Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu. Obowiązek jej wystawienia ma firma która jest podatnikiem VAT w sytuacji, gdy drugą stroną transakcji jest inna firma. Istotne, by była wystawiona w dwóch egzemplarzach. Może być sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, w jakim terminie powinna zostać wystawiona faktura VAT oraz jakie są obowiązkowe elementy faktury VAT!
Co powinna zawierać poprawnie sporządzona faktura VAT?
Informacje zawarte na fakturze nie są przypadkowe, gdyż zostały uregulowane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać takie elementy, jak:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który będzie identyfikował fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numery NIP, zarówno sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury VAT;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową netto;
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen,
- wartość sprzedaży netto;
- stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem;
Faktura VAT a termin wystawienia
Co do zasady faktura VAT powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin obejmuje także:
- faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymanie części lub całości zapłaty,
- wystawienie faktury VAT na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania. W sytuacji, gdy osoba fizyczna zgłosi się do przedsiębiorcy po 3 miesiącach, licząc od końca miesiąca w którym nastąpił zakup, to sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT. Może to jednak zrobić dobrowolnie.
Przykład 1.
Pan Józef prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Dnia 19 marca 2023 roku sprzedał paletę kostki brukowej. W jakim terminie Pan Józef powinien wystawić fakturę sprzedaży?
W tym przypadku, zgodnie z zasadą ogólną faktura VAT sprzedaży powinna zostać wystawiona do 15 kwietnia 2023 roku.
Ustawodawca określił wyjątki od zasady ogólnej. Zgodnie z art. 106i ust. 3 ustawy o VAT wystawienie faktury VAT możliwe jest w innym terminie, ale nie później niż:
- 30. dnia od dnia wykonania usługi - dla usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
- 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika; przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
- 90. dnia od dnia wykonania czynności - czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
- 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, jeżeli jednak w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;
- z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy) - w przypadku:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
- świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
Faktura VAT a obowiązek jej wystawienia
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dotyczącą:
- Sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług, dokonanie przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- Wewnątrzwspólnotowej sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT (Procedura unijna dotycząca niektórych dostaw towarów oraz świadczenia niektórych usług tzw. VAT OSS);
- Wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru (WDT) na rzecz innego podmiotu niż w pkt 1;
- Otrzymania przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, które są wskazane w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje w wyniku wystawienia faktury VAT z tytułu np. świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy (art. 19a ust. 5 pkt 4).
Wystawienie faktury VAT w KSeF
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF). W związku z tym data wygenerowania faktury VAT w zewnętrznym systemie nie świadczy o wystawieniu faktury VAT. W przypadku faktury VAT ustrukturyzowanej duże znaczenie ma pole P_1 w strukturze XML, które dotyczy daty wystawienia faktury. Pole to jest uzupełniane w momencie wysyłki faktury do KSeF. Oznacza to, że faktura uznana jest za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. Co ważne, jeżeli faktura VAT wystawiona została w KSeF to również faktura korygująca do tej transakcji powinna zostać wystawiona w KSeF. Dlatego też, obowiązkowym elementem faktury VAT korygującej jest w tym przypadku dodatkowo numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca.
