Przedsiębiorca zakończył realizację projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich i rozliczył w instytucji udzielającej wsparcie wszystkie wydatki. Czy to oznacza, że umowa, która dotyczy danego projektu, przestaje obowiązywać? Oczywiście, że nie. Cały czas na przedsiębiorcy ciąży zasada trwałości projektów unijnych. Zobaczmy, o czym należy pamiętać po zakończeniu projektu, aby nie zwracać przyznanego wcześniej dofinansowania.
W których aktach prawnych określono zasadę trwałości projektów?
Regulacje prawne dotyczące zasady trwałości projektów znajdziemy w 3 najważniejszych dokumentach. Znajomość tych konkretnych przepisów chroni przedsiębiorcę przed nieprzyjemnymi konsekwencjami. Mowa tutaj o:
- Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 roku (tzw. rozporządzenie ogólne) – art. 65 określa trwałość operacji finansowanych ze środków unijnych;
- Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 18 listopada 2022 roku – podrozdział 2.6 Trwałość projektu;
- umowie o dofinansowanie projektu zawieranej z instytucją udzielającą wsparcia – zazwyczaj wyodrębniony jest osobny rozdział dotyczący trwałości projektu.
Co oznacza trwałość projektu?
Trwałość projektu unijnego oznacza, że przedsiębiorca przez ściśle określony czas po zakończeniu projektu nie może zaprzestać prowadzenia działalności ani dokonać zasadniczych zmian w projekcie. Co za tym idzie, sprzęt, maszyny i urządzenia nie mogą być zbywane, a utworzone etaty muszą być utrzymane. Ile wynosi ten okres? Jest on uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa. Duże przedsiębiorstwa muszą zachować trwałość projektu przez 5 lat, a w przypadku MŚP okres ten wynosi 3 lata, licząc od daty płatności końcowej na rzecz beneficjenta.
Przykład 1.
Mikroprzedsiębiorstwo zakończyło realizację projektu 31 marca 2024 roku i złożyło wniosek o płatność końcową. Instytucja udzielająca wsparcia rozpatrzyła wniosek w ciągu kolejnych 3 tygodni i 30 kwietnia 2024 roku przelała środki na konto beneficjenta. Oznacza to, że mikrofirma jest zobowiązana do prowadzenia działalności i utrzymania efektów projektu do 30 kwietnia 2027 roku.
Należy również wspomnieć o sytuacji, gdy w wyniku zakończenia realizacji projektu nie dochodzi już do płatności na rzecz beneficjenta. Wówczas okres trwałości projektu będziemy liczyć od daty zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.
W jaki sposób instytucje kontrolują zachowanie trwałości projektu?
Instytucje udzielające wsparcia przedsiębiorcom mogą monitorować trwałość projektu. Jak to wygląda w praktyce? Rok po zakończeniu realizacji projektu, na wezwanie instytucji, beneficjent przedkłada oświadczenie (odbywa się to elektronicznie za pośrednictwem systemu do składania wniosków) o utrzymaniu efektów projektu. Powtarzane jest to również w kolejnych latach. Ponadto należy również pamiętać o kontrolach, które mogą odbywać się u beneficjenta po zakończeniu realizacji projektu. Dotyczą one m.in.: archiwizacji dokumentacji projektowej, obowiązków informacyjno-promocyjnych projektu, weryfikacji oryginałów dokumentów oraz utrzymania i realizacji wskaźników projektowych. Można więc powiedzieć, że monitorowanie i kontrola projektu to narzędzia służące do badania, czy nie doszło do złamania zasady trwałości projektu.
Czy zasada trwałości dotyczy wszystkich projektów?
Na szczęście obowiązki związane z zasadą trwałości nie dotyczą wszystkich przedsiębiorców realizujących projekty dofinansowane z Funduszy Europejskich. Na pewno będą mieli z nią styczność beneficjenci realizujący projekty dofinansowane z: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności i Funduszu Sprawiedliwej Transformacji, obejmujące inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne. Tutaj znów wracamy do Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w perspektywie finansowej 2021–2027, zgodnie z którymi infrastruktura to wartość materialna będąca przedmiotem własności o charakterze trwałym spełniająca następujące warunki:
- ma charakter nieruchomy, tzn. jest na stałe przytwierdzona do podłoża lub do nieruchomości;
- ma nieograniczoną żywotność przy normalnym użytkowaniu obejmującym standardową dbałość i konserwację;
- zachowuje swój oryginalny kształt i wygląd w trakcie użytkowania.
Inwestycją produkcyjną jest inwestycja w środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne przedsiębiorstwa korzystającego ze wsparcia, które to aktywa mają służyć wytwarzaniu towarów lub usług, przyczyniając się w ten sposób do akumulacji brutto lub zatrudnienia. W przypadku projektów miękkich (finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus) zachowanie trwałości projektu dotyczy wyłącznie wydatków ponoszonych jako cross-financing. W przypadku wszystkich projektów o charakterze nieinfrastrukturalnym zasada trwałości projektów nie ma zastosowania (mowa tu o projektach doradczych, szkoleniowych, wyjazdach na targi i misje itp.).
Należy również wspomnieć o projektach badawczo-rozwojowych. W tym przypadku sytuacja jest nieco bardziej złożona i zależy od tego, jakie wydatki były ponoszone w ramach projektu. Jeżeli w ramach projektu rozliczano zakup lub wytworzenie środków trwałych, to oczywiście przedsiębiorcę obowiązuje 3- lub 5-letni okres trwałości. Jeżeli natomiast korzystano ze środków trwałych własnych (kwalifikowano odpisy amortyzacyjne) lub obcych (kwalifikowano koszty wynajmu, dzierżawy, leasingu), to możliwa jest ich sprzedaż przed upływem okresu trwałości (obowiązuje jednak beneficjenta zobowiązanie związane z utrzymaniem prowadzonej działalności gospodarczej oraz osiągnięciem wskaźników rezultatu).
Zasada trwałości projektów unijnych - kiedy następuje naruszenie?
Przesłanki naruszenie zasady trwałości projektów zostały bardzo jasno określone w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Zgodnie z zapisami podrozdziału 2.6 naruszenie zasady trwałości projektu następuje w sytuacji wystąpienia w okresie trwałości projektu co najmniej jednej z poniższych przesłanek:
- zaprzestano lub przeniesiono działalność produkcyjną poza region na poziomie NUTS 2, w którym dany projekt otrzymał wsparcie;
- nastąpiła zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść;
- nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów,
Należy jeszcze wspomnieć o dwóch szczególnych przypadkach naruszenia zasady trwałości projektu, które mają miejsce, gdy: - upadłość przedsiębiorstwa nastąpiła w wyniku oszustwa, które zostało potwierdzone prawomocnym wyrokiem;
- przedsiębiorca zaprzestał prowadzenia działalności produkcyjnej, ale nie ogłosił upadłości.
Jeżeli chodzi o projekty grantowe, to właściwa instytucja będąca stroną umowy o powierzenie grantu określa obowiązki grantobiorcy w zakresie zachowania trwałości projektu.
Jakie są konsekwencje naruszenia zasady trwałości?
Trzeba wyraźnie podkreślić, że utrzymanie trwałości projektu jest tak samo ważne jak rzetelna i zgodna z umową jego realizacja. Konsekwencje naruszenia zasady trwałości projektu mogą być dla przedsiębiorcy bardzo kosztowne i są uzależnione od rodzaju przewinienia. Jeżeli instytucja udzielająca wsparcia z Funduszy Europejskich stwierdzi niezachowanie trwałości projektu, beneficjent jest zobowiązany do zwrotu kwoty dofinansowania (wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych) proporcjonalnie do okresu, w którym trwałość projektu nie została zachowana. Zwrot następuje wówczas w trybie określonym w art. 207 Ustawy o finansach publicznych. Przedsiębiorca będzie musiał zwrócić całość dofinansowania, jeżeli doszło do istotnego naruszenia zasady trwałości, a mianowicie:
- nie rozpoczęto produkcji, która miała być efektem projektu;
- nie wdrożono wyników badań, które były efektem projektu.
Do mniejszych naruszeń możemy zaliczyć sprzedaż środka trwałego, które został zakupiony z dotacji przed upływem okresu trwałości (wówczas do zwrotu będzie część dofinansowania).
W jaki sposób dokonać wymiany sprzętu zakupionego w ramach dotacji, aby nie naruszyć zasady trwałości projektu?
Na zakończenie warto pochylić się nad przypadkiem wymiany sprzętu zakupionego z dotacji w trakcie trwania okresu trwałości projektu. Co powinien zrobić przedsiębiorca, którego sprzęt się zepsuł, a jest on zobowiązany do zapewnienia funkcjonowania projektu przez cały okres trwałości?
- Wymiana sprzętu musi być uzasadniona koniecznością zapewnienia funkcjonowania projektu;
- Beneficjent powinien poinformować instytucję, z którą podpisał umowę o dofinansowanie projektu, o konieczności wymiany sprzętu, przedstawić uzasadnienie (np. sprzęt stał się przestarzały, zepsuł się i nie można go naprawić, został skradziony) i uzyskać zgodę instytucji;
- Powinien zostać zachowany odpowiedni ślad audytowy – tak, aby w razie kontroli można było stwierdzić, kiedy i dlaczego doszło do wymiany sprzętu, co stało się ze starym sprzętem oraz z jakich środków został pozyskany nowy sprzęt;
- Beneficjent, dokonując zakupu nowego sprzętu, nie może sfinansować go, nawet w części, z wykorzystaniem środków UE, gdyż oznaczałoby to naruszenie zasady zakazującej podwójnego finansowania wydatków.
Trwałość projektu oznacza utrzymanie inwestycji przez okres 5 albo 3 lat od daty rozliczenia projektu. W wyznaczonym okresie przedsiębiorca nie może dokonać istotnych zmian w projekcie ani zaprzestać działalności. Każda zmiana w projekcie, która ma wpływ na zachowanie zasady trwałości projektu, powinna być zgłaszana do instytucji udzielającej wsparcia. Konsekwencje złamania przez przedsiębiorcę opisanych powyżej zasad mogą doprowadzić do zwrotu całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.
