Poradnik Przedsiębiorcy

Termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika

Jaki obowiązuje mnie termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika w celu wypłaty zasiłku chorobowego? Czy pracownik ma obowiązek dostarczyć zwolnienie i poinformować o chorobie?

Ewa, Augustów

Termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać zwolnienia elektroniczne, a więc co do zasady pracownik nie uzyska już dokumentu w formie papierowej; na prośbę pracownika lekarz może jedynie wydrukować zaświadczenie. Lekarz przekazuje elektronicznie zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA – po jego podpisaniu z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS-u, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (PZ ePUAP) – do ZUS-u. ZUS natomiast udostępnia zwolnienie ZUS ZLA:

  • płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby);
  • ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika przez pracodawcę w przypadku wnioskowania o zasiłek nie jest już obligatoryjny. Dzięki integracji zwolnienie bezpośrednio po wystawieniu trafia do ZUS-u, tak więc płatnik nie musi dostarczać go tam samodzielnie.

Obowiązek utworzenia profilu PUE ZUS do końca 2015 roku ciążył na płatnikach zobligowanych do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli rozliczających składki za więcej niż 5 osób.

Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 5 osób, wówczas profil PUE może utworzyć dobrowolnie. Jeśli tego nie zrobi, ma obowiązek poinformować pracowników, że muszą dostarczać wydruk zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz wystawi je im w formie elektronicznej. Nie ma konieczności, aby płatnik składek drukował ZUS ZLA – dowodem do wypłaty świadczeń jest ZUS ZLA w formie elektronicznej.

Czy pracownik powinien dostarczyć ZUS ZLA?

W przypadku choroby pracownika pracodawca może odebrać jego zwolnienie lekarskie na platformie PUE lub też otrzyma je od podwładnego w wersji wydrukowanej. Jeśli płatnik ma założone konto PUE, ponieważ zatrudnia powyżej 5 pracowników, lub też założył konto dobrowolnie, wówczas ZUS ZLA dotrze do niego elektronicznie i będzie widoczne na profilu ZUS PUE u danego płatnika. Jeśli płatnik nie ma profilu na PUE ZUS, pracownik dostarczy wydruk ZUS ZLA – nie musi być on przekazany do ZUS-u. Elektroniczne zwolnienie lekarskie trafi do urzędu automatycznie po wystawieniu go przez lekarza. Co ciekawe, przepisy nie przewidują sankcji za to, że płatnik nie założył profilu na PUE ZUS, skutkuje to jednak brakiem dostępu do elektronicznych zwolnień lekarskich, co może wiązać się z korektami wynagrodzeń oraz innymi konsekwencjami dla płatnika. Podsumowując, jeśli pracownik otrzyma wydrukowane zwolnienie lekarskie, powinien dostarczyć je pracodawcy niezwłocznie, aby ten dowiedział się o jego absencji i mógł ująć ją w ewidencji czasu pracy. Jeśli natomiast pracodawca posiada profil PUE, wówczas pracownik nie ma obowiązku dostarczenia zwolnienia. Pracodawca w tym przypadku otrzyma ZUS ZLA na swój profil.

ZUS ZLA a Z-3 – o czym należy pamiętać?

W przypadku gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, ZUS nie wypłaci pracownikowi zasiłku „z automatu” – wyłącznie na podstawie zwolnienia, jakie wpłynie. Aby zasiłek został wypłacony, płatnik musi o niego zawnioskować. Wnioskiem jest albo zaświadczenie płatnika składek na druku Z-3 – jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie e-ZLA pracownikowi, albo Z-3a – jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie e-ZLA ubezpieczonemu z innego tytułu, np. zleceniobiorcy. W sytuacji gdy zwolnienie lekarskie trwa nieprzerwanie, wówczas również płatnik powinien wysłać do ZUS-u druk Z-3 lub Z-3a, jednak nie wypełnia go w całości. A zatem:

  • druk Z-3 płatnik wypełnia tylko do sekcji dotyczącej informacji o pracowniku, do pkt 1 i 5;
  • druk Z-3a płatnik wypełnia tylko do sekcji Informacje o ubezpieczonym (a jeśli zaświadczenie to  wypełnia i przesyła do ZUS-u z profilu na PUE ZUS, druk wypełnia się tylko do sekcji dotyczącej informacji o ubezpieczonym, pkt 1–3 i 9).

Odkąd wprowadzono elektroniczne zwolnienia, termin dostarczenia do ZUS-u zwolnienia lekarskiego pracownika nie jest już wiążący, zwolnienie jest bowiem od razu widoczne w ZUS-ie. Pozostałe dokumenty, czyli zaświadczenie płatnika składek Z-3 albo Z-3a, należy przekazać do ZUS-u niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA na profilu na PUE ZUS (jeżeli płatnik ma taki profil) lub otrzymania od pracownika wydruku ZUS ZLA lub zaświadczenia wystawionego w trybie alternatywnym (jeżeli płatnik nie ma profilu na PUE ZUS).

Czy pracownik musi poinformować o chorobie?

Wielu pracowników myśli, że skoro ich pracodawca otrzymał na swój profil elektroniczne zwolnienie lekarskie, to nie muszą już poinformować o przyczynie swojej nieobecności. Nie jest to, niestety, prawda – mimo że pracodawca otrzyma ZUS ZLA na swoje konto PUE, pracownik i tak ma obowiązek zgłosić, że nie będzie go w pracy. Samo wpłynięcie ZUS ZLA na PUE nie jest jednoznaczne z poinformowaniem pracodawcy o swojej chorobie. Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Samo wpłynięcie ZUS ZLA do pracodawcy nie jest równorzędne z usprawiedliwieniem nieobecności w pracy. Pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności.

Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie terminu przewidzianego może być usprawiedliwione jedynie szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku, np. jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Podsumowanie -   termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika

Odkąd wprowadzono elektroniczne zwolnienia lekarskie, czyli tzw. ZUS ZLA, przepływ informacji pomiędzy instytucjami jest znacznie łatwiejszy. Termin dostarczenia do ZUS-u zwolnienia lekarskiego pracownika nie jest już wymagany, ponieważ zwolnienie trafia bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Choć pracodawca otrzymuje ZUS ZLA pracownika praktycznie tego samego dnia, pracownik nadal ma obowiązek informacyjny co do przyczyny swojej nieobecności. Płatnik, który nie wypłaca zasiłków, nie ma obowiązku przekazywania zwolnienia lekarskiego do ZUS-u – wystarczy tylko druk Z-3 lub Z-3a. Dokumenty te powinny być przekazane niezwłocznie w terminie do 7 dni od daty wpływu zwolnienia lekarskiego.