Kontrola projektu unijnego ma na celu sprawdzenie w określonym zakresie, czy realizacja przedsięwzięcia przebiega zgodnie z zapisami umowy oraz wniosków o płatność, które stanowią podstawę udzielenia dotacji. Może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, tuż po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie albo w okresie trwałości projektu. Co może podlegać kontroli? Jakie są uprawnienia kontrolujących? Jak dobrze przygotować się do kontroli oraz jakie rodzaje kontroli czekają na przedsiębiorców w związku z realizacją projektu unijnego? Wszystko to zostanie przybliżone w niniejszym w artykule.
Kontrola projektu unijnego w miejscu realizacji projektu lub siedzibie przedsiębiorcy
Zadaniem kontroli jest sprawdzenie, czy informacje przedstawione we wniosku o płatność lub innych dokumentach wspomagających mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Co do zasady kontrola ta ma charakter planowy, a o jej terminie przedsiębiorca zostaje poinformowany pisemnie z kilkudniowym wyprzedzeniem. Istnieje jednak kilka przesłanek, których wystąpienie powoduje, że kontrola w miejscu realizacji projektu będzie miała charakter doraźny. Przede wszystkim mowa tu o opóźnieniach w harmonogramie, które zagrażają realizacji projektu, braku rzeczowej realizacji projektu, zawiadomieniu od innej instytucji lub wystąpieniu uzasadnionego podejrzenia o wystąpieniu nieprawidłowości. Żeby czynności sprawdzające przebiegały sprawnie, a przedsiębiorca mógł się do niej przygotować, w piśmie o terminie kontroli zostanie przedstawiony jej szczegółowy zakres. Jeżeli u beneficjenta obowiązują regulamin wynagradzania, polityka bezpieczeństwa, polityka rachunkowości, regulamin archiwizacji, regulamin pracy czy instrukcja obiegu dokumentów księgowych, powinny być one przygotowane na czas kontroli. Czy każdy beneficjent może spodziewać się kontroli w miejscu realizacji projektu? Kontrole wybierane są losowo, zgodnie z rocznym planem kontroli zatwierdzonym przez instytucję zarządzającą, więc przy odrobinie szczęścia możemy uniknąć wizyty kontrolerów w naszej firmie.
Przykład 1.
Kontrola w miejscu realizacji projektu może trwać 2 dni. Pierwszego dnia kontrolujący będą chcieli zapoznać się z oryginałami wszystkich dokumentów, które zostały dołączone do wniosku o płatność. W przypadku dokumentów księgowo-finansowych możemy być proszeni o umowy, faktury, rachunki, dowody, że towar lub usługa zostały dostarczone, wydruki z kont księgowych, listy płac, umowy o pracę, dokumenty PIT i ZUS, dokumenty potwierdzające przelewy bankowe. Jeżeli mamy do czynienia z projektem inwestycyjnym, dochodzą jeszcze dziennik budowy, kosztorysy, wszelkie pozwolenia, procedury wyłonienia wykonawców. Drugiego dnia kontroluje się inwestycję w terenie m.in. poprzez oględziny parku maszynowego, budowę hali produkcyjnej czy termomodernizację obiektu. Na tym etapie sprawdza się też obowiązki promocyjne projektu, a więc oznakowanie inwestycji specjalnymi tablicami informacyjnymi o dofinansowaniu projektu ze środków unijnych.
Wizyta monitoringowa
Szczególny jest rodzaj kontroli w miejscu realizacji projektu, której celem jest potwierdzenie działań merytorycznych na podstawie udostępnionego przez beneficjenta harmonogramu udzielania wsparcia. Wizyty monitoringowe prowadzone są bez zapowiedzi i dotyczą przede wszystkim szkoleń, staży i konferencji dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Przykład 2.
Kontrolujący sprawdza, czy szkolenie odbywa się w miejscu realizacji projektu, które jest właściwie oznakowane (plakat informacyjny), stan rzeczywisty uczestników pokrywa się z listą obecności, na szkoleniu realizowany jest program, który podlegał zatwierdzeniu, rekrutacja przebiegała zgodnie z regulaminem, a uczestnicy szkolenia mają zapewnione wyżywienie i zwrot kosztów dojazdu.
Weryfikacja wniosku o płatność
W trakcie weryfikacji wydatków kontrolujący sprawdzają, czy dana operacja realizowana jest zgodnie z zakresem merytorycznym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem oraz budżetem projektu. Jest to kontrola dokumentów, która ma potwierdzić postęp poszczególnych etapów projektu oraz adekwatność poniesionych wydatków w odniesieniu do postępu rzeczowego. Odbywa się ona za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na podstawie elektronicznej wersji dokumentów. Kontrolujący korzystają wówczas z listy sprawdzającej do wniosku o płatność.
Przykład 3.
Kontrolujący w trakcie czynności sprawdza, czy wniosek o płatność jest poprawny od strony rachunkowej, a ujęte w nim płatności przedstawione do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowanymi w ramach danego programu, czy dołączono szczegółową informację na temat stanu realizacji poszczególnych zadań, czy dane uczestników objętych wsparciem zostały wypełnione poprawnie, oraz czy realizowane jest wsparcie merytoryczne przewidziane w projekcie.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu
Ten rodzaj kontroli prowadzony jest obligatoryjne po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, a przed wypłaceniem środków na rzecz beneficjenta składającego ten wniosek lub potwierdzeniem prawidłowości wydatkowania środków w ramach projektu. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na potwierdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach o płatność, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
Kontrola trwałości projektu
Co do zasady podczas kontroli trwałości projektu sprawdzeniu podlega to, czy beneficjent wypełnia zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowaniu, które pozostają aktualne po zakończeniu realizacji projektu. Okres trwałości dla małych i średnich przedsiębiorców wynosi 3 lata w pozostałych przypadkach 5 lat.
Przykład 4.
Mała firma produkcyjna uzyskała dotacje na zakup maszyny. Data ostatniej płatności to 31 grudnia 2022 roku. Przedsiębiorca musi zachować trwałość projektu do 31 grudnia 2025 roku. Do tego czasu nie może zbyć tej maszyny i powinna być ona użytkowana w firmie. Kontrola trwałości projektu ma potwierdzić przedstawiony stan faktyczny.
Kontrola krzyżowa
Ten rodzaj kontroli występuje tylko w jednym przypadku – gdy beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt współfinansowany ze środków unijnych. Przedsiębiorca nie uczestniczy w czynnościach kontrolnych, gdyż prowadzone są one na podstawie danych zgromadzonych w systemach teleinformatycznych.
Przykład 5.
W wyniku kontroli krzyżowej doszło do uzasadnionego podejrzenia finansowania tego samego wydatku z dwóch różnych źródeł. Podejrzenie podwójnego finansowania powoduje, że przedsiębiorca zostanie poproszony o złożenie odpowiednich dokumentów do weryfikacji, które rozwieją wszelkie wątpliwości albo dojdzie do kontroli na miejscu realizacji projektu.
Uprawnienia kontrolerów
Każdy kontrolujący działa na podstawie upoważnienia wydanego przez instytucję zarządzającą. Co do zasady kontrole przeprowadzane są w składach dwuosobowych, a kontrolujący powinien wyłączyć się z kontroli podmiotu, co do którego zachodzi obawa o stronniczość. Katalog uprawnień kontrolerów jest bardzo szeroki. Przede wszystkim kontrolujący powinien mieć zapewniony swobodny dostęp do wszystkich dokumentów finansowo-księgowych potwierdzających realizację projektu. Korzysta on z uprawnień do przetwarzania danych osobowych zarówno beneficjenta, jak i uczestników projektu. W trakcie czynności kontrolnych przeprowadza wywiady z pracownikami jednostki kontrolowanej lub uczestnikami projektu. Gdy do sprawdzenia stanu faktycznego niezbędne jest posiłkowanie się wiedzą ekspercką z danej branży, kontrolujący może wnioskować również o to. Jeżeli jest taka możliwość, beneficjent powinien udostępnić oddzielne pomieszczenie lub tak zorganizować przestrzeń, aby ułatwić wykonywanie wszystkich czynności kontrolnych. Ponieważ wiele czynności realizowanych w ramach projektu potwierdzona jest dokumentacją w formie papierowej, zaleca się również zapewnienie swobodnego dostępu do kserokopiarek.
Informacja pokontrolna
Wszystkie kontrole, bez względu na jej charakter, miejsce prowadzenia czy zakres łączy informacja pokontrolna, która sporządzana jest w dwóch egzemplarzach. Jeżeli beneficjent nie wnosi żadnych uwag, podpisuje dokument. W przypadku gdy nie zgadza się z oceną stanu faktycznego ma 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń co do treści. W wyniku rozpatrzenia zastrzeżeń jednostka kontrolująca może stwierdzić: zasadność zastrzeżeń beneficjenta w całości lub części (informacja pokontrolna sporządzana jest powtórnie) lub odrzucić zastrzeżenia, przekazując pisemne stanowisko. Od ostatecznej informacji pokontrolnej nie przysługuje odwołanie.
W przypadku gdy podczas kontroli stwierdzono nieprawidłowości lub uchybienia, informacja pokontrolna będzie zawierała zalecenia pokontrolne. W szczególności będą to:
- rekomendacje zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości,
- informacje o skutkach niewdrożenia zaleceń,
- termin na przekazanie informacji o wdrożeniu zaleceń pokontrolnych.
Najczęściej popełniane błędy
Instytucja zarządzająca bardzo często na swojej stronie internetowej publikuje informacje na temat błędów i uchybień, które mają miejsce podczas kontroli projektów. Do najczęściej popełnianych przez beneficjentów błędów można zaliczyć: zbyt niski poziom realizacji wskaźników produktu/rezultatu, niekompletną dokumentację dotyczącą personelu projektu, brak właściwego oznakowania sprzętu i urządzeń zakupionych w ramach dotacji, nieprawidłowy opis dokumentów finansowo-księgowych, udział w projekcie uczestników niekwalifikowanych czy źle wyliczone stypendia i dodatki szkoleniowe.
Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu unijnego jest dużym sukcesem każdego przedsiębiorcy. Zanim przystąpimy do realizacji projektu, warto zapoznać się ze wszystkimi obowiązkami, które nakłada zarówno sama umowa, jak i dokumenty z nią związane: regulamin konkursu, wytyczne, instrukcja sporządzania wniosku o płatność czy zasady wyboru wykonawców w powiązaniu z odpowiednimi przepisami krajowymi. Nawet jeżeli na początek któryś z zapisów może wydawać się nic nieznaczącym szczegółem, w toku kontroli może okazać się, że wywoła lawinę niepotrzebnych problemów. Odpowiedni podział zadań w projekcie, bieżący monitoring postępów realizacji, zgłaszanie nawet najmniejszych zmian w projekcie do instytucji oraz rzetelne dokumentowanie wydatków pozwoli spokojnie przejść każdą kontrolę.
