Realizacja projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich wiąże się z licznymi obowiązkami. Beneficjenci w pierwszej kolejności pamiętają o wydatkowaniu środków i rozliczeniu dotacji zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem. Nie można jednak zapominać o działaniach informacyjnych i promocyjnych, które są elementem realizacji projektów dofinansowanych ze środków europejskich i podlegają kontroli. Obowiązek informowania opinii publicznej, uczestników projektu oraz odbiorców ostatecznych o uzyskanym dofinansowaniu wynika z umowy, a zaniedbania w tej materii mogą doprowadzić do zmniejszenia dofinansowania. Wyjaśnimy, jak skutecznie i efektywnie spełniać obowiązek promocji projektu unijnego.
Obowiązek promocji projektu unijnego
Obowiązek promocji projektu unijnego powstaje z chwilą podpisania umowy o dofinansowanie i trwa do końca jego realizacji lub do końca okresu trwałości projektu. Może się więc wydawać, że na etapie sporządzania dokumentacji aplikacyjnej nie trzeba sobie zawracać tym głowy. Nic bardziej mylnego. Gdy piszesz wniosek o dofinansowanie, musisz dobrze przygotować tytuł projektu i jego opis. Wspomniane elementy muszą oddawać sens przedsięwzięcia, być jasne i zrozumiałe dla wszystkich, gdyż w przestrzeni publicznej (na plakatach, tablicach, stronach internetowych czy w mediach społecznościowych) będą figurowały jako wizytówka projektu. Zaleca się używanie prostego języka pozbawionego terminologii technicznej, który będzie zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców. Jeżeli realizacja projektu rozpoczęła się przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, nie ma obowiązku uzupełniania odpowiednimi znakami i informacjami dokumentacji, która powstała wcześniej. W niektórych konkursach instytucja zarządzająca może wymagać, aby już we wniosku o dofinansowanie przedstawić propozycję działań informacyjno-promocyjnych w projekcie, które podlegają ocenie. Mimo iż formalnie obowiązek powstaje po podpisaniu umowy, już na etapie sporządzania wniosku trzeba przemyśleć zarówno same działania informacyjno-promocyjne, jak i tytuł oraz opis projektu, które będą widoczne w przestrzeni publicznej. Co w sytuacji, gdy osoba fizyczna jest uczestnikiem projektu unijnego i korzysta ze studiów podyplomowych, szkoleń, staży lub doradztwa zawodowego? Należy wyraźnie podkreślić, że obowiązki promocji nie dotyczą osób i podmiotów, którzy jako uczestnicy skorzystali z rożnych form wsparcia za pośrednictwem projektów unijnych.
Jakie obowiązki informacyjne i promocyjne ciążą na beneficjencie?
Podmiot, który uzyskał dofinansowanie na realizację projektu, musi o tym fakcie poinformować zarówno opinię publiczną, jak i uczestników projektu. Aby sprostać temu zadaniu, trzeba pamiętać o:
- umieszczeniu znaków Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej na:
- ulotkach, broszurach, publikacjach, notatkach prasowych, materiałach promocyjnych, konferencjach i spotkaniach,
- dokumentach związanych z realizacją projektu, które podawane są do publicznej wiadomości, np. dokumentacji przetargowej, wzorach umów itp.,
- dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczeniach, certyfikatach, zaproszeniach, listach obecności, prezentacjach,
- produktach, sprzęcie, pojazdach i aparaturze zakupionych w projekcie poprzez zamieszczenie na nich trwałych naklejek,
- oznaczeniu miejsca realizacji projektu przez umieszczenie tablicy informacyjnej lub plakatu,
- umieszczeniu opisu projektu na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych,
- zorganizowaniu wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego (np. konferencji prasowej, wydarzenia promującego projekt) w przypadku gdy projekt ma znaczenie strategiczne lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln euro;
- informowaniu instytucji, która przyznała dofinansowanie, o ważnych etapach w projekcie i planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu, jeżeli całkowity koszt projektu przekracza 5 mln euro,
- dokumentowaniu działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych w projekcie, aby w razie kontroli mieć dowód, że zostały one wypełnione.
Powyższe obowiązki odpowiadają wielkości projektu i uwzględniają jego cel i rodzaj oraz potrzeby informacyjne. W przypadku gdy beneficjent nie wywiązuje się z podstawowych obowiązków informacyjnych i promocyjnych, instytucja, która udzieliła wsparcia, nakłada działania zaradcze. Jeżeli nie są one realizowane, dochodzi do zmniejszenia dofinansowania projektu, które może wynieść do 3% wartości projektu (zgodnie z zapisami umowy).
Tablica informacyjna – jak wygląda i kiedy należy ją stosować?
Obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od dwóch czynników: rodzaju projektu i jego całkowitych kosztów. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia tablicy informacyjnej, jeżeli jego projekt obejmuje inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz:
- jest wspierany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności i jego całkowity koszt przekracza 500 tys. euro lub
- jest wspierany z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus lub Funduszu na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i jego całkowity koszt przekracza 100 tys. euro.
Wzór tablicy informacyjnej znajduje się na Portalu Funduszy Europejskich oraz na stronach internetowych programów i nie może być modyfikowany i zmieniany. Beneficjent jest zobowiązany jedynie do uzupełnienia treści we wskazanych polach. Tablica zawiera znak Funduszy Europejskich, znak Unii Europejskiej i logo województwa, jeżeli projekt jest dofinansowany przez program regionalny, nazwę beneficjenta, tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków) oraz odesłanie do strony www.mapadotacji.gov.pl. Od razu nasuwa się pytanie, czy rozmiar tablicy ma znaczenie. Znaki i informacje umieszczone na tablicy muszą być dobrze widoczne i czytelne dla odbiorców, dlatego projekty tablicy zostały przygotowane w trzech wymiarach: 80/40 cm, 120/60 cm oraz 240/120 cm. Przy wyborze odpowiedniego rozmiaru po raz kolejny musimy odnieść się do zakresu danego projektu lub jego rodzaju. Tablicę o wymiarach 240/120 stosujemy, jeżeli w projekcie są realizowane zadania w zakresie: infrastruktury drogowej, kolejowej, morskiej, wodnej śródlądowej, lotniczej, telekomunikacyjnej, teleinformatycznej, cyfrowej, przesyłowej, komunalnej oraz prace budowlane. Gdy projekt obejmuje tylko zakup sprzętu, należy umieścić tablicę informacyjną o wymiarach 80/40 cm. Szczególnym przypadkiem jest wybór tablicy o wymiarach 120/60 cm. Beneficjent powinien z niej skorzystać w sytuacji, gdy umieszczenie tablicy o wymiarach 240/120 cm według opinii organu zarządzającego daną infrastrukturą (miejscem, gdzie umieszczasz tablicę) nie jest możliwe ze względów technicznych lub bezpieczeństwa i wyraziła na takie rozwiązanie zgodę instytucja przyznająca dofinansowanie.
Gdzie i kiedy umieścić tablicę informacyjną?
Tablicę informacyjną należy umieścić niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu. Powinna być ona wyeksponowana zarówno w czasie realizacji projektu, jak i w okresie jego trwałości, dlatego też tablicę należy wykonać z trwałych materiałów odpornych na warunki atmosferyczne. Uszkodzoną lub nieczytelną tablicę beneficjent musi wymienić lub odnowić. Generalna zasada umieszczania tablicy informacyjnej brzmi: wybierz miejsce dobrze widoczne i ogólnie dostępne, tak aby jak największa liczba osób miała możliwość zapoznania się z jej treścią. W przypadku prac budowlanych i infrastrukturalnych powinno to być miejsce realizacji projektu. Jeżeli planujesz tylko zakup sprzętu, to tablica powinna znajdować się na budynku/przed siedzibą beneficjenta. Jeżeli chcemy promować inwestycję liniową (taką jak budowa drogi, kolei, ścieżek rowerowych), należy umieścić dwie tablice informacyjne, zarówno na początkowym, jak i końcowym odcinku.
Gdzie i kiedy umieścić plakat?
Jeśli chodzi o plakat, zasada jest bardzo prosta. W przypadku gdy nie masz obowiązku umieszczania tablicy, musisz umieścić co najmniej jeden plakat informacyjny o wymiarach minimum A3 (orientacja pozioma) lub podobnej wielkości. Plakat może być wydrukowany, wykonany z innego trwalszego tworzywa lub mieć formę elektronicznego wyświetlacza. Podobnie jak w przypadku tablicy, na beneficjencie ciąży obowiązek dbania o to, aby informacje umieszczone na plakacie były cały czas czytelne i widoczne. Występuje jedna zasadnicza różnica pomiędzy informacjami, które muszą być umieszczone na tablicy w porównaniu do plakatu. W drugim przypadku beneficjent dodatkowo informuje o wysokości dofinansowania projektu z Unii Europejskiej. Plakat należy umieścić nie później niż miesiąc od momentu uzyskania dofinansowania w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Obowiązkowe jest udostępnienie jednego, ale w sytuacji gdy działania przewidziane w projekcie realizowane są w kilku lokalizacjach, plakat należy umieścić w każdej z nich.
Gdzie i kiedy umieścić naklejki?
W ramach projektu dofinansowanego z Funduszy Europejskich bardzo często dochodzi do zakupu wyposażenia, sprzętu lub środków transportu, które powinny być oznaczane za pomocą naklejek. Poza zestawieniem znaków: Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej na naklejce znajduje się tekst „Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej”. Podobnie jak w przypadku tablic informacyjnych oraz plakatów, naklejki trzeba umieścić w dobrze widocznym miejscu przed rozpoczęciem użytkowania zakupionych sprzętów.
Jak informować o projekcie unijnym na stronie internetowej i w mediach społecznościowych?
Jeżeli beneficjent posiada oficjalną stronę internetową, jest zobligowany do zamieszczenia opisu projektu zawierającego:
- tytuł projektu,
- podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej,
- zadania przewidziane w projekcie,
- grupy docelowe objęte wsparciem,
- cele projektu,
- efekty i rezultaty, które mają być osiągnięte poprzez realizację projektu,
- wartość projektu,
- wysokość wkładu Funduszy Europejskich,
- hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.
Wymienione elementy to bezwzględne minimum, które musi znaleźć się na stronie internetowej, a także na profilu w mediach społecznościowych. Co w przypadku, gdy podmiot go nie posiada? Niestety wówczas jest zobowiązany do jego założenia. Dodatkowo wszystkie oznaczenia w obu przypadkach muszą występować w wariancie pełnokolorowym (wersja czarno-biała jest niedopuszczalna). Zarówno profil w mediach społecznościowych, jak i strona internetowa muszą być utrzymane do końca realizacji projektu.
Realizacja projektu unijnego wiąże się z postrzeganiem Funduszy Europejskich i pozytywnych efektów, jakie ze sobą niosą. Dlatego tak ważne jest, aby działania promocyjne były realizowane w sposób właściwy. W przypadku gdy beneficjent nie wywiązuje się z obowiązków informacyjnych, instytucja udzielająca wsparcia może nałożyć na niego działania zaradcze. Jeśli to nie przyniesie efektów, dochodzi do zmniejszenia dofinansowania projektu, maksymalnie do 3% kwoty dofinansowania. Warto więc pamiętać o obowiązkach informacyjnych. Wszystkie znaki Funduszy Europejskich, wzory tablic, plakatów, naklejek i innych materiałów informacyjno-promocyjnych są do pobrania z Portalu Funduszy Europejskich: www.funduszeeuropejskie.gov.pl.
