faktur oraz ewidencją. Ze względów organizacyjnych chcę zastosować wobec tych osób pracę zdalną. Proszę o podpowiedź, jak w takiej sytuacji przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego, skoro praca będzie wykonywana poza zakładem pracy. Czy istnieje jakaś uproszczona metoda?
Marek, Wejherowo
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy sięgnąć do przepisów prawa pracy oraz do wytycznych określonych przez Państwową Inspekcję Pracy – poniżej szczegółowe wyjaśnienia na ten temat.
Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej – obowiązujące przepisy
Regulacje prawne w zakresie oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp.
Warto w tym miejscu podkreślić, że są to relatywnie nowe unormowania, weszły bowiem w życie 7 kwietnia 2023 roku, nie istnieją zatem w tym zakresie jakieś szczegółowe instrukcje postępowania wynikające np. z orzecznictwa sądowego. Można natomiast odwołać się do pewnych posiadających podstawy opinii Państwowej Inspekcji Pracy, która monitoruje rozmaite aspekty wykonywania pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Przepisy Kodeksu pracy dotyczące oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej
Jak już wspomnieliśmy na wstępie, do zasadniczych obowiązków pracodawcy w obszarze BHP należy dokonanie oceny ryzyka zawodowego, co dotyczy również przypadku, gdy praca ma zostać zorganizowana w formie zdalnej.
Właściwymi przepisami w tym zakresie przedmiotowym są unormowania zawarte w art. 67(31) § 5 i 6 kp, które obejmują podstawowe wymogi dotyczące obowiązków pracodawcy w kwestii przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej. Powyższe regulacje wskazują m.in., na jakie aspekty należy zwrócić szczególną uwagę przy realizacji wspomnianego obowiązku.
Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.
O ile kwestia uwzględnienia wpływu pracy zdalnej na wzrok lub układ mięśniowo-szkieletowy nie powinna budzić większych wątpliwości, o tyle sprawa uwarunkowań psychospołecznych tej formy zatrudnienia może być niekiedy problematyczna, chociażby ze względu na dotychczas nieobjęte analizą aspekty warunkujące określone zachowania pracowników poddanych izolacji. W tym zakresie przedmiotowym należy wziąć pod uwagę przede wszystkim realia psychospołeczne pracy zdalnej związane np. z alienacją pracownika w zespole wynikającą z braku kontaktu z pozostałymi współpracownikami lub znacznego ograniczenia interakcji pomiędzy osobami zatrudnionymi. Niebagatelne znaczenie ma ponadto ograniczenie lub brak kontaktu z przełożonymi.
Przykład 1.
Pracodawca, korzystając z możliwości wynikających ze znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy, postanowił zlecić wykonywanie pracy zdalnej podwładnym zajmującym się czynnościami związanymi z obsługą biurową w firmie. Jedna z pracownic skarżyła się na złe samopoczucie wynikające ze stanu izolacji i braku kontaktu z innymi pracownikami. Podkreślała, że praca zdalna źle wpływa nie tylko na jej nastrój, lecz także na wydajność w pracy. Pracodawca, po przeanalizowaniu sytuacji, postanowił w odniesieniu do tej pracownicy zastosować na próbę system pracy naprzemiennej.
Na podstawie rezultatów powyższej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:
zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
czynności do wykonania po zakończeniu świadczenia pracy zdalnej;
zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup pracy zdalnej
Istotnym ułatwieniem przy przeprowadzaniu oceny ryzyka przy pracy zdalnej jest możliwość realizacji tego obowiązku dla określonych grup stanowisk takiej pracy.
Co to właściwie oznacza? Otóż w wielu przypadkach wykonywania pracy zdalnej występują te same lub bardzo podobne zadania do wykonania oraz zagrożenia.
Nie ma wówczas konieczności przeprowadzenia odrębnej oceny ryzyka zawodowego ze względu na uśrednienie w odniesieniu do warunków wykonywania pracy oraz występujących zagrożeń.
Dokumentowanie oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej
Wykonana przez pracodawcę ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej powinna być odpowiednio udokumentowana w formie karty oceny ryzyka zawodowego. Wymaga podkreślenia, że nie ma jednego uniwersalnego jej wzoru, można jednak skorzystać z wytycznych wskazanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) oraz Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy (CIOP-PIB). Metodyka dokumentowania oceny ryzyka zawodowego jest szczegółowo opisana na stronach internetowych wspomnianych podmiotów. Do udokumentowania oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej wystarczający będzie, w większości przypadków, uproszczony wzór karty oceny ryzyka zawodowego udostępniony m.in. na stronie internetowej CIOP-PIB.
Karta oceny ryzyka zawodowego może być ponadto uzupełniona o załączniki zawierające np. listy kontrolne (wypełnione przez pracownika) oraz dokumentację fotograficzną miejsca wykonywania pracy w formie zdalnej.
Pozostałe informacje, jakie należy uwzględnić w omawianym dokumencie, to:
rodzaje czynników zagrożenia oraz stopień szkód (ciężkość następstw) w odniesieniu do każdego rodzaju czynnika zagrażającego;
środki ograniczające ryzyko zawodowe;
prawdopodobieństwo wystąpienia konkretnego zagrożenia;
ryzyko zawodowe dla danego zagrożenia – ustalone na podstawie oceny prawdopodobieństwa wystąpienia powiązanej z oceną ciężkości następstw;
uwagi oraz proponowane działania zmierzające do ograniczenia ryzyka.
W odniesieniu do zakresu obowiązków pracodawcy dotyczących przeprowadzenia oceny oraz udokumentowania ryzyka zawodowego dotyczącego wykonywania pracy w formie zdalnej wypowiedział się także Główny Inspektorat Pracy (GIP) PIP.
Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej – podsumowanie
Przepisy dotyczące stosowania pracy zdalnej obowiązują od niedawna, dlatego też nie istnieją jeszcze praktyczne przykłady w odniesieniu do prawidłowego charakteru czynności podejmowanych przez pracodawcę. Jedny
m z bardziej doniosłych aspektów organizacyjnych jest ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej. Przepisy Kodeksu pracy określają podstawowe obowiązki pracodawcy w tym zakresie, umożliwiają także sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Pracodawcy mogą ponadto skorzystać z wytycznych wskazanych przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy.
