Poradnik Przedsiębiorcy

Skan faktury - czy stanowi dokument księgowy?

Mimo dużej liberalizacji związanej z formą przekazywania faktur, część księgowych w dalszym ciągu nie akceptuje aktualnych przepisów. Wątpliwym wydaje się bowiem fakt wystawienia faktury w formie papierowej, jej zeskanowanie i przesłanie mailem. Czy otrzymany w formacie PDF skan faktury daje możliwość odliczenia podatku VAT jego nabywcy? Wyjaśniamy poniżej.

Czy skan faktury to e-faktura?

Warunkiem niezbędnym przy wysyłaniu faktury w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Mówiąc o autentyczności pochodzenia faktury, rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Wystarczy, że kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec dostarczania faktur w takiej właśnie formie (jest to tzw. zgoda domniemana). Co ważne, w każdym momencie może z niej również zrezygnować. Faktura wystawiona w formie papierowej (ręcznie bądź poprzez program komputerowy i wydrukowana), a następnie zeskanowana i wysłana mailem w formacie PDF - nie będzie stanowić e-faktury. Będzie natomiast dokumentem wysłanym w formie elektronicznej.

Skan faktury jako dokument księgowy

W obecnym stanie prawnym dopuszcza się otrzymywanie faktur w formacie PDF, które mają postać skanu. Pod względem podatkowym otrzymanie skanu jest równoznaczne z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostaną zachowane warunki wymienione w art. 106m ustawy o VAT, a więc zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT ze skanu faktury w zakresie, w jakim zakup został dokonany w związku z wykonywaniem działalności opodatkowanej VAT, jeśli nie występują przesłanki wymienione w art. 88 ustawy o VAT, wykluczające prawo do odliczenia VAT z faktury.

Przykład. 1

Z uwagi na utrudnioną możliwość otrzymania faktury przedsiębiorca otrzymał od swojego kontrahenta zeskanowany dokument za pośrednictwem poczty e-mail. Oryginał zostanie dostarczony pocztą w terminie późniejszym.

Przedsiębiorca ma co do zasady prawo do ujęcia wydatku w kosztach oraz odliczenie podatku VAT na podstawie otrzymanego skanu dokumentu, w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał ten skan, zakładając że wydatek związany jest z czynnościami opodatkowanymi i nie podlega wyłączeniu na mocy art. 88.

Takie postępowanie potwierdza również interpretacja indywidualna wydana 26 marca 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (nr sygn. IPTPP4/443-863/12-4/BM):

(...) Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem faktury otrzymanej w formie papierowej czy elektronicznej, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby otrzymana w formie elektronicznej mogła zostać uznaną za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać otrzymana w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność. (...)

Stanowisko dotyczące prawa do odliczenia VAT ze skanu faktury znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 czerwca 2015 r. nr ITPP3/443-173/14/MD:

(...) przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych – że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-mail`a jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej. (...)

Kolejnym przykładem interpretacji jest ta pochodząca z 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS - Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi:

(...) Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. (...)

Przesyłanie oraz przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić wiele czasu oraz eliminuje problemy związane z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej. Jeśli skany dokumentów pozwalają w pełni odczytać treści zawarte w oryginalnych dokumentach, zabezpieczone są przed ich modyfikowaniem, nie ma podstaw ku temu, aby zabraniać tej formy ich przekazywania. A co za tym idzie w przypadku faktur nie ma podstaw, aby dokumenty takie nie mogły stanowić podstawy do ujęcia wydatku w kosztach czy odliczenie podatku VAT, jeśli dokumentują zdarzenie, które faktycznie zaistniało.

Możesz ocenić ten artykuł