Podpisywanie dokumentów w imieniu innej osoby może być zgodne z prawem, tylko gdy nastąpi w odpowiedniej formie. Jeśli podpis zostanie złożony z naruszeniem obowiązujących przepisów, sprawcy może grozić odpowiedzialność karna. Jak więc prawidłowo podpisać dokumenty za swojego klienta? Czy możliwe jest podpisywanie dokumentów za klienta biura?
Podpis na dokumentach
Podpis w prawie jest traktowany jako forma ostatecznego wyrażenia woli danej osoby i zgoda na treść oświadczenia lub umowy, pod którą jest on składany. Co do zasady podpis powinien składać się z czytelnego imienia i nazwiska, aczkolwiek w praktyce bardzo często stosowane są parafy, czyli skróty podpisów danej osoby. W obecnych czasach podpis może przybierać formę elektroniczną, przy czym dla swej ważności powinien on być wyposażony w specjalny certyfikowany znacznik lub powiązany z rządowym profilem zaufanym.
Podpis na dokumentach może być złożony bezpośrednio przez zainteresowaną osobą, a więc tą, której dotyczy dana umowa lub składane oświadczenie. Prawo przewiduje jednak możliwość posługiwania się w tym zakresie pełnomocnikami. Jest to szczególnie istotne w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, które zmuszone są do częstego podpisywania wielu różnych umów i z braku czasu nie mogą po prostu osobiście stawiać się na podpisywanie każdego kontraktu. Pełnomocnik jest wówczas formą zastępstwa dla takiej osoby i może podpisać za nią stosowne oświadczenie. Pełnomocnictwo musi jednak zawierać w swej treści umocowanie do zaciągnięcia zobowiązania lub nabycia prawa oraz zostać udzielone w odpowiedniej formie – odpowiadającej formie podpisywanej umowy.
Przykład 1.
Czy pełnomocnik może podpisać za swojego mocodawcę umowę sprzedaży nieruchomości?
Tak, pod warunkiem że pełnomocnictwo zostanie ustanowione w formie notarialnej. Przepisy wymagają bowiem, aby umowa sprzedaży jakiejkolwiek nieruchomości w Polsce została zawarta w formie aktu notarialnego, a więc pełnomocnictwo w tym zakresie również musi przybrać taką postać. Udzielenie pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej będzie w takiej sprawie nieważne i bezskuteczne.
Przykład 2.
Czy pełnomocnik może podpisać za swojego mocodawcę umowę współpracy z kontrahentem?
Tak, jeśli pozwala mu na to treść udzielonego pełnomocnictwa (ogólnego lub szczególnego). Takie pełnomocnictwo może zostać udzielone w zwykłej formie pisemnej, ponieważ umowa współpracy nie wymaga stosowania formy aktu notarialnego. Gdyby jednak taki kontrakt został sporządzony w formie notarialnej, to pełnomocnictwo również musiałoby przybrać tę postać.
Czy biura mogą podpisywać dokumenty za swoich klientów?
Różnego rodzaju biura, w tym także te o charakterze rachunkowym, mają prawo podpisywania dokumentów w imieniu i na rzecz swoich klientów. Aby było to jednak możliwe, biuro musi posiadać odpowiednie umocowanie do tego rodzaju czynności – wynika ono najczęściej z zawartej umowy z danym klientem lub osobnego pełnomocnictwa udzielonego przez klienta.
Jakie dokumenty mogą być podpisywane przez biura w imieniu swoich klientów? Tak naprawdę każde, o ile oczywiście znajdą one podstawę w udzielonym przez klienta pełnomocnictwie lub zawartej umowy odnoszącej się do współpracy z biurem. Kontrakt z biurem może w bardzo ogólny sposób wskazywać na to, jakie umowy mogą być podpisywane za klienta, może jednak ograniczać je do określonego typu lub wartości kwotowej.
Przykład 3.
Czy biuro współpracujące z klientem może podpisać w jego imieniu każdą umowę cywilnoprawną?
Tak, ale tylko pod warunkiem, że klient udzielił dla biura bezterminowego pełnomocnictwa ogólnego oraz nastąpiło to w odpowiedniej formie (np. aktu notarialnego).
Przykład 4.
Biuro rachunkowe chciałoby podpisać umowę na rzecz i w imieniu swojego klienta, który udzielił mu pełnomocnictwa do takich czynności z zastrzeżeniem, że w przypadku podpisania umowy o charakterze zobowiązaniowym wartość zobowiązania obciążającego klienta nie przewyższy kwoty 25 000 zł. Biuro znalazło umowę dla klienta, w której zobowiązanie zostało określone na kwotę 26 000 zł – czy może podpisać taką umowę w imieniu klienta na podstawie powyższego pełnomocnictwa?
Nie, ponieważ zgodnie z treścią udzielonego pełnomocnictwa biuro nie ma możliwości zaciągania zobowiązań w imieniu swojego klienta, które przewyższałyby wartość 25 000 zł. Jeśli biuro złoży podpis na takiej umowie za klienta, to cała umowa będzie nieważna i bezskuteczna od samego początku, chyba że zostanie potwierdzona w późniejszym czasie przez klienta.
Stosowanie pełnomocnictw ogólnych jest z jednej strony bardzo wygodnym rozwiązaniem, z drugiej jednak może nieść ze sobą ryzyko, że w imieniu klienta zostanie podpisana umowa, której sam nigdy by nie przyjął. Zasada ta sprawdza się także w przypadku podpisywania umów przez biura rachunkowe w imieniu klientów. W takiej sytuacji biuro zyskuje pełną swobodę do tego, jaki kontrakt przyjąć w imieniu i na rzecz danej osoby, co nie zawsze musi być zbieżne z jej interesami. Warto w takiej sytuacji pomyśleć o pełnomocnictwie, które będzie wymagało przedstawienia mocodawcy treści umowy przed jej przyjęciem przez pełnomocnika. Oczywiście, jeśli klient ma pełne zaufanie do pracowników danego biura, to stosowanie takich rozwiązań nie jest konieczne.
Podpisanie umowy wbrew woli klienta
Podpis składany przez pełnomocnika odzwierciedla jego imię i nazwisko, a nie dane osobowe mocodawcy. Innymi słowy, pełnomocnik nie może podpisać się imieniem i nazwiskiem swojego mocodawcy, nawet gdy miał do tego upoważnienie na piśmie. Takie zachowanie stanowi nie tylko naruszenie prawa cywilnego, lecz przede wszystkim jest zagrożone odpowiedzialnością karną.
Zgodnie z treścią art. 270 Kodeksu karnego kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Tej samej karze podlega, kto wypełnia blankiet, opatrzony cudzym podpisem, niezgodnie z wolą podpisanego i na jego szkodę albo takiego dokumentu używa. W wypadku mniejszej wagi sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Kto czyni przygotowania do omawianego przestępstwa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Dla karalności omawianego czynu nieistotne jest to, czy sprawca miał zgodę osoby, której imienia i nazwiska używa przy podpisywaniu dokumentu. Rodzaj podpisywanego kontraktu lub oświadczenia również nie ma znaczenia. Jeśli mocodawca stanie w obronie swojego pełnomocnika, to z punktu widzenia prawa karnego taka okoliczność nie złagodzi odpowiedzialności sprawcy.
W przypadku przestępstwa fałszerstwa przedmiotem ochrony jest wiarygodność dokumentów w aspekcie formalnym, a nie stosunek prawny związany z dokumentem. Co do zasady wyklucza to również możliwość ustalenia wyłącznie na podstawie prawomocnego wyroku skazującego, że w związku z popełnieniem tego występku (poza jego postacią z art. 270 § 2 kk) doszło do wyrządzenia szkody osobie trzeciej, skoro okoliczność ta nie należy do znamion przestępstwa i co do zasady brak jest w tym przypadku osoby bezpośrednio pokrzywdzonej.
Co jednak w sytuacji, gdy biuro posiada ważne umocowanie i podpisuje umowę wbrew woli swojego klienta? Taki przypadek może mieć miejsce, gdy udzielone zostanie pełnomocnictwo ogólne, a klient nie zostanie poinformowany o treści zobowiązania przed jego zaciągnięciem. W tym przypadku bardzo trudno jest udowodnić winę pracownikowi biura, który podpisał umowę w imieniu i na rzecz swojego klienta. Jeśli zrobi to wbrew postanowieniom udzielonego pełnomocnictwa, mocodawca nie jest związany zaciągniętym zobowiązaniem i dodatkowo może wystąpić wobec biura z roszczeniem odszkodowawczym.
Podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy klient zlecił podpisanie stosownej umowy przez biuro, jednak kontrakt nie został zawarty lub nastąpiło to późniejszym terminie, niż żądał tego mocodawca. Dla klienta takie zachowanie może wiązać się ze szkodą, a co za tym idzie, zyskuje on prawo do żądania zapłaty odpowiedniej rekompensaty finansowej od biura.
Podsumowanie - podpisywanie dokumentów za klienta biura
Biura mogą podpisywać dokumenty za swoich klientów, pod warunkiem że posiadają do tego stosowne umocowanie wyrażone w odpowiedniej formie i zakresie. Pełnomocnik nie ma prawa jednak podpisywać się imieniem i nazwiskiem swojego mocodawcy, ponieważ popełnia wówczas przestępstwo fałszerstwa. Klienci mogą udzielać pracownikom biura różnych pełnomocnictw, także tych o charakterze ogólnym.
