Poradnik Przedsiębiorcy

Wezwanie do zapłaty - wzór z omówieniem

Pojawił się problem z terminowym wpływem należności? Kontrahent zwleka z uregulowaniem swojego długu? Takie zdarzenia to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego warto zapoznać się z metodami miękkiej windykacji, które mogą okazać się mało kosztowne, a skuteczne w odzyskaniu należnych pieniędzy.

Pobierz darmowy wzór wezwania do zapłaty w formacie DOCX i PDF!

Do pobrania:

pdf
Wezwanie do zapłaty - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
Wezwanie do zapłaty - wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Wezwanie do zapłaty - co to takiego?

Wezwanie do zapłaty jest pismem kierowanym do nierzetelnego kontrahenta w celu odzyskania należności. Stanowi pierwszy krok na drodze do odzyskania należnych nam pieniędzy. Często pozwala uniknąć dodatkowych kosztów związanych z postępowaniem sądowym oraz - co dla przedsiębiorcy najważniejsze - zaoszczędzić cenny czas.

Wezwanie do zapłaty - jak napisać?

Nie ma jednego obowiązującego wzoru wezwania do zapłaty. Przedsiębiorca ma zatem wolną rękę przy wyborze formy wysyłanego wezwania. Warto jednak pamiętać, że aby wezwanie było skuteczne i skłoniło naszego dłużnika do spłaty długu powinno być napisane językiem oficjalnym i stanowczym.

Mimo iż nie ma z góry narzuconego wzoru, każde wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:

  • data i miejsce sporządzenia,

  • dane wierzyciela,

  • dane dłużnika,

  • stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty,

  • kwota długu (opcjonalnie może zostać powiększona o naliczone odsetki),

  • termin spłaty długu (wyznaczony przez wierzyciela),

  • numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty,

  • podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.

Jeśli chodzi o stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty, są to po prostu okoliczności powodujące powstanie zobowiązania po stronie kontrahenta. Może być to np. umowa o dzieło, faktura lub inny dokument potwierdzający wykonaną usługę.

Termin spłaty długu, wyznaczony przez wierzyciela, jest dowolny. W praktyce jest to jednak najczęściej 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty - jakie triki można zastosować?

Warto zawrzeć formułę mówiącą o dalszych planach wierzyciela w przypadku nieotrzymania zapłaty - zaprzestaniu dostaw towarów/usług lub o wstąpieniu na drogę sądową. W przypadku skierowania sprawy do sądu najczęściej to dłużnik obciążony zostaje kosztami procesowymi - o tym również warto wspomnieć w wezwaniu do zapłaty.

Poza zaprzestaniem dostaw lub skierowaniem sprawy do sądu, wierzyciel ma możliwość sprzedaży długu na giełdzie długów, a także opublikowania danych dłużnika w ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biur Informacji Gospodarczej). Zawarcie takiej klauzuli w wezwaniu także może skłonić dłużnika do zapłaty należnych nam pieniędzy.

W wezwaniu do zapłaty można też użyć koloru czerwonego lub powiększonej czcionki w celu podkreślenia mocnych słów oraz najważniejszych kwestii. Jest to bardzo prosta, lecz często skuteczna metoda dotarcia do świadomości dłużnika.

Wezwanie do zapłaty - kiedy i ile razy wysłać?

Nigdzie nie zostało jednoznacznie wskazane, kiedy wierzyciel powinien sporządzić i wysłać wezwanie do zapłaty. W praktyce nikt nie sporządza wezwania do zapłaty z powodu kilku dni opóźnienia w płatnościach, jednak nie można też zbyt długo zwlekać. Statystycznie możliwość odzyskania należnościmaleje wraz z upływem czwartego miesiąca po upływie pierwotnie określonego terminu płatności.

Przy podejmowaniu decyzji o sporządzeniu i wysłaniu wezwania do zapłaty przedsiębiorca powinien kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Przepisy nie regulują ilości wysłanych wezwań do zapłaty przed wstąpieniem na drogę sądową. Oczywiście jeśli pierwsze wezwanie do zapłaty zostało przez naszego dłużnika zignorowane, warto spróbować drugi, a nawet trzeci raz. Nie ma jednak najmniejszego sensu wysyłania danemu dłużnikowi nieskończonej ilości wezwań do zapłaty. 

Uwaga!

Wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym. W razie skierowania sprawy do sądu warto dołączyć potwierdzenie odbioru do pozwu.