Mimo dużej liberalizacji związanej z formą przekazywania faktur, część księgowych w dalszym ciągu nie akceptuje aktualnych przepisów. Wątpliwym wydaje się bowiem fakt wystawienia faktury w formie papierowej, jej zeskanowanie i przesłanie mailem. Czy otrzymany w formacie PDF skan faktury daje możliwość odliczenia podatku VAT jego nabywcy? Wyjaśniamy poniżej.
Czy skan faktury to e-faktura?
Warunkiem niezbędnym przy wysyłaniu faktury w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Mówiąc o autentyczności pochodzenia faktury, rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.
Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Wystarczy, że kontrahent nie wyrazi sprzeciwu wobec dostarczania faktur w takiej właśnie formie (jest to tzw. zgoda domniemana). Co ważne, w każdym momencie może z niej również zrezygnować. Faktura wystawiona w formie papierowej (ręcznie bądź poprzez program komputerowy i wydrukowana), a następnie zeskanowana i wysłana mailem w formacie PDF - nie będzie stanowić e-faktury. Będzie natomiast dokumentem wysłanym w formie elektronicznej.
Skan faktury jako dokument księgowy
W obecnym stanie prawnym dopuszcza się otrzymywanie faktur w formacie PDF, które mają postać skanu. Pod względem podatkowym otrzymanie skanu jest równoznaczne z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostaną zachowane warunki wymienione w art. 106m ustawy o VAT, a więc zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.
Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT ze skanu faktury w zakresie, w jakim zakup został dokonany w związku z wykonywaniem działalności opodatkowanej VAT, jeśli nie występują przesłanki wymienione w art. 88 ustawy o VAT, wykluczające prawo do odliczenia VAT z faktury.
Przykład. 1
Z uwagi na utrudnioną możliwość otrzymania faktury przedsiębiorca otrzymał od swojego kontrahenta zeskanowany dokument za pośrednictwem poczty e-mail. Oryginał zostanie dostarczony pocztą w terminie późniejszym.
Przedsiębiorca ma co do zasady prawo do ujęcia wydatku w kosztach oraz odliczenie podatku VAT na podstawie otrzymanego skanu dokumentu, w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał ten skan, zakładając że wydatek związany jest z czynnościami opodatkowanymi i nie podlega wyłączeniu na mocy art. 88.
Takie postępowanie potwierdza również interpretacja indywidualna wydana 26 marca 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (nr sygn. IPTPP4/443-863/12-4/BM):
Stanowisko dotyczące prawa do odliczenia VAT ze skanu faktury znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 czerwca 2015 r. nr ITPP3/443-173/14/MD:
Kolejnym przykładem interpretacji jest ta pochodząca z 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS - Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi:
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.(...)
Przesyłanie oraz przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić wiele czasu oraz eliminuje problemy związane z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej. Jeśli skany dokumentów pozwalają w pełni odczytać treści zawarte w oryginalnych dokumentach, zabezpieczone są przed ich modyfikowaniem, nie ma podstaw ku temu, aby zabraniać tej formy ich przekazywania. A co za tym idzie w przypadku faktur nie ma podstaw, aby dokumenty takie nie mogły stanowić podstawy do ujęcia wydatku w kosztach czy odliczenie podatku VAT, jeśli dokumentują zdarzenie, które faktycznie zaistniało.
