Wykonywanie niektórych zawodów wiąże się z koniecznością posiadania statusu osoby niekaranej. Pracodawcy mogą samodzielnie sprawdzić tę kwestię w Krajowym Rejestrze Karnym, choć powinni podać podstawę prawną swojego działania. Część przepisów dotyczących weryfikacji niekaralności pracowników uległa nowelizacji na początku 2024 roku. Jak wygląda weryfikacja niekaralności pracowników? Wyjaśniamy w tym artykule.
Niekaralność pracownika
Pracodawca może żądać od kandydata na pracownika udostępnienia danych osobowych, które będą potrzebne do prawidłowego zatrudnienia takiej osoby w ramach stosunku pracy. Takie uprawnienie wynika wprost z regulacji art. 221 §1-3 Kodeksu pracy, który przewiduje, że pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Z powyższego nie wynika jednak możliwość żądania przedstawienia informacji o niekaralności danej osoby. Jest to dopuszczalne na podstawie art. 221 §4 kp, który stanowi, że pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone we wcześniejszych przepisach, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek zatrudniania osób niekaranych pojawia się przede wszystkim w zawodach, które wymagają od pracownika kontaktu z dziećmi albo osobami z niepełnosprawnościami. W przypadku zawodów o charakterze księgowym lub finansowym niekaralność jest wymogiem przede wszystkim w placówkach publicznych, tj. działających na podstawie finansowania budżetowego albo samorządowego.
Wśród zawodów, w których niekaralność jest wymagana, odnajdziemy najczęściej:
- przedstawicieli zawodów prawniczych (sędziów, notariuszy, komorników, adwokatów, radców prawnych);
- pracowników kontroli skarbowej;
- pracowników służb mundurowych;
- doradców skarbowych;
- agentów celnych;
- pracowników samorządowych;
- nauczycieli i pedagogów – w zakresie niekaralności za przestępstwa seksualne lub wymierzone przeciwko małoletnim.
Weryfikacja niekaralności pracowników
Jeśli na danym stanowisku pracy wymagana jest niekaralność zatrudnionego, pracodawca może żądać od kandydata złożenia stosownego oświadczenia w tym zakresie. Stanowi o tym wprost art. 221 §5 kp, zgodnie z którym udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Niekiedy samo oświadczenie pracownicze o niekaralności może nie spełniać wymogów pracodawcy i po prostu będzie dla niego niewiarygodne. W tym przypadku przełożony ma prawo żądać przedstawienia dokumentu, który jasno zaświadczy, że dana osoba nie była nigdy karana. Takim dokumentem będzie oczywiście zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, który można uzyskać w Punkcie Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego (działają one przy sądach powszechnych w całym kraju). Jeśli pracownik odmówi i nie będzie chciał złożyć ważnego zaświadczenia z KRK, pracodawca ma wówczas dwa wyjścia – albo nie zdecyduje się zatrudnić danej osoby, albo samodzielnie wystąpi z wnioskiem do KRK o udzielenie informacji na temat niekaralności potencjalnego pracownika. Podstawą działania pracodawcy jest tutaj art. 6 ust. 10 Ustawy z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym, który wprost stwierdza, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Nowelizacja przepisów dotyczących weryfikacji niekaralności pracowników
Od 15 lutego 2024 roku pracodawcy, którzy zamierzają zatrudniać osoby do pracy z dziećmi, muszą sprostać nowym wymogom prawnym w zakresie weryfikacji niekaralności potencjalnych pracowników. Jest to skutek nowelizacji wprowadzonej przez Ustawę z 28 lipca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw, która rozszerza obowiązek weryfikacji niekaralności dla osób zamierzających podjąć pracę z małoletnimi. Wskazana niekaralność nie dotyczy jednak wszystkich przestępstw w ogóle, lecz czynów zabronionych określonych kategorii. Kandydat do pracy z dziećmi musi wykazać, że nie został skazany za przestępstwo, w którym pokrzywdzony został małoletni lub przestępstwo o charakterze seksualnym. Zgodnie z nowymi przepisami przyszły pracownik ma obowiązek doręczyć pracodawcy informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych:
w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego,
w art. 189a i art. 207 kk,
w Ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii,
lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
Zgodnie z treścią art. 21 Ustawy z dnia 13 maja 2016 roku o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciąży obowiązek uzyskania informacji, czy dane kandydata do pracy są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
Obowiązek weryfikacji niekaralności dotyczy także obcokrajowców, którzy chcieliby podjąć pracę z dziećmi na terenie Polski. Co do zasady powinni oni przedstawić zaświadczenie o niekaralności, które będzie odpowiadało naszemu krajowemu zaświadczeniu z KRK. W przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona taka informacja, nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, kandydat składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie był prawomocnie skazany w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV kk, w art. 189a i art. 207 kk oraz w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii, oraz nie wydano wobec niego innego orzeczenia, w którym stwierdzono, że dopuścił się takich czynów zabronionych oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
W tym miejscu warto podkreślić, że oświadczenia kandydata do pracy z dziećmi składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Informacje o niekaralności kandydata pracodawca lub inny organizator ma obowiązek utrwalić w formie wydruku i załączyć do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi. Weryfikacja nie jest wymagana przed dopuszczeniem do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, członka rodziny małoletniego, osoby znanej osobiście rodzicowi małoletniego albo przedstawicielowi ustawowemu małoletniego, gdy jest ona wykonywana w stosunku do małoletniego dziecka, którego rodzic albo przedstawiciel ustawowy są dopuszczającymi do działalności.
Podsumowanie
Pracodawca ma prawo zweryfikować niekaralność kandydata do pracy, jeśli wymagają tego od niego przepisy szczególne. Odbywa się to poprzez złożenie stosownego oświadczenia przez przyszłego pracownika albo doręczenie aktualnego zaświadczenia o niekaralności z KRK. Od 15 lutego 2024 roku pracodawcy mają obowiązek weryfikacji niekaralności kandydatów do pracy z małoletnimi, głównie w zakresie przestępstw o charakterze seksualnym. Dotyczy to nie tylko Polaków, ale również kandydatów będących obywatelami innych państw.
