Umowa o dofinansowanie projektu określa datę rozpoczęcia oraz zakończenia realizacji projektu. W przypadku zakończenia realizacji projektu możemy wyróżnić zarówno datę finansowego, jak i rzeczowego zakończenia projektu. Poniesienie wszystkich wydatków i uzyskanie dokumentów potwierdzających, że kwalifikują się one do wsparcia w ramach programu, oznacza zrealizowanie projektu w zakresie finansowym. Umowa o dofinansowanie określa wówczas, w jakim terminie beneficjent powinien złożyć wniosek o płatność końcową. Sprawdź, jakie obowiązki dla realizującego niesie zakończenie realizacji projektu!
Kiedy ma miejsce zakończenie realizacji projektu?
Rzeczowe zakończenie realizacji projektu następuje natomiast wraz z wykonaniem wszystkich etapów projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym. Przez zakończenie rzeczowe realizacji projektu należy rozumieć datę:
- udokumentowania wykonania robót, dostaw lub usług protokołami odbioru lub
- udokumentowania wykonania robót, dostaw lub usług fakturami o równoważnej wartości dowodowej, lub
- podpisania przez beneficjenta ostatniego protokołu odbioru, świadectwa wykonania lub dokumentu równoważnego w ramach projektu potwierdzającego wykonanie prac / odbiór towaru.
Dlaczego określenie daty zakończenia realizacji projektu jest tak istotne w kontekście projektów unijnych? Ponieważ koniec realizacji projektu staje się jednocześnie początkiem obowiązków, które beneficjent musi spełnić, aby nie doszło do zwrotu dofinansowania, które już otrzymał. Lista rzeczy, o których należy pamiętać, jest obszerna. Warto się z nimi zapoznać, aby szczęście z pozyskania dotacji nie trwało zbyt krótko, a konsekwencje popełnienia zaniedbań nie były zbyt bolesne.
Trwałość projektu
Inwestycje realizowane w ramach funduszy unijnych powinny przyczyniać się do trwałego i zrównoważonego rozwoju. Bardzo istotne jest, aby ich efekty były widoczne w długim czasie. Gwarantem tego ma być ciążący na beneficjencie obowiązek zachowania trwałości projektu. W wyznaczonym okresie nie można więc w nim dokonać zasadniczych zmian lub zaprzestać działalności. Standardowo okres ten wynosi 5 lat, a w przypadku mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw skrócony jest do 3 lat. Za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy uznać datę ostatniego obciążenia rachunku płatniczego instytucji dokonującej płatności na rzecz beneficjenta lub datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową. Oznacza to, że podmiot realizujący projekt deklaruje we wniosku o dofinansowanie osiągnięcie pewnych efektów oraz utrzymanie ich w terminie 5 lub 3 lat po zakończeniu realizacji projektu. Dotyczy to m.in. zakupionych środków trwałych, wybudowanych, wyremontowanych lub dostosowanych budynków, a także utworzonych miejsc pracy. Biorąc pod uwagę powyższe, instytucja udzielająca wsparcia w ramach danego programu może dokonywać kontroli trwałości projektu zgodnie z ustaloną wewnętrzną procedurą. Weryfikacji podlega m.in.:
- czy na moment prowadzenia kontroli w ramach projektu została zachowana trwałość jego rezultatów;
- czy beneficjent wywiązał się ze zobowiązań dotyczących archiwizacji dokumentacji oraz
- czy zapewniono dostępność trwałych produktów projektu dla osób z niepełnosprawnością.
Co się dzieje w sytuacji naruszenia zasady trwałości projektu przez beneficjenta? Przepisy krajowe nie regulują szczegółowo tej kwestii. Dlatego w tym miejscu należy odnieść się do rozporządzeń unijnych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006).
Zgodnie z art. 71 ww. rozporządzenia ogólnego w przypadku operacji obejmującej inwestycję w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, dokonuje się zwrotu wkładu z EFSI, jeżeli w okresie 5 lat od płatności końcowej na rzecz beneficjenta lub w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy państwa (3 lata w przypadku mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw) tam, gdzie ma to zastosowanie, zajdzie którakolwiek z poniższych okoliczności:
- zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty programem;
- zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści;
- istotna zmiana wpływająca na charakter operacji, jej cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jej pierwotnych celów.
Kwoty nienależnie wypłacone w odniesieniu do takiej operacji są odzyskiwane przez państwo członkowskie w wysokości proporcjonalnej do okresu, w którym nie spełniono wymogów.
Przykład 1.
Wartość środka trwałego zakupionego w ramach dotacji wynosi 500 000 zł. Doszło do złamania zasady trwałości, gdyż przedsiębiorca zamknął działalność gospodarczą i zbył zakupioną w ramach dotacji maszynę 1,5 roku po zakończeniu realizacji projektu (jako mikroprzedsiębiorca miał obowiązek prowadzić działalność jeszcze kolejne 1,5 roku – łącznie 3 lata). Oznacza to, że 50% terminu nie zostało zachowane. Przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu 250 000 zł (500 000 zł × 50%) powiększonych o wartość należnych odsetek.
Przedstawiony przypadek nie powinien budzić żadnych kontrowersji. Obowiązek zachowania trwałości projektu był znany beneficjentowi w momencie podpisywania umowy. Co w sytuacji, gdy niezbędna jest wymiana sprzętu zakupionego w ramach dotacji w okresie trwałości? W ściśle określonych warunkach jest to możliwe, ale muszą być spełnione wszystkie poniższe warunki:
- wymiana sprzętu musi być uzasadniona koniecznością funkcjonowania projektu;
- beneficjent powinien powiadomić instytucję o konieczności wymiany sprzętu oraz przedstawić rzetelne uzasadnienie (np. sprzęt uległ zniszczeniu i nie można go naprawić, został skradziony), a instytucja musi wyrazić na to zgodę;
- powinien pozostać ślad audytowy, aby w przypadku kontroli można stwierdzić, kiedy doszło do wymiany, co się stało ze starym sprzętem i z jakich środków pozyskano nowy sprzęt;
- beneficjent nie może również zakupić sprzętu z wykorzystaniem środków unijnych, gdyż doszłoby do podwójnego finansowania tego samego wydatku.
Kolejnym przypadkiem odstąpienia od wymogu zachowania trwałości projektu jest wystąpienie siły wyższej. Oznacza to wystąpienie zdarzenia zewnętrznego, które było niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia były następstwa tego zjawiska przy zastosowaniu normalnych środków ostrożności oraz dostępnych możliwości technicznych. Należy pamiętać, że wszystkie z wymienionych okoliczności powinny wystąpić łącznie. W ciągu ostatnich 2 lat za działanie siły wyższej bardzo często uznawano pandemię COVID-19. Poszczególni przedsiębiorcy, a niekiedy całe branże (np. turystyczna, gastronomiczna, organizacja wydarzeń sportowych) musiały zaprzestać działalność gospodarczą na pewien okres i bardzo często występowały do instytucji udzielającej wsparcia o zwolnienie z obowiązku trwałości projektu. Każdy przypadek rozpatrywany był indywidualnie i konieczne było ustalenie, czy beneficjent dołożył należytej staranności, aby wykonać postanowienia umowy, a siła wyższa była faktycznie jedyną przyczyną niewywiązania się ze zobowiązań. Warto zwrócić uwagę, że wydłużenie okresu trwałości projektu unijnego nie jest możliwe. Zarówno przepisy krajowe, jak i unijne nie przewidują takiej możliwości, co oznacza, że bieg okresu trwałości, który się rozpoczął, nie może być zmieniony. Jeżeli instytucja uznała uzasadnienie beneficjenta, który powoływał się na pandemię COVID-19 jako działanie siły wyższej, wówczas był zwolniony z odpowiedzialności za nieutrzymanie trwałości projektu.
Sprawozdawczość
Beneficjent jest zobowiązany do informowania instytucji zarządzającej programem operacyjnym o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na nieutrzymanie trwałości projektu, w szczególności jego celu i wskaźników. Obowiązek sporządzania sprawozdań lub oświadczeń uzależniony jest od specyfiki konkretnego działania/programu czy konkursu. Weryfikacja trwałości projektu odbywa się za pośrednictwem modułu korespondencji w SL2014 z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podobnie jak składanie wniosków o płatność. Monitoring projektu w okresie trwałości może dotyczyć w szczególności:
- generowania dochodu w projekcie;
- zgodności projektu z politykami horyzontalnymi (zrównoważonego rozwoju, równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz równości szans kobiet i mężczyzn);
- archiwizacji dokumentacji projektu;
- promocji projektu;
- kwalifikowalności podatku VAT.
W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu na beneficjencie ciąży również obowiązek monitorowania uczestników projektu i udzielonego im wsparcia. Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający ze wsparcia projektowego, którego można zidentyfikować i uzyskać dane potwierdzające realizację wskaźników produktu lub rezultatu. Powyższe dane (płeć, wiek, status na rynku pracy, wykształcenie, sytuacja gospodarstwa domowego) są zbierane w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Wszyscy uczestnicy powinni być natomiast poinformowani o obowiązku przekazania danych potrzebnych do wyliczenia wskaźników rezultatu do 4 tygodni od zakończenia w nim udziału oraz możliwości przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym. Dane uczestników wszystkich projektów są rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014. System zapewnia możliwość monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem.
Archiwizacja dokumentacji projektowej
Beneficjenci realizujący projekty dofinansowane z funduszy europejskich są zobowiązani do przechowywania przez okres 5 lat (3 lat dla podmiotów z sektora MŚP) dokumentacji związanej z projektem. Obowiązek ten dotyczy: wniosku o dotację wraz z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz budżetem, wniosków o zaliczki i ich rozliczenia, poleceń przelewów, wyciągów bankowych, protokołów zdawczo-odbiorczych, dokumentów kasowych, rachunków, listy płac, poleceń wyjazdów służbowych, dokumentacji osobowej pracowników, programów zajęć, szkoleń, konferencji itp. Dokumentacja powinna być przechowywana w wersji oryginalnej albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem w specjalnie opisanych teczkach lub segregatorach. Wspomniane dokumenty powinny być oznakowane paskiem logotypów zawierającym: logo Funduszy Europejskich wraz z nazwą programu, flagą Unii Europejskiej wraz z nazwą funduszu, który dofinansował projekt oraz logo instytucji lub firmy będącej beneficjentem. Na dokumentach powinny również znaleźć się: numer umowy i data jej zawarcia, opis wkładu UE w realizację przedsięwzięcia, informacja o wkładzie z budżetu państwa lub budżetu samorządu województwa i podpis osoby upoważnionej do akceptacji i potwierdzenia prowadzonych działań. Beneficjent musi zapewnić swobodny dostęp do dokumentacji projektowej w związku z przeprowadzeniem audytu przez upoważnione do tego instytucje.
Tablica pamiątkowa
Po zakończeniu realizacji projektu (nie później niż 3 miesiące po tym fakcie) beneficjent zobowiązany jest do umieszczenia tablicy pamiątkowej, która informuje o realizacji projektu dofinansowanego z funduszy europejskich. Wyróżniamy tablice pamiątkowe dużego rozmiaru (co najmniej 80 cm × 120 cm) informujące o inwestycjach infrastrukturalnych lub budowlanych oraz mniejsze tabliczki pamiątkowe (co najmniej format A4), które mogą posłużyć dla oznaczenia realizacji projektów, np. wewnątrz pomieszczeń lub w pobliżu obiektów zabytkowych. Tablice pamiątkowe powinny być wyeksponowane minimum przez okres trwałości projektu, a beneficjent jest zobowiązany do dbania o ich stan techniczny oraz o to, aby informacje były cały czas wyraźne. Szczegółowe zasady dotyczące promocji i oznakowania projektów unijnych znajdują się na stronie: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja
Zakończenie realizacji projektu nie jest równoznaczne z końcem obowiązywania umowy o dofinansowanie projektu. W tym momencie dla beneficjenta kończy się finansowa i rzeczowa realizacja projektu, a rozpoczyna okres trwałości projektu, sprawozdawczości wskaźników, monitorowania uczestników projektu oraz archiwizacji dokumentacji oraz promocji i oznakowania projektów.
