Założenie i prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z wieloma decyzjami nie tylko natury formalnej, ale też tej bardziej praktycznej. Do tej drugiej grupy należy wybór siedziby dla firmy. Jest to zazwyczaj lokal, gdzie spotykają się organy spółki, a także prowadzone są jej sprawy i przechowywane dokumenty. Często, aby ograniczyć koszty, firma korzysta z lokalu należącego do jednego ze wspólników albo członków zarządu. Żeby to jednak było możliwe, spółka – posiadająca własną osobowość – musi mieć tytuł do danego adresu. Sprawdzi się tutaj umowa najmu lokalu pod siedzibę. Co jednak gdy nieruchomość należy do członka zarządu? Kto wówczas reprezentuje firmę?
Czy umowa najmu lokalu pod siedzibę spółki wymaga uchwały wspólników?
Zanim przejdziemy do zawierania umowy najmu z członkiem zarządu, musimy sprawdzić, czy podpisanie tego typu kontraktu nie wymaga podjęcia uchwały wspólników spółki. Co do zasady nie możemy tu mówić o czynności przekraczającej zwykły zarząd, o ile czynsz nie miałby być liczony w setkach tysięcy złotych miesięcznie. Stąd też na ogół taka uchwała nie jest potrzebna.
Są jednak dwie sytuacje, kiedy niezbędne będzie zebranie się udziałowców i przegłosowanie decyzji w przedmiocie najmu lokalu pod siedzibę spółki:
- wymaga tego umowa spółki;
- wysokość czynszu przekracza dwukrotność kapitału spółki.
Pierwszy wariant to ten, kiedy wspólnicy, zakładając spółkę, uznali, że najem nieruchomości pod siedzibę jest na tyle istotny, że powinien być poddany pod głosowanie. Wówczas w umowie spółki zostaje zapisana klauzula, zgodnie z którą dokonanie takiej czynności wymaga odpowiedniej uchwały.
Z drugą opcją mamy do czynienia wówczas, gdy stosunek czynszu do kapitału spółki jest zbyt wysoki. Jak czytamy w art. 230 Ustawy z 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych (dalej: ksh): zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W przypadku najmu nie chodzi o czynsz w skali roku czy też całej umowy, a jedynie ten miesięczny.
Potwierdza to zresztą linia orzecznicza. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 2005 roku (sygn. akt: III CK 640/04) stwierdził, że: w przypadku zawarcia umowy najmu na czas oznaczony przy określaniu wartości świadczenia w rozumieniu art. 230 ksh uwzględnia się ustaloną w umowie wysokość świadczenia okresowego, a nie łączną sumę świadczeń okresowych przypadających na czas trwania umowy. […] Za tym stanowiskiem mają przemawiać następujące argumenty: po pierwsze, dla ustalenia wartości świadczenia najemcy (a w niniejszej sprawie chodzi o umowę najmu), nie jest doniosła okoliczność, czy umowa najmu jest zawarta na czas oznaczony, czy na czas nieoznaczony; po drugie, nie jest możliwe ustalenie łącznej wartości świadczeń czynszowych przy umowie na czas nieoznaczony; po trzecie, w art. 230 ksh mowa jest o „wartości świadczenia”, a nie o „łącznej wartości świadczenia”.
Przykład 1.
Spółka planuje wynająć lokal pod siedzibę. Czynsz wynosi 11 tys. zł miesięcznie. Rejestrując firmę, wspólnicy ustanowili jej kapitał na minimalną wartość, tj. 5 tys. zł. Czy w takim wypadku zawarcie umowy najmu wymaga uchwały?
Tak, jednomiesięczny czynsz przekracza bowiem dwukrotnie wysokość kapitału zakładowego. Wobec tego art. 230 ksh wymaga podjęcia uchwały spółki przed dokonaniem czynności.
Czy umowa najmu lokalu pod siedzibę spółki z członkiem zarządu jest możliwa?
Umowa najmu lokalu pod siedzibę spółki z członkiem zarządu jest możliwa, przy czym nie zawiera się jednak jej w sposób przyjęty dla większości innych zobowiązań. Wynika to z prostego faktu, członek zarządu nie może jednocześnie reprezentować spółki i samego siebie w czasie negocjowania i podpisywania umowy.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa przez swoje organy, z których najważniejszym jest zarząd. W praktyce oznacza to, że do podejmowania najważniejszych decyzji w sprawie codziennego funkcjonowania firmy wspólnicy wybierają członków zarządu i to w ich ręce oddają kompetencje do kierowania sprawami spółki. Problem pojawia się w sytuacji, gdy członek zarządu staje się jednocześnie stroną zobowiązania – w takim przypadku trudno oczekiwać, aby w pierwszej kolejności chronił interesy spółki, a nie własne.
Odpowiedzią na powyższe jest art. 210 § 1 ksh, zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie tylko dany członek organu jest odsuwany od sprawy, ale cały zarząd, tak aby nie mógł on wpływać na współkierujących firmą.
Wspomniany przepis art. 210 § 1 przyznaje prawo występowania za spółkę równolegle wspólnikom i radzie. Rzecz jasna, spółka nie może być reprezentowana równocześnie przez pełnomocnika ustanowionego przez wspólników i radę nadzorczą. Decydować może wyłącznie jeden z organów. Przepis nie wskazuje jednak, który organ w takiej sytuacji ma pierwszeństwo przy reprezentowaniu spółki. Co prawda, rada nadzorcza nie jest fakultatywna i jeżeli nie została powołana, to problem znika. Jeśli jednak funkcjonuje ona w strukturze spółki, wówczas powinna porozumieć się ze wspólnikami co do tego, kto podejmie omawianą czynność. W ostateczności przyjmuje się, że jeśli już jeden z organów podejmie decyzję, to drugi z nich powinien się już powstrzymać od tego.
Uchwała wspólników spółki
Chcąc podjąć uchwałę, wspólnicy muszą się zgromadzić w celu przeprowadzenia głosowania. Mogą to zrobić poprzez zwołanie zgromadzenia wspólników (najczęściej będzie to nadzwyczajne zgromadzenie wspólników). Przyjmuje się, że całkowicie poprawne jest podjęcie uchwały o powołaniu pełnomocnika na zgromadzeniu w głosowaniu jawnym oraz poza zgromadzeniem, w trybie pisemnym. Jednakże biorąc pod uwagę bezpieczeństwo transakcji dokonywanych z członkami zarządu (czyli zabezpieczenie interesów spółki), rekomenduje się przeprowadzenie głosowania tajnego.
Kto może być pełnomocnikiem wspólników?
Celem omawianego art. 210 § 1 ksh jest całkowite wyłączenie członków zarządu z możliwości reprezentowania spółki w sytuacjach, w których mogłoby dojść do konfliktu interesów. Przejawia się to w przekazaniu kompetencji do działania w imieniu spółki wspólnikom lub radzie nadzorczej. Wspólnicy mają jednak ograniczone możliwości bezpośredniego występowania za spółkę, dlatego konieczne jest ustanowienie przez nich pełnomocnika. Kto może nim zostać?
Przede wszystkim zabronione jest udzielanie pełnomocnictwa któremukolwiek członkowi zarządu. Byłoby to nie tylko obejściem prawa, ale czynnością wprost sprzeczną z ustawą. Jeżeli członek zarządu nie może być pełnomocnikiem spółki w relacji z samym sobą, wykluczone jest również powierzenie tej funkcji pracownikowi spółki, który pozostaje w hierarchicznej zależności od zarządu. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy jest on bezpośrednio podporządkowany członkowi zarządu, który jest drugą stroną umowy najmu lokalu. To samo tyczy się prokurentów i stałych pełnomocników spółki, nawet jeśli formalnie nie są jej pracownikami, ponieważ również oni podlegają zarządowi z mocy przepisów o ich powoływaniu i odwoływaniu.
Za spółkę nie mogą również występować wobec członka zarządu sami wspólnicy, nawet jeśli reprezentują całość kapitału zakładowego lub są jedynymi wspólnikami spółki. Przepis wyraźnie wymaga bowiem działania pełnomocnika, którego umocowanie wynika z uchwały wspólników działających jako organ spółki.
Zatem pełnomocnikiem może zostać każda inna osoba, która nie została wyżej wymieniona i która spełnia podstawowe wymogi stawiane tego typu reprezentantom. Przypomnijmy, że pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, czyli osoba pełnoletnia (powyżej 18. roku życia) i nieubezwłasnowolniona.
Co gdy spółka jest jednoosobowa, a wspólnik jedynym członkiem zarządu?
W przypadku spółki jednoosobowej, gdzie właściciel firmy jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, ustawodawca zrezygnował z przekazania uprawnienia do reprezentacji pełnomocnikowi wspólnika lub radzie nadzorczej. W takiej sytuacji potencjalny konflikt interesów raczej nie istnieje, obie strony umowy są bowiem w zasadzie jedną i tą samą osobą.
Mimo powyższego konieczne jest zapewnienie ochrony osobom trzecim, w szczególności wierzycielom i pracownikom, a pośrednio także samej spółce, przed czynnościami, które mogłyby wiązać się z negatywnymi skutkami, głównie finansowymi. Dlatego też w art. 210 § 2 ksh wprowadzono odrębne rozwiązanie, mianowicie czynność prawna dokonywana przez jedynego wspólnika będącego zarazem członkiem zarządu musi mieć formę aktu notarialnego oraz zostać ujawniona w aktach rejestrowych spółki. Takie uregulowanie zapewnia przynajmniej minimalny nadzór nad zgodnością czynności z prawem – dzięki udziałowi notariusza jako organu zaufania publicznego, a także gwarantuje jej jawność wobec kontrahentów spółki.
Jakie są skutki naruszenia zasad reprezentacji?
Jak widzimy, umowa najmu lokalu pod siedzibę spółki z o.o. z członkiem zarządu wymaga sporo uwagi, jeden błąd może bowiem zaważyć o jej nieważności.
Naruszenie zasad reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy najmu lokalu z członkiem zarządu może wystąpić w różnych sytuacjach, między innymi gdy:
- umowę w imieniu spółki podpisuje sam członek zarządu – z pominięciem wspólników lub rady nadzorczej bądź też na podstawie uchwały, która ustanawia członka zarządu pełnomocnikiem;
- spółkę reprezentuje osoba występująca bez umocowania wspólników, z wadliwym pełnomocnictwem lub przekraczająca jego zakres, np. wbrew treści uchwały wspólników lub w sytuacji, gdy sama uchwała jest wadliwa;
- reprezentacji podejmuje się przewodniczący rady nadzorczej bądź jej członkowie bez wymaganego umocowania albo przekraczają jego granice, np. działając wbrew uchwale rady, na podstawie wadliwej uchwały lub po wygaśnięciu mandatu;
- czynności dokonuje osoba spoza rady nadzorczej, która nie może otrzymać stosownego upoważnienia do reprezentowania spółki;
- w spółce jednoosobowej, w której udziałowiec jest jednym członkiem zarządu, umowa zostanie zawarta bez zachowania formy aktu notarialnego.
Co się dzieje, gdy reprezentacja spółki jest nieprawidłowa? Otóż umowa najmu lokalu pod siedzibę, zawarta między spółką a członkiem zarządu jest nieważna w całości. Warto jednak zaznaczyć, że w sytuacji, w której czynność prawna zawarta z członkiem zarządu została dokonana przez pełnomocnika bez odpowiedniego umocowania wynikającego z uchwały wspólników lub z jego przekroczeniem, mamy do czynienia z tzw. czynnością niezupełną, która może zostać skutecznie potwierdzona w późniejszym czasie uchwałą wspólników.
