Zgodnie z Kodeksem cywilnym najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania. W razie oddania rzeczy osobie trzeciej zarówno najemca, jak i osoba trzecia są odpowiedzialni względem wynajmującego za to, że rzecz najęta będzie używana zgodnie z obowiązkami wynikającymi z umowy najmu. Umowa podnajmu powinna więc co najmniej zabezpieczać wykonywanie przez podnajemcę obowiązków najemcy w stosunku do przedmiotu najmu (lokalu) wynikających z umowy najmu. Odpowiednie postanowienia zabezpieczające tę kwestię zostały zawarte we wzorze umowy podnajmu, a poniżej znajduje się instrukcja wyjaśniająca, jak wypełnić oznaczone we wzorze miejsca pozostawione przyszłym stronom do uzupełnienia.
Umowa podnajmu a miejsce i data jej zawarcia
Zgodnie z kodeksem cywilnym razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej – w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.
Konkretne i jasne wskazanie miejsca zawarcia umowy podnajmu pozwoli uniknąć ew. spekulacji co do tej okoliczności. Strony mają dowolność co do określenia tego miejsca, z zastrzeżeniem, że miejsce to powinno mieć jednak związek z zawieraniem tej umowy.
Jeżeli chodzi o datę zawarcia umowy podnajmu – faktyczną datą zawarcia umowy jest każdorazowo moment, w którym obie strony złożyły zgodne oświadczenia woli. W praktyce będzie to najczęściej złożenie przez ostatnią ze stron podpisu pod umową podnajmu.
Dodatkowe wskazanie daty zawarcia umowy w samej treści umowy ma zatem charakter wtórny – ale nie jest bez znaczenia. Data zawarcia umowy ma chociażby charakter dowodowy. Jeżeli po kilku latach konieczne będzie udowodnienie, kiedy doszło do zawarcia umowy – data na dokumencie będzie stanowiła istotny dowód w tym zakresie.
Strony umowy podnajmu i ich identyfikacja
Umowa podnajmu powinna zawierać również odpowiednie oznaczenie stron.
W przypadku osób fizycznych powinno się wskazać:
imię i nazwisko,
miejsce zamieszkania,
numer PESEL,
numer i seria dowodu osobistego.
W przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną należy dodatkowo wskazać, że osoba ta wykonuje jednoosobową działalność gospodarczą. Warto również powołać w tym wypadku nr wpisu działalności w CEiDG.
W przypadku spółek w umowie podnajmu powinniśmy wskazać:
nazwę,
siedzibę i adres,
sąd rejestrowy,
numer KRS,
NIP.
W każdym przypadku natomiast trzeba dokładnie zweryfikować, czy osoba podpisująca jest uprawniona do reprezentowania danego podmiotu. W przypadku osoby fizycznej należy sprawdzić, czy osoba, która się podpisuje, jest faktycznie tą osobą, która umowę zawiera. Jeżeli nie – osoba ta powinna legitymować się stosownym pełnomocnictwem.
Oświadczenia stron umowy podnajmu
W umowie podnajmu zawarte zostały oświadczenia podwynajmującego, które dotyczą statusu podwynajmującego, umowy najmu oraz samego lokalu. Oświadczenia powinny potwierdzać, do jakiej umowy najmu została zawarta umowa podnajmu i kim jest główny wynajmujący. Nie jest to niezbędne, ale pozwala podnajemcy na weryfikację, że podwynajmujący jest uprawniony do dokonania takiej czynności.
Niezbędne jest natomiast dokładne opisanie przedmiotu podnajmu, ze wskazaniem:
adresu lokalu;
liczby i rodzaju pomieszczeń, które podlegają podnajmowi;
łącznej powierzchni podnajmowanego lokalu.
Precyzyjna identyfikacja przedmiotu podnajmu pozwoli uniknąć ew. problemów w przyszłości, co do zakresu umowy. Powierzchnia może mieć znaczenie w szczególności wtedy, gdy czynsz podnajmu jest w umowie określony jako stawka za m2. Liczba i rodzaj pomieszczeń oddanych w podnajem jest z kolei kluczowa szczególnie wtedy, gdy w podnajem oddajemy część pomieszczeń w lokalu bądź gdy lokal nie jest prawnie, a jedynie faktycznie wydzielony.
Wydanie lokalu podnajemcy
Jednym z podstawowych obowiązków podwynajmującego jest wydanie rzeczy podnajmowanej podnajemcy. Podwynajmujący powinien wydać podnajemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku. Stan lokalu w chwili wydania powinien zostać stwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym.
Jak wskazuje orzecznictwo: „»Wydanie rzeczy« polega na stworzeniu możliwości faktycznego używania rzeczy, natomiast w obowiązku wydania i utrzymywania lokalu użytkowego w stanie przydatnym do użytku mieści się niewątpliwe zapewnienie najemcy co najmniej dostępu do wody i prądu, ale również zapewnienie ogrzewania lokalu, gdyż w naszej szerokości geograficznej przez znaczną część roku normalne korzystanie z nieogrzewanego sklepu byłoby niemożliwe” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Krakowie z 7 lipca 2016 roku, II SA/Kr 420/16).
Cele, na jakie wykorzystywany będzie lokal przez podnajemcę
Cele, na jakie może być wykorzystywany lokal, mogą być ograniczone przez samą umowę najmu. Ograniczenie w tym zakresie może wynikać również z określonego przeznaczenia lokalu.
Potwierdzenia w umowie faktycznego celu, na jaki będzie wykorzystywany lokal, jest istotne dla obu stron umowy podnajmu. Podwynajmujący zabezpiecza w ten sposób prawidłowe, zgodne z umową najmu i przepisami prawa korzystanie z lokalu. Podnajemca z kolei zabezpiecza sobie możliwość faktycznego wykorzystywania lokalu w zamierzonym celu, bez groźby wypowiedzenia umowy podnajmu.
Termin, częstotliwość zapłaty czynszu za podnajem
Strony powinny szczegółowo wskazać wysokość czynszu lub sposób jego wyliczenia na podstawie uzgodnionej stawki. Warto również wyraźnie uregulować częstotliwość i dzień, w którym ma następować płatność czynszu. Szczegółowo ustalony powinien być również sposób regulowania przez strony opłat eksploatacyjnych.
Nie jest wykluczone opłacanie czynszu w krótszych lub dłuższych okresach niż miesięczne.
Czas trwania umowy podnajmu i przesłanki wypowiedzenia umowy
Umowa podnajmu maksymalnie trwać będzie tak długo, jak długo będzie trwała umowa najmu tego lokalu. Nie musi jednak trwać równie długo. Możliwe jest określenie w umowie podnajmu, że umowa ta trwać będzie przez wskazany w umowie okres. Możliwe jest też ustalenie, że umowa została zawarta na czas nieoznaczony.
Zgodnie z orzecznictwem: „Istotą umowy najmu lokalu na czas oznaczony jest pozostawanie stron w owej relacji przez cały z góry założony okres i niejako z założenia taki najem ma charakter trwały i ciągły, a celem takiej umowy jest zapewnienie trwałości stosunku najmu i ochrona obu stron. Skoro strony zdecydowały się na zawarcie umowy najmu na czas określony, ale dopuściły możliwość rozwiązania umowy przed upływem określonego terminu, wprowadzając do niej zapis, zgodnie z którym najemca miał prawo rozwiązać umowę za sześciomiesięcznym wypowiedzeniem z przyczyn ekonomicznych, tj. gdy mimo dochowania należytej staranności w wykonaniu swojej działalności wymaganej przez przepisy prawne dla danego rodzaju działalności, lokal powoduje większe koszty niż związane z nim przychody, ale nie wcześniej jak przed upływem 48 miesięcy trwania umowy” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie – I Wydział Cywilny z 17 maja 2017 roku, I ACa 336/16).
