Podróże służbowe kierowców - jak je rozliczyć?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Praca zawodowego kierowcy wymaga nieustannych podróży. Wydaje się, że specyfika tego zatrudnienia nigdy nie będzie wiązała się z tzw. podróżami służbowymi oraz koniecznością zapłaty dodatku do wynagrodzenia z tego tytułu. Czy jednak na pewno podróże służbowe kierowców w transporcie są niemożliwe?

Czym jest podróż służbowa?

Podróż służbowa jest często określana mianem delegacji – polega na wykonywaniu obowiązków pracowniczych poza normalnym miejscem pracy określonym w umowie o pracę. Ustawodawca nie określa, jak często i gdzie mogą odbywać się podróże służbowe. Kwestia ta zależy wyłącznie od potrzeb pracodawcy.

Podróż służbowa zawsze wiąże się z prawem do dodatkowego wynagrodzenia dla delegowanego pracownika. Zgodnie bowiem z treścią art. 775 §1 i 2 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju jest ustalana w rozporządzeniu wydawanym przez ministra właściwego do spraw pracy. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Wyrok NSA z 29 kwietnia 2021 roku (sygn. akt II FSK 2241/20)

„Odbycie rutynowej, zagranicznej podróży służbowej w ramach zawartego stosunku pracy nie zmienia »miejsca wykonywania pracy«. Taka interpretacja wymienionego przepisu odpowiada ponadto zasadzie interpretowania przepisów umów o unikaniu podwójnego opodatkowania zgodnie ze zwykłym znaczeniem, jakie należy przypisywać użytym w nim wyrazom w ich kontekście, oraz w świetle jego przedmiotu i celu. W przeciwnym wypadku każde opuszczenie miejsca wykonywanej pracy przykładowo w ramach przysługującego urlopu powodowałoby brak opodatkowania dochodu z pracy najemnej u pracodawcy wypłacającego wynagrodzenie z tytułu świadczonej pracy. Przez pojęcie »podróży służbowej« rozumieć należy, zgodnie z art. 775 §1 kp wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Ze względu na przedmiot podróży służbowej istotne jest to, że pracownik ma wykonywać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy. Jeżeli zatem nie ma wątpliwości, że skarżący odbywał podróże służbowe, to nie może być także sporne, że wykonywał je w ramach pracy świadczonej na rzecz pracodawcy i zgodnie z jego poleceniem”.

Podróże służbowe kierowców

Każda podróż służbowa wymaga od pracodawcy wypłaty odpowiedniego wynagrodzenia dodatkowego. Najpierw musi ono zostać jednak poprawnie obliczone. W przypadku kierowców zawodowych przez wiele lat takie dodatki nie były w ogóle wypłacane – wszystko przez stanowisko Sądu Najwyższego, który twierdził, że takie osoby nie mają prawa do żadnego dodatku z tytułu delegacji. W uchwale w składzie 7 sędziów z 19 listopada 2018 roku (sygn. akt II PZP 11/08) jednoznacznie stwierdzono, że kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 §1 kp.

Powyższe orzeczenie miało tak naprawdę wpływ na wszystkich kierowców zawodowych, niezależnie od tego, czy wykonywali swoją pracę w kraju, czy też za granicą. Pracodawcy wytrwale odmawiali wypłaty dodatku za podróż służbową zatrudnionym, a ci nie mieli szans dochodzenia swych praw przed sądem, wskutek wydania powyższej uchwały SN.

Wypłacanie diet kierowcom mogło narazić pracodawcę na odpowiedzialność karno- skarbową – urzędy stały bowiem na stanowisku, że takie zachowanie stanowi obejście przepisów o podatku dochodowym i składkach na ubezpieczenia społeczne. Ostatecznie pracodawcy nie wypłacali dodatkowego wynagrodzenia za podróże służbowe kierowców w transporcie.

Dodatek do wynagrodzenia za podróż służbową kierowcy w transporcie

Na chwilę obecną przepisy regulujące możliwość wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za podróż służbową kierowcy zawodowego uległy zmianie. Wskutek nowelizacji Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców wprowadzono nową definicję czasu pracy tej szczególnej grupy zawodowej. Zgodnie z legalną definicją zawartą w powyższym akcie prawnym podróż służbowa musi być rozumiana jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość stanowiącą siedzibę pracodawcy, na którego rzecz kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały;
  • lub wyjazdu poza miejscowość, która spełnia powyższe warunki, w celu wykonania przewozu drogowego.

Zmiana przepisów spowodowała, że od tej chwili kierowcy w transporcie również mogą ubiegać się o dodatek za pracę w delegacji, a pracodawcy nie muszą obawiać się zarzutu obchodzenia prawa podatkowego i regulacji odnoszących się do ubezpieczeń społecznych.

Dodatek za podróż służbową

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety;
  • zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Takie wydatki obejmują np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

o mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

o od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

o ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

o do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

o ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pamiętajmy, że dieta nie przysługuje:

  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,

  • jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,

  • obiad – 50% diety,

  • kolacja – 25% diety.

Podsumowanie

Przez wiele lat kierowcy zawodowi byli pozbawieni prawa do otrzymywania dodatku do wynagrodzenia za odbywane podróże służbowe. Wpływ na to miała uchwała SN, która wyraźnie ustanawiała zakaz wypłat takim grupom pracowniczym. W obecnej chwili sytuacja uległa jednak zmianie i kierowcy również mogą otrzymywać dodatkowe wynagrodzenie za podróże służbowe na takich samych zasadach jak pracownicy innych zawodów.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów