Wyjście prywatne pracownika w czasie pracy zdalnej

Nie zawsze pracownik jest w stanie przewidzieć terminy, kiedy zmuszony będzie w czasie pracy udać się gdzieś w sprawach prywatnych i wziąć na ten czas urlop. Zdarzają się też różne sytuacje losowe i zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej może okazać się niewystarczające. W przypadku pracowników wykonujących pracę stacjonarnie często sprawdzały się w takich sytuacjach wyjścia prywatne w celu załatwienia spraw osobistych, ale czy w przypadku pracy zdalnej mają one zastosowanie? Z czym wiąże się wyjście prywatne pracownika w czasie pracy zdalnej?

Wyjście prywatne w prawie pracy

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące nadgodzin wskazują, że odpracowanie zwolnienia od pracy przez pracownika, które na jego pisemny wniosek zostało mu udzielone przez pracodawcę w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Istotne jest jednak, aby to odpracowanie nie naruszało prawa pracownika do minimalnego nieprzerwanego dobowego i tygodniowego odpoczynku. 

Kodeks pracy nie określa zasad udzielania zwolnienia od pracy w celu wyjścia prywatnego związanego z załatwieniem spraw prywatnych. Z przepisów dotyczących nadgodzin wynika jedynie, że jest taka możliwość na pisemny wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Brakuje regulacji dotyczących terminu złożenia wniosku, jego formy i obligatoryjnych elementów. Sprawy związane z tego rodzaju zwolnieniami mogą być uregulowane w aktach prawa pracy wewnątrzzakładowego, m.in. regulaminie pracy albo na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. 

Występując do pracodawcy o udzielenie zgody na zwolnienie od pracy w celu załatwienia osobistych spraw, pracownik powinien mieć świadomość, że pracodawca nie ma obowiązku udzielić takiego zwolnienia bez względu na podaną przyczynę. Pracownik nie ma z kolei obowiązku wskazania, z jakiego powodu zwraca się o udzielenie zgody na wyjście prywatne, choć może to zrobić, licząc, że pracodawca przychylniej spojrzy na jego prośbę. 

Wyjście prywatne pracownika w czasie pracy zdalnej

Różnicą, jaka występuje w przypadku pracowników zdalnych w porównaniu do pracowników stacjonarnych, jest to, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw bądź aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że wniosek o wyjście prywatne pracownik pracujący zdalnie może złożyć tradycyjnie, czyli papierowo, ale i elektronicznie. 

Przykład 1. 

Czy pracodawca może odmówić zgody na wyjście prywatne pani Monice, która wskazała, że w tym czasie udało się jej umówić na pilną wizytę lekarską? 

Wizyta lekarska nie wydaje się błahym powodem co do ubiegania się o zgodę na wyjście prywatne pracownika, dlatego też jeśli pani Monika wskaże taką przyczynę w swoim wniosku, pracodawca powinien go uwzględnić. Inaczej sytuacja wyglądałaby, gdyby pani Monika wskazała, że powodem wyjścia prywatnego jest wizyta u kosmetyczki, w takiej sytuacji pracodawca miałby uzasadnione powody do odmówienia zgody na wyjście prywatne.

Wzór wniosku o wyjście prywatne

Przepisy – tak, jak w przypadku stacjonarnych pracowników – nie precyzują treści wniosku pracownika pracującego zdalnie o udzielenie czasu na wyjście prywatne w celu załatwienia spraw osobistych. 

Uregulowanie zasad wyjść prywatnych 

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby procedurę wnioskowania o udzielenie zgody na wyjścia prywatne i elementy wniosku uregulować w regulaminie pracy czy też regulaminie pracy zdalnej, przepisy prawa pracy tego bowiem nie zakazują, a wskazują jedynie niezbędne elementy tych regulaminów. 

Odpracowanie wyjścia prywatnego przez pracownika

Pracownik świadczący pracę zdalnie tak, jak pracownik wykonujący pracę stacjonarnie, po uzyskaniu zgody pracodawcy na wyjście prywatne musi liczyć się z obowiązkiem odpracowania czasu pracy, który wykorzystał na załatwienie spraw osobistych. I w tym przypadku wyjście prywatne nie jest wliczane do czasu pracy. Dlatego w praktyce pracownik świadczący pracę zdalnie będzie musiał odpracować zaległe godziny w innych dniach w przyjętym okresie rozliczeniowym i nie będzie to stanowiło nadgodzin. 

Odpracowanie zwolnienia udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych przez pracownika pracującego zdalnie zgodnie z Kodeksem pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Tak samo jak w przypadku pracowników pracujących w trybie stacjonarnym pracownicy wykonujący pracę zdalną, opracowując czas na wyjście prywatne, muszą to robić zgodnie z zasadami gwarantującymi minimalną ilość dobowego oraz tygodniowego okresu odpoczynku. 

Przykład 2. 

Czy pan Jan, który wykonuje pracę w systemie podstawowego czasu pracy przez 5 dni w tygodniu, po 8 godzin dziennie od 7.30 do 15.30, może odpracować godzinę zwolnienia od pracy na wyjście prywatne (wizytę u lekarza) ustaloną na 17 maja 2023 roku – 15 maja 2023 roku przez pół godziny od godziny 7.00 do momentu rozpoczęcia pracy, czyli do 7.30, i 19 maja 2023 roku również od godziny 7.00 do momentu rozpoczęcia pracy, czyli do 7.30? 

Jeśli pracodawca pana Jana wyraził zgodę na wyjście prywatne i sposób jego odpracowania, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odpracowanie miało miejsce przed i po udzieleniu czasu zwolnienia na wyjście prywatne, zważywszy, że ma to miejsce w jednym okresie rozliczeniowym i nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa pracy. Ponadto rozpoczęcie pracy pół godziny wcześniej w celu odpracowania czasu zwolnienia nie będzie traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych, choć pracownik każdego dnia pracował po 8 i pół godziny.

Pracownik korzystający z wyjścia prywatnego w czasie pracy bez względu na to, czy pracuje zdalnie, czy stacjonarnie, nie otrzymuje za ten czas wynagrodzenia, godzin obejmujących wyjście celu załatwienia spraw osobistych nie wlicza się bowiem do czasu pracy. Jeśli pracownik odpracuje w okresie rozliczeniowym, w jakim miało miejsce wyjście prywatne, czas, jaki mu ono zajęło, otrzyma zgodne z umową wynagrodzenie zasadnicze. Gdyby jednak pracownik stacjonarny czy zdalny odpracował wyjście prywatne w innym okresie rozliczeniowym, należy w okresie rozliczeniowym, w którym pracownik korzystał z wyjścia prywatnego, wynagrodzenie stosownie obniżyć, a w okresie, kiedy odpracuje czas wyjścia prywatnego, jego wynagrodzenie należy podwyższyć o odpracowane godziny.

Przykład 3. 

Jakie wynagrodzenia otrzyma za maj 2023 roku, a jakie za czerwiec 2023 roku pan Mirosław (zatrudniony na pełny etat za wynagrodzeniem zasadniczym 4000 zł brutto), który w maju 2023 roku skorzystał z wyjścia prywatnego w wymiarze 5 godzin, które odrobił w czerwcu 2023 roku? 

Liczba dni pracy w maju i czerwcu 2023 roku była jednakowa i wynosiła 21 dni roboczych do przepracowania, zatem dzieląc wynagrodzenie przez liczbę godzin do przepracowania w miesiącu, otrzymamy stawkę za jedną godzinę 4000 zł / 168 = 23,80 zł. 

Następnie stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin na wyjście prywatne, czyli 5 × 23,80 zł = 119 zł. 

Tę kwotę należy odjąć od wynagrodzenia za maj, czyli 4000 zł - 119 zł = 3881 zł. 

Ponieważ liczba dni do przepracowania w czerwcu jest taka sama jak w maju, do wynagrodzenia za czerwiec należy dodać kwotę odpracowanego czasu pracy 4000 zł + 119 zł = 4119 zł. 

Pan Mirosław za maj otrzyma wynagrodzenie wynoszące 3881 zł brutto, a za czerwiec 4119 zł. 

Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby pan Mirosław odpracował czas wyjścia prywatnego w sierpniu 2023 roku, gdzie są 22 dni robocze, a liczba godzin do przepracowania w miesiącu wynosi 176. 

W takiej sytuacji wyliczenia przedstawiałyby się następująco. Wynagrodzenie za maj 2023 roku nadal wynosiłoby 3881 zł, a za sierpień należy podzielić wynagrodzenie przez liczbę godzin do przepracowania, aby otrzymać stawkę za jedną godziną 4000 zł / 176 = 22,72 zł. 

Następnie stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin na wyjście prywatne, czyli 5 × 22,72 zł = 113,60 zł. Tę kwotę dodać do wynagrodzenia za sierpień 2023 roku, czyli 4000 zł + 113,60 zł = 4113,60 zł. 

W sytuacji, gdyby pan Mirosław odpracował czas wyjścia prywatnego w sierpniu 2023 roku, otrzymałby niższe wynagrodzenie, niż gdyby to zrobił w czerwcu, wynagrodzenie za czerwiec 2023 roku wynosiło bowiem 4119 zł, a za sierpień 2023 roku – 4113,60 zł.

Ewidencjonowanie wyjść prywatnych

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy obciąża pracodawcę. Dobrym rozwiązaniem dla pracodawców jest książka wyjść służbowych i prywatnych, która zawiera takie dane jak imię i nazwisko pracownika, rodzaj wyjścia, datę i godzinę wyjścia, cel wyjścia oraz miejsce, podpisy pracownika i jego przełożonego. Pracodawcy nie mają obowiązku prowadzenia takich książek, ale mają obowiązek monitorowania czasu pracy oraz wyjść swoich pracowników w momencie ich pracy na stanowisku, a taka książka zdecydowanie go ułatwia. To rozwiązanie sprawdzi się w przypadku pracowników stacjonarnych lub pracujących hybrydowo w dni, kiedy przebywają na terenie zakładu pracy. 

Podsumowanie

Prośby pracownika o umożliwienie mu wyjścia z pracy w celu załatwienia spraw prywatnych mogą pojawiać się często, jednak powinny one być złożone na piśmie i odpracowane.  Dotyczy to zarówno pracowników zdalnych, jak i stacjonarnych. Warto w swojej firmie określić transparentne zasady dotyczące tego rodzaju wyjść, aby pracownicy wiedzieli, kiedy i w jaki sposób mogą o to wnioskować. Dodatkowo aktualnie pracownicy mają prawo do zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej, co z pewnością ograniczy wnioski o wyjścia prywatne w nadzwyczajnych sytuacjach. W zakresie wyjść prywatnych w czasie pracy zdalnej w porównaniu do pracy stacjonarnej istnieje tylko jeden wyjątek, a mianowicie wniosek o wyjście prywatne pracownik pracujący zdalnie może złożyć także elektronicznie.