Poradnik Przedsiębiorcy

W jaki sposób ująć koszty transportu na fakturze sprzedaży?

Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą wysyłkową ponoszą wydatki związane z transportem i często obciążają nabywcę kosztami wysyłki. Co do zasady to na podatniku spoczywa obowiązek odprowadzenia podatku i wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów wraz z dostawą. Jednak czy koszty transportu na fakturze mogą występować jako osobna pozycja sprzedaży? Sprawdźmy!

Koszty transportu na fakturze a stawka VAT

Aby wiedzieć, jaką stawkę VAT zastosować dla kosztów transportu, należy najpierw ustalić, co stanowi podstawę opodatkowania. Stanowi ją obrót zdefiniowany jako kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Jest to więc wartość netto towaru. Ponadto obejmuje ona całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze, mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Zgodnie z art. 29a ust. 6 ustawy o VAT podstawa opodatkowania obejmuje:

  • podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;

  • koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

W związku z powyższym koszt transportu musi zostać wliczony w podstawę opodatkowania towaru i być traktowany jako jedna całość. Oznacza to, że koszty transportu należy opodatkować taką samą stawką VAT co sprzedawany towar.

Przykład 1.

Pan Jan prowadzi sklep internetowy i zamówione towary wysyła do nabywców za pośrednictwem firmy kurierskiej, ponieważ nie oferuje on możliwości odbioru osobistego zakupionego towaru w sklepie. Sprzedawane towary opodatkowane są stawką VAT 8%. Pan Jan otrzymuje od firmy kurierskiej fakturę za usługi opodatkowane stawką VAT 23%. Czy powinien on ująć koszty transportu na fakturze jako osobna pozycja i opodatkować stawką 23%, czy zastosować stawkę właściwą dla sprzedawanego towaru?

W związku z tym, że usługa transportu wlicza się do podstawy opodatkowania, pan Jan powinien zastosować na fakturze sprzedaży stawkę VAT właściwą dla sprzedawanego towaru, a więc 8% VAT.

Jak ująć koszty transportu na fakturze sprzedaży?

Sprzedający, ponosząc koszty wysyłki towaru, może obciążyć nimi kupującego.

Fakturę sprzedaży można wówczas wystawić na dwa sposoby:

  • wliczając koszty transportu w cenę sprzedawanego towaru, wówczas na fakturze widoczna jest jedna pozycja – nazwa towaru, w którego cenę jest wliczona przesyłka;

  • można również ująć koszt transportu jako osobną pozycję na fakturze, wtedy ten koszt również jest tak samo opodatkowany jak sprzedany towar, a na fakturze są wyróżnione dwie pozycje – nazwa towaru oraz koszt transportu.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 13 listopada 2015 roku o sygn. IPTPP3/4512-458/15-2/BM, w której czytamy, że

(...) elementy faktury określone w przepisach prawa podatkowego nie są jedynymi, które mogą być zamieszczone na dokumencie faktury. Ustawodawca w żaden sposób nie ograniczył prawa podatnika do zamieszczania na fakturach dodatkowych informacji np. ujęcie poszczególnych elementów kosztów dokonanej dostawy towarów.

Mając zatem na uwadze obowiązujące przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że dopuszczalne jest ujęcie na fakturze kosztów wysyłki formalnie w odrębnej pozycji od ceny towarów, ale opisanej jako integralna część towaru (stanowiąca jednolitą podstawę opodatkowania).

Przykład 2.

Pani Anna wystawiła fakturę sprzedaży, na której widnieje kilka pozycji sprzedawanych towarów opodatkowanych stawką 5%. Nabywca skorzystał z wysyłki towarów za pomocą firmy kurierskiej. Czy pani Anna powinna zwiększyć wartość sprzedawanych towarów proporcjonalnie o koszty wysyłki, czy może wykazać koszty transportu na fakturze sprzedaży jako osobna pozycja?

Przepisy nie zabraniają wykazywania kosztów transportu jako osobnej pozycji faktury, jednak pani Anna powinna zastosować w stosunku do kosztów wysyłki stawkę VAT właściwą dla sprzedawanego towaru, a więc 5% VAT.

Jeżeli wysyłając towar, korzystamy z usług kuriera, to zastosowanie stawki VAT odpowiedniej dla sprzedawanego towaru nie budzi żadnych wątpliwości. Jednak co w sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z usług Poczty Polskiej w celu wysyłki sprzedawanych towarów? Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT usługi pocztowe świadczone przez Pocztę Polską korzystają ze zwolnienia z VAT, dlatego na fakturach od operatora pocztowego stosowana jest stawka zwolniona. Koszty transportu nie stanowią odrębnie świadczonej w działalności gospodarczej usługi. Przedsiębiorca korzystający z usług pocztowych w celu wysyłki towarów do klientów nie ma prawa do zastosowania stawki zwolnionej w odniesieniu do kosztów transportu na fakturze sprzedaży.

Jeśli chodzi o podmioty rozliczające się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, sprawa wygląda podobnie. Gdy koszt transportu jest wliczony w koszt towaru lub gdy jest osobno wykazany na fakturze sprzedaży, obowiązuje taka sama stawka podatku VAT, jaką opodatkowany jest ryczałt. Stanowisko takie zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2014 roku o sygn. IPPB1/415-237/14-2/AM, w której stwierdza, że

(...) skoro przychód z dokonanej przez Wnioskodawczynię sprzedaży towarów podlega opodatkowaniu wskazaną we wniosku 3% stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, to również ta część uzyskanego przychodu, która odpowiada należności otrzymanej od nabywców towarów tytułem kosztów wysyłki również podlega opodatkowaniu ww. stawką ryczałtu.

Przykład 3.

Pani Sandra sprzedaje towary opodatkowane ryczałtem 3% i korzysta ze zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w danym roku. W celu wysyłki towarów do klientów korzysta z usług firmy kurierskiej. Jaką stawką VAT i stawka ryczałtu pani Sandra powinna opodatkować koszty transportu na fakturze sprzedaży?

W związku z tym, że transport towarów stanowi integralną część sprzedaży, pani Sandra powinna opodatkować koszty transportu na fakturze sprzedaży stawką ryczałtu odpowiednią dla sprzedawanego towaru, czyli 3%. Dodatkowo, ponieważ pani Sandra korzysta ze zwolnienia z VAT, powinna zastosować stawkę „zw” również w odniesieniu do kosztów transportu.

Towary opodatkowane różnymi stawkami VAT a koszty transportu na fakturze

Przedsiębiorcy sprzedają towary opodatkowane różnymi stawkami VAT. Mogą oni ująć wszystkie pozycje sprzedaży na jednej fakturze. W sytuacji gdy sprzedaż dotyczy towarów opodatkowanych wyłącznie jedną stawką podatku VAT, koszty transportu na fakturze należy opodatkować taką samą stawka podatku. Jednak co w sytuacji, gdy faktura zawiera kilka pozycji, do których zastosowanie mają różne stawki podatku VAT? Odpowiedzi na to pytanie udzielił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 29 grudnia 2016 roku o sygn. 2461-IBPP2.4512.849.2016.1.WN, w której czytamy, że:

Koszty dodatkowe, między innymi, koszty przesyłki są jednym z poniesionych kosztów związanych ze świadczeniem głównym, które w efekcie kształtuje kwotę ostateczną żądaną od nabywcy. Wynika z tego, że koszty wysyłki ponoszone w związku ze sprzedażą towarów jako element świadczenia zasadniczego, winny zwiększać kwotę należną od nabywcy z tytułu dostawy towarów i być opodatkowane według stawki podatkowej właściwej dla sprzedawanych towarów. Jeżeli dostawa dotyczy towarów opodatkowanych według różnych stawek, to koszty przesyłki powinny być przyporządkowane proporcjonalnie do wartości towarów opodatkowanych poszczególnymi stawkami.W sytuacji gdy przedmiotem sprzedaży są pozycje opodatkowane różnymi stawkami podatku VAT, np. 23% i 8%, koszty transportu na fakturze sprzedaży powinny zostać przyporządkowane poszczególnym towarom, ponieważ konieczne jest zastosowanie takiej samej stawki VAT jak dla towarów, z którymi są związane.

Koszty transportu na fakturze sprzedaży – sposób księgowania w wFirma.pl

W celu zaksięgowania faktury zakupu z wyodrębnioną pozycją kosztów wysyłki, w systemie wFirma.pl należy zastosować dwa rodzaje wydatku poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (bez VAT) »

  • ZAKUP TOW. HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODST. – dla części faktury dotyczącej zakupu towarów lub materiałów,

  • KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU – dla wydatków związanych z kosztami wysyłki.

Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w dwóch kolumnach KPiR:

  • 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,

  • 11 – Koszty uboczne zakupu.

Koszty transportu na fakturze sprzedaży w systemie