Poradnik Przedsiębiorcy

Odstąpienie od umowy w formie e-mail – czy jest skuteczne?

Czy odstąpienie od umowy będzie skuteczne, jeżeli zostanie przesłane drugiej stronie w formie wiadomości e-mail? Na czym polega odstąpienie od umowy? Czy odstąpienie może zostać wyrażone w formie wiadomości e-mail – czy będzie ono skuteczne zawsze, czy tylko w konkretnych okolicznościach? Jakie warunki należy spełnić, aby takie oświadczenie w formie wiadomości e-mail było wiążące? Odpowiedzi na te pytania, wraz z przykładami, zostaną wskazane w artykule.

Instytucja odstąpienia od umowy

Odstąpienie od umowy to uprawnienie, które sprawia, że po złożeniu takiego oświadczenia nie dochodzi do zawarcia umowy, a strony zwracają sobie wzajemnie to, co dotychczas uzyskały.

Przykład 1.

Pani Magdalena zamówiła ręcznie robioną torebkę. Zapłaciła zadatek w kwocie 400 zł. Kilka dni po zamówieniu zdecydowała, że jednak nie chce wydawać wysokiej sumy całkowitej.

Z tego względu zwróciła się do wykonującej torebkę, że chce odstąpić od umowy, którą zawarto w formie ustnej. Jako że wykonująca nie rozpoczęła jeszcze procesu wykonywania torebki, od umowy skutecznie odstąpiono. Pani Magdalena odzyskała zaliczkę, a wykonująca nie poniosła żadnych kosztów, ponieważ nie zaczęła procesu tworzenia torebki.

W umowach strony powinny zastrzec termin, w jakim jest możliwe wykonanie prawa odstąpienia. W przykładzie 1. było to o tyle ułatwione, że wykonawca dzieła nie rozpoczął jeszcze nad nim prac. Zupełnie inaczej sytuacja by się przedstawiała, gdyby torebka była wykonana w znacznej części lub w całości – jak wówczas wycenić wykonaną pracę, aby zwrócić wykonującej poniesione koszty?

Z tego względu w umowach niezbędne jest wskazanie terminu, w jakim odstąpienie od umowy jest skuteczne, na przykład:

  • Obie strony mogą odstąpić od umowy w ciągu 7 dni od jej zawarcia.

  • Zamawiający może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia.

Będzie to czas, który gwarantuje stronom, że bez ponoszenia dodatkowych kosztów mogą zrezygnować z zawartej umowy po odpowiednim czasie do namysłu. Wykonujący umowę w tym czasie nie będzie też podejmował działań w celu zrealizowania umowy – posługując się przykładem 1., w tym czasie nie rozpocznie się wykonywanie torebki.

Przepisy przewidują też uprawnienia do odstąpienia od umowy w określonych przypadkach, o których poniżej.

W sytuacji, gdy jedna ze stron nie wykonuje zobowiązania w wyznaczonym terminie, to druga strona może odstąpić od takiej umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego. Posiłkując się przykładem 1., jeżeli pani Magdalena wskazałaby, że potrzebuje torebki na bal, na który wybiera się 10 maja 2020 roku, a do 7 maja 2020 roku wykonująca nie rozpoczęłaby prac, wówczas zamawiająca będzie mogła odstąpić od umowy – ukończenie zamówienia do dnia odebrania byłoby bowiem wątpliwe.

Prawo do odstąpienia od umowy przysługuje także wtedy, gdy jedno ze świadczeń nie może być zrealizowane ze względu na okoliczności, za które strona ta nie może ponieść odpowiedzialności. Może się tak zdarzyć, jeśli niemożliwe będzie pozyskanie materiału, z którego miałoby być wykonane zamówienie. Mogłoby to być usprawiedliwione zastojem spowodowanym pandemią koronawirusa i wstrzymaniem transportów i prac, co w efekcie pozbawi wykonującą torebki materiału, z którego ta miała zostać wykonana.

W przypadku umów zawieranych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa konsument ma prawo odstąpić od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni.

Przykład 2.

Pan Adam zamówił przez internet skórzane buty w rozmiarze 44, kolor brązowy, cena 400 zł. Po otrzymaniu obuwia okazało się, że kolor jest inny niż na zdjęciu, a jakość wykonania – bardzo słaba, nieadekwatna do ceny. W terminie 14 dni pan Adam wypełnił formularz odstąpienia od umowy i odesłał buty do sklepu internetowego, za co otrzymał na konto zwrot pieniędzy.

Konsument

Konsumentem jest osoba fizyczna, która dokonuje z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Pan Adam, wskazany w przykładzie 2., jest konsumentem. Gdyby jednak prowadził działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu sklepu z obuwiem męskim i te buty nabyte przez internet chciał sprzedawać w swoim sklepie, nie dokonałby zakupu jako konsument. Wówczas nie mógłby skorzystać z prawa odstąpienia przysługującego konsumentom, ponieważ nie byłby traktowany jako konsument, a jako przedsiębiorca.

Odstąpienie od umowy – w jakiej formie?

Zgodnie z art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

Nieporozumienia co do skuteczności oświadczeń składanych w innej formie niż forma dokumentowa – pisemna, dokumentowa lub elektroniczna - biorą się stąd, że cytowany wyżej przepis nie przewiduje sankcji za niezachowanie formy pisemnej odstąpienia od umowy.

Zgodnie z art. 74 § 1 kc zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności wywołuje jedynie utrudnienia dowodowe w postępowaniu przed sądem. Nie można bowiem dopuścić i przeprowadzić dowodu z zeznań świadków lub przesłuchania stron na fakt odstąpienia od umowy, chyba że:

  • obie strony wyrażą na to zgodę;

  • żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą;

  • fakt odstąpienia jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Ograniczeń dowodowych nie stosuje jednak w przypadku czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 kc).

Można zatem wyprowadzić z tego ogólny wniosek, że odstąpienie od zawartej na piśmie umowy między przedsiębiorcami jest skuteczne niezależnie od formy, w jakiej wypowiedzenia zostaje złożone. Dlatego też w relacjach między przedsiębiorcami przyjmuje się, że przekazanie wypowiedzenia faksem lub mailem jest skuteczne, gdyż daje możliwość zapoznania się z oświadczeniem o wypowiedzeniu, mimo że nie spełnia wymogu pisemności, dokumentowości lub elektroniczności określonego w art. 77 § 2 kc.

Przykład 3.

Pan Robert, prowadzący działalność gospodarczą, zakupił od spółki CERAMIKA Sp. z o.o. 500 kubków białych. Po ich otrzymaniu stwierdził, że jednak nie potrzebuje tak dużej ilości i złożył oświadczenie o odstąpieniu od umowy w formie e-mail, na adres sklepu internetowego, równocześnie przesyłając kubki z powrotem do sprzedawcy. Takie oświadczenie będzie skuteczne, jeżeli strony nie zastrzegły terminu na odstąpienie od umowy albo gdy oświadczenie zostało złożone w umówionym czasie.

Jeżeli w umowie zastrzeżono określone wymogi co do procedury odstąpienia od umowy, to będą one miały pierwszeństwo.

Nie ma bowiem przeszkód, aby w umowie określić szczególny tryb, jak na przykład oświadczenie wysłane listem poleconym na określony adres czy też obowiązek zachowania formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi). Istotne jest przy tym, żeby umowa określała sankcję za naruszenie procedury lub złożenie oświadczenia o odstąpieniu w innej formie – powinno się zastrzec wyraźnie rygor nieważności.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w jakiejkolwiek postaci (graficznej, w postaci obrazu, dźwięku itp.) i utrwalenie jego treści na jakimkolwiek nośniku (np. papierze, pliku PDF, WAV, MP3 itp.), tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia oraz ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 773 kc).

Zgodnie z art. 773 kc dokumentem jest każdy nośnik informacji (także oświadczenia woli) umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Ten warunek odniesiony do formy dokumentowej oznacza, że dla jej zachowania konieczne jest takie utrwalenie oświadczenia woli, by możliwe było wielokrotne odczytanie lub odtworzenie jego treści po powstaniu dokumentu. W praktyce zachowanie formy dokumentowej w rozumieniu komentowanego przepisu ma miejsce przede wszystkim przy zawieraniu umów w drodze wymiany e-maili czy wiadomości SMS lub za pośrednictwem faksu.
Z powyższego wynika, że jest możliwe odstąpienie od umowy w formie wiadomości e-mail. Należy jednak upewnić się, czy nasze oświadczenie zostaje złożone właściwemu podmiotowi – czy adres e-mail należy do kontrahenta, czy dopuszcza on możliwość komunikowania się przez ten adres. Warto sprawdzić to w umowie lub regulaminie, aby nie wysłać oświadczenia na przypadkowy adres e-mail lub błędny – wtedy adresat będzie bronił się tym, że oświadczenie do niego nie dotarło. Należy też zadbać o to, aby z oświadczenia było wiadomo, od jakiej umowy chcemy odstąpić – numer, data, miejsce jej zawarcia, wskazanie stron, aby adresat nie bronił się tym, że oświadczenie jest niezrozumiałe lub niepełne.

Formy szczególne czynności prawnych

Kodeks cywilny przewiduje formy szczególne dla wybranych czynności prawnych. Są to:

  • forma aktu notarialnego – dla umów, których przedmiotem są nieruchomości;

  • forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi – dla zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa.

Uzupełnienie lub zmiana takich umów wymaga zastrzeżonej formy szczególnej. Zgodnie jednak z art. 77 § 3 kc odstąpienie od takiej umowy powinno być stwierdzone pismem, nie jest zatem wymagana forma szczególna dla takiej czynności. Nie można jednak skorzystać w takim wypadku z wiadomości e-mail. Charakter i wartość takich umów są znaczne i strony umowy zabezpieczają swoje interesy, kierując wszystkie oświadczenia co najmniej w formie pisemnej.