Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury dokumentujące świadczenie usług najmu - zasady wystawiania

Podatnicy coraz częściej kupują nieruchomości, które następnie wynajmują. Rynek najmu nieruchomości rośnie w naszym kraju coraz szybciej ze względu na przyjazd pracowników zza naszej wschodniej granicy. Przedsiębiorcy często pytają czy należy wystawiać faktury dokumentujące świadczenie usług najmu i kiedy powstaje obowiązek podatkowy takiego zdarzenia gospodarczego.

Obowiązek podatkowy w podatku VAT

Regulacje dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług zawiera przepis art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.), dalej jako ustawa o VAT, w myśl którego obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Zgodnie z tą regulacją podatek stanie się wymagalny w miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi i co do zasady zostanie rozliczony za ten okres rozliczeniowy.

Na mocy art. 19a ust. 8 ustawy o VAT – jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

W przypadku usług najmu, dzierżawy lub leasingu obowiązek podatkowy powstaje w innym okresie. Zgodnie z dyspozycją art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy w przypadku świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze powstaje w sposób szczególny, tj. w dacie wystawienia faktury.

Natomiast zgodnie z treścią art. 19a ust. 7 ustawy o VAT w przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku, gdy nie określono takiego terminu - z chwilą upływu terminu płatności.

Obowiązek podatkowy z tytułu najmu powstaje na zasadach szczególnych. Decyduje o tym zasadniczo data wystawienia faktury, gdy jest wystawiona terminowo. Opóźnienie w tym zakresie nie przesuwa daty powstania obowiązku podatkowego. Natomiast faktura wystawiona przedwcześnie skutkuje automatycznie koniecznością rozpoznania obowiązku podatkowego. Należy o tym pamiętać, decydując się na ten krok, szczególnie gdy najem nie korzysta ze zwolnienia.

W przypadku świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze (dalej usługa najmu) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Reguła ta nie dotyczy usług najmu, do których stosuje się przepisy art. 28b ustawy, stanowiących import usług (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o VAT).

Moment wystawienia faktury

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  • sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  • sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

  • otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-8. W świetle art. 106 i ust. 2 jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:

  • dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;

  • otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Nieterminowo wystawiona faktura przy usługach najmu

W przypadku, gdy faktura zostanie wystawiona z opóźnieniem lub podatnik jej nie wystawi, obowiązek podatkowy powstaje w dacie upływu terminu płatności.

Przykład 1.

Czynny podatnik podatku VAT 27 grudnia 2017 r. wynajął swój lokal użytkowy. Umowę zawarto od 1 stycznia 2018 r. Zgodnie z umową najemca (również podatnik VAT) powinien opłacać czynsz najmu za okresy miesięczne, do 15. dnia każdego następnego miesiąca. W przypadku czynszu najmu za styczeń 2018 r. wynajmujący wystawił fakturę z opóźnieniem, dopiero 10 marca 2018 r. Powodem wystawienia faktury dopiero w marcu 2018 r. był brak płatności. Najemca uregulował zaległość dopiero w marcu, natomiast wynajmujący uznał, że dopiero, gdy otrzyma od najemcy zapłatę czynszu, wystawi fakturę. Co istotne, faktura została ujęta przez wynajmującego w rozliczeniu podatku od towarów i usług za marzec 2018 r.

W analizowanym przykładzie nieterminowe otrzymanie zapłaty czynszu najmu nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT. Jak już to wyżej wykazaliśmy, obowiązek podatkowy w umowie najmu powstaje na szczególnych zasadach. Obowiązek podatkowy powstał 15 lutego 2018 r. Biorąc powyższe pod uwagę, pomimo iż podatnik wystawił fakturę dopiero w marcu, obowiązek podatkowy w podatku VAT powstał w lutym 2018 r.

Konieczność skorygowania deklaracji VAT-7

Faktury dokumentujące świadczenie usług najmu ujęte w rozliczeniu za marzec 2018 r. powodują konieczność sporządzenia dwóch korekt deklaracji VAT-7. Podatnik winien sporządzić deklarację korygującą VAT-7 za luty 2018 r., w której winien uwzględnić wartości z faktury. Ponadto powinien również skorygować deklarację VAT-7 za marzec 2018 r., w której fakturę wykazano. Korekty deklaracji mogą spowodować konieczność zapłaty odsetek.

Faktury dokumentujące świadczenie usług najmu wystawione przed sprzedażą 

W przypadku, gdy podatnik przed terminem zapłaty za usługę najmu wystawi fakturę VAT, obowiązek podatkowy powstaje w terminie wystawienia faktury.

Przykład 2.

Czynny podatnik wynajął swój lokal. Umowę zawarto od 1 lutego 2018 r. Z umowy z najemcą podatnikiem podatku VAT wynika, iż opłacać będzie czynsz najmu za okresy miesięczne do 10. dnia każdego następnego miesiąca. 10 marca 2018 r. podatnik wystawił dwie faktury obejmujące świadczenie usługi za luty i marzec 2018 r. Powyższe faktury dostarczył najemcy. Na wystawionych fakturach podatnik wskazał okresy rozliczeniowe oraz podał terminy płatności.

W tym przypadku obowiązek podatkowy za dwa miesiące powstanie w marcu 2018 r. Zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Powyższej zasady nie stosujemy do wystawiania faktur dokumentujących usługę najmu pod warunkiem, iż faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Biorąc pod uwagę powyższe, podatnik może wystawić faktury dokumentujące świadczenie usług najmu ze znacznym wyprzedzeniem, jednak musi pamiętać o powyższych informacjach.