Zasada konkurencyjności w projektach unijnych - kiedy należy ją stosować?

Otrzymanie dofinansowania z Funduszy Europejskich to dopiero połowa sukcesu. Prawidłowe realizowanie wydatków, ich rozliczenie w ściśle określonych terminach oraz zachowanie okresu trwałości projektu to nie lada wyzwanie dla większości beneficjentów środków unijnych. O czym musi pamiętać przedsiębiorca w trakcie realizacji projektu, aby spać spokojnie podczas kontroli? Przede wszystkim wydatkowanie środków wiąże się z prawidłowym przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawców. W większości przypadków przedsiębiorcy są zobowiązani do stosowania zasady konkurencyjności. Na czym polega wspomniana reguła? Jakie są wyjątki od jej stosowania? Co się zmieniło w porównaniu do poprzedniej perspektywy finansowej? Sprawdźmy, na czym polega zasada konkurencyjności w projektach unijnych!

Jakie są zasady wydatkowania środków pochodzących z Funduszy Europejskich? 

Beneficjenci projektów unijnych są zobowiązani do przestrzegania określonych zasad, procedur oraz warunków dotyczących wydatkowania środków. Do najważniejszych z nich należą:

• „zasada uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców” – zgodnie z którą należy zapobiegać eliminacji z udziału w postępowaniu określonej grupy wykonawców, a zarazem nie stawiać innych grup w pozycji uprzywilejowanej (stosowana na etapie przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia);
• „zasada przejrzystości i proporcjonalności” – ma na celu zagwarantować, że postępowanie o udzielenie zamówienia zawiera jasne reguły, określone środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania, a zamawiający podejmuje decyzje na podstawie ustalonych kryteriów, które zapewniają uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców.

Ponadto należy dodać, że wydatkowanie środków unijnych ma na celu realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu (m.in. poprzez tworzenie wysokiej jakości miejsc pracy oraz ochronę środowiska).

Jaka jest podstawa prawna stosowania zasady konkurencyjności?

Artykuł 5 ust. 1 pkt 2 Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.U. z 2022, poz. 1079) przyznał ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego uprawnienie do opracowania wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach programów. Na tej podstawie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej 18 listopada 2022 roku wydał „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027”, których podrozdział 3.2 dotyczy „Zasady konkurencyjności”. Obowiązują one od dnia ogłoszenia komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, które miało miejsce 25 listopada 2022 roku. Oznacza to, że wszystkie postępowania o zamówienia w ramach projektów, które zostały wszczęte po 25 listopada 2022 roku, powinny być przeprowadzone zgodnie ze wspomnianymi wytycznymi. Należy jednak dodać, że w sytuacji gdy beneficjent rozpoczął realizację projektu przed wskazaną datą (na podstawie wcześniejszych wytycznych), a nowa wersja wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla beneficjenta, wówczas instytucja będąca stroną umowy podejmuje decyzje, zgodnie z którymi wytycznymi należy realizować projekt.

Dlaczego stosowanie odpowiednich wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków jest tak istotne? Stwierdzenie nieprawidłowości w procedurze wyboru wykonawcy może wiązać się ze zwrotem części lub całości przyznanego dofinansowania.

Kto musi stosować zasadę konkurencyjności?

Stosowanie zasady konkurencyjności w projektach unijnych determinują dwie przesłanki: rodzaj beneficjenta oraz kwota zamówienia. W przypadku wydatków powyżej 50 000 zł netto – udzielanie zamówień musi się odbywać zgodnie z zasadą konkurencyjności, do której stosowania zobowiązani są beneficjenci:

1. niebędący podmiotem zobowiązanym do stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 poz. 1710);
2. będący podmiotem zobowiązanym do stosowania Prawa zamówień publicznych w przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto, a jednocześnie przekraczającej 50 000 zł netto (chyba że jednostka realizująca zamówienie zastosuje swój regulamin wewnętrzny).

Wynika z tego, że przedsiębiorcy realizujący zamówienia powyżej 50 000 zł będą zobligowani do stosowania zasady konkurencyjności. Co w przypadku zamówień poniżej wspomnianej kwoty? Dużym uproszczeniem w porównaniu do poprzedniej perspektywy finansowej jest brak konieczności przeprowadzania rozeznania rynku dla wydatków poniżej 50 000 zł. Nie dość, że nie trzeba potwierdzać, że dana usługa, dostawa czy robota zostały wykonane po cenie rynkowej, to na beneficjencie nie ciąży również obowiązek podpisywania umowy z wykonawcą. Wydatki powinny być natomiast ponoszone w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem jak najlepszych efektów z danych nakładów. Wcześniejsze wytyczne zobowiązywały beneficjenta do przeprowadzenia procedury rozeznania rynku dla wydatków mieszczących się w kwocie od 20 000 – 50 000 zł.

Beneficjenci obliczający szacunkową wartość zamówienia powinni jednak wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek:

• tożsamości przedmiotowej – dostawy, usługi, roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie;
• tożsamości czasowej – możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie;
• tożsamości podmiotowej – możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Czym jest baza konkurencyjności?

Baza konkurencyjności (obecna wersja: aplikacji BK 2021) jest narzędziem teleinformatycznym służącym do jak najpełniejszego realizowania zasady konkurencyjności. Beneficjenci środków unijnych muszą zawsze pamiętać o publikowaniu zapytań ofertowych w „bazie konkurencyjności”, czyli internetowej wyszukiwarce ogłoszeń, która dostępna jest na stronie: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. Od 1 stycznia 2018 roku do publikacji zapytań w bazie zobowiązane są również podmioty planujące pozyskanie dofinansowania na realizację projektów w ogłoszonych już konkursach, czyli wnioskodawcy. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie ma jeszcze podpisanej umowy o dofinansowanie, a dopiero stara się o wsparcie w konkretnym konkursie, musi pamiętać o przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności. Internetowa baza ofert pozwala w jednym miejscu zgromadzić zamówienia składane przez beneficjentów oraz wnioskodawców.

Jak wygląda postępowanie przeprowadzane zgodnie z zasadą konkurencyjności? 

Beneficjent podpisał umowę o dofinansowanie. Planuje pierwsze wydatki w ramach projektu. Wartość zamówienia przekracza kwotę 50 000 zł, więc zgodnie z wytycznymi zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności. Jak w skrócie wygląda przeprowadzenie takiego postępowania? Po pierwsze należy upublicznić zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności (www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl). Jakie elementy powinno ono zawierać? Przede wszystkim jednoznaczny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania ich oceny. Nie może zabraknąć również kryteriów oceny ofert z informacją o wagach punktowych, terminów składania ofert i realizacji umowy, a także informacji o zakazie powiązań osobowych i kapitałowych. Następnie w ramach procedury zasady konkurencyjności trzeba wybrać najkorzystniejszą ofertę i sporządzić protokół z postępowania o udzielenie zamówienia. Informacja o wynikach postępowania jest przekazywana w taki sam sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Umowa z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zawierana jest obowiązkowo w formie pisemnej.

Należy jednak pamiętać, że powyższe zasady dotyczą warunków udzielania zamówień w ramach Funduszy Europejskich i wskazują jedynie ścieżkę działania. Beneficjent powinien się jednak ponadto zapoznać z wymaganiami udzielania zamówień dla realizowanego przez siebie projektu określonymi dla danego działania lub konkursu.

Jakie zmiany w procedurach zakupowych wprowadziły nowe wytyczne?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wytyczne w zakresie procedur zakupowych nie zmieniły się aż tak bardzo po 25 listopada 2022 roku. Takie myślenie może okazać się jednak zgubne dla beneficjentów, którzy nie zapoznali się z dokumentem. O czym powinien pamiętać beneficjent? Do najważniejszy zmian zaliczamy:

• brak możliwości składania ofert drogą e-mailową – cała komunikacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia (publikacja zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między wykonawcą a zamawiającym, przekazywanie dokumentów) odbywa się pisemnie wyłącznie za pośrednictwem bazy konkurencyjności (wytyczne dotyczące kwalifikowalności dopuszczają wyjątek od tej reguły m.in. w przypadku, gdy charakter zamówienia wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK 2021 lub zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać za pośrednictwem bazy);
• określenie na nowo kwot determinujących działania beneficjenta – zasada konkurencyjności obowiązuje niezmiennie powyżej kwoty 50 000 zł, wszelkie zakupy poniżej tej kwoty można natomiast teraz realizować w trybie „z wolnej ręki” (wcześniejsze wytyczne obligowały beneficjenta, aby dla zamówień o wartości od 20 000 – 50 000 zł realizował procedurę rozeznania rynku, która miała zapewnić, że dana usługa lub robota budowlana zostały wykonane po cenie rynkowej);
• określenie minimalnych terminów składania ofert – w zamówieniach powyżej 50 000 zł, realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, wymaga się upublicznienia zapytania ofertowego przez:

• 7 dni – w przypadku dostaw i usług,
• 14 dni – w przypadku robót budowlanych,
• 30 dni – w przypadku dostaw i usług o wartości powyżej 750 000 euro (wcześniej ten próg obowiązywał w zamówieniach powyżej 215 000 euro),
• 30 dni – w przypadku robót budowlanych powyżej 5 382 000 euro;

• brak możliwości udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym – wcześniej udzielenie takiego zamówienia było możliwe w sytuacji, gdy Instytucja Pośrednicząca wyraziła na to zgodę (obecnie nie przewidziano żadnych wyjątków pozwalających na współpracę podmiotu powiązanego z zamawiającym).

Należy ocenić, że powyższe zmiany są ukłonem w stronę beneficjentów i odpowiadają na zgłaszane przez nich potrzeby w poprzedniej perspektywie finansowej.

Zasada konkurencyjności w projektach unijnych - kiedy należy ją stosować?

Zasadę konkurencyjności należy realizować za pośrednictwem platformy „Baza konkurencyjności”. Wyłączenia od przeprowadzania procedury wyłaniania wykonawców poza BK 2021 określają „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków 2021–2027 (Sekcja 3.2.1)”. Jednocześnie trzeba podkreślić, że baza konkurencyjności jest również narzędziem przystosowanym do przeprowadzania audytów i kontroli procedur zakupowych obowiązujących beneficjentów. Nieprawidłowe zrealizowanie wyboru ofert może skutkować nałożeniem korekty finansowej nawet do 100% wartości zamówienia. Przed rozpoczęciem realizacji projektu warto więc przypomnieć sobie procedurę wyłania wykonawców określoną w „Wytycznych”.