Poradnik Przedsiębiorcy

Podróż służbowa osoby współpracującej - jak rozliczyć?

Delegacje dotyczą nie tylko pracowników czy przedsiębiorców, ale i osób współpracujących przy prowadzeniu działalności. Podróż służbowa osoby współpracującej powinna zostać rozliczona na takich samych zasadach jak w przypadku właściciela firmy. Poniżej szczegółowe zasady, jakie stosuje się w tym przypadku.

Uzasadnienie delegacji osoby współpracującej

Osobą współpracującą w firmie może zostać wyłącznie członek rodziny. W związku z tym odbycie delegacji przez taką osobę powinno mieć stosowne uzasadnienie. Przede wszystkim należy wykazać, że podróż służbowa osoby współpracującej miała charakter służbowy. Zdarzenia i czynności wykonywane w czasie takiego wyjazdu nie powinny nosić znamion wyjazdu prywatnego, bowiem późniejsze jej rozliczenie może zostać podważone przy ewentualnej kontroli przez aparat skarbowy. Zgodnie art 22. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”. W art. 23 ust. 1 pkt 52 wskazano zaś, że nie stanowią kosztu wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Udowodnienie faktu, że koszt został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodu spoczywa po stronie przedsiębiorcy. Potwierdzają to również liczne wyroki sądowe.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 23 sierpnia 2018 roku, I SA/Łd 392/18

Ciężar dowodu – zarówno co do poniesienia danego kosztu, jak i co do poniesienia go w celu uzyskania przychodu – spoczywa na podatniku. Co prawda w prawie podatkowym (zarówno w u.p.d.o.f., jak i w O.p.) nie została zdefiniowana problematyka prawna ciężaru dowodu, jednakże zgodnie przyjmuje się, że ciężar dowodu ciąży na tym, kto z danego stanu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne. Stąd też fakt poniesienia kosztu powinien udowodnić podatnik. W wyroku z dnia 4 czerwca 2009 r. (II FSK 293/08, LEX nr 511333) NSA wyraził pogląd o inicjatywie dowodowej przerzuconej w tym zakresie na stronę (podatnika). Podobnie w wyroku z dnia 8 maja 2013 r., II FSK 1834/11 (LEX nr 1335260), NSA stwierdził, że to podatnik jest zobowiązany posiadać, względnie wskazać przekonujące dowody pozwalające na ustalenia świadczące o poniesieniu kosztów w celu uzyskania przychodów, a więc również wskazanie, na rzecz jakich podmiotów i w jakiej wysokości ponosił w rzeczywistości określone wydatki. Organ podatkowy nie jest zobowiązany do oszacowania kosztów uzyskania przychodów w sytuacji, gdy podatnik zaniedbuje swoje obowiązki w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych.

Podróż służbowa osoby współpracującej

Jak już zostało wspomniane, rozliczenie delegacji osoby współpracującej wygląda tak samo jak w przypadku rozliczenia wyjazdu służbowego przedsiębiorcy. Za podróż służbową osoby współpracującej uznaje się wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności. Kosztami uzyskania przychodu w tym przypadku mogą być zarówno diety, jak i inne wydatki poniesione w związku z podróżą służbową.

Diety krajowe i zagraniczne

Wydatki poniesione na wyżywienie w trakcie podróży służbowej nie mogą zostać ujęte w kosztach. W zamian jednak osobie współpracującej będzie przysługiwała dieta. Jej wysokość została określona w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W inny sposób naliczane są diety w przypadku delegacji krajowej, a inaczej w zagranicznej.

Wysokość diety krajowej i sposób jej obliczania został opisany szczegółowo w § 7 rozporządzenia. Osobie współpracującej przysługuje 30 zł za dobę podróży. Wartość diety ustala się w oparciu o czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

    1. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;

    2. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;

    3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

    1. do 8 godzin – przysługuje 50% diety;

    2. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zagraniczna podróż służbowa osoby współpracującej będzie rozliczana w inny sposób. Wartość diety w tym przypadku zależy od docelowego miejsca lub miejsc delegacji. W § 13 rozporządzenia wskazano, w jaki sposób ustalić należność z tytułu diet zagranicznych i tak:

  1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:

    1. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;

    2. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;

    3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży do danego kraju jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Koszty przejazdu

Wydatki związane z dojazdem i powrotem również mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Jeżeli osoba współpracująca podróżuje publicznymi środkami transportu, wówczas podlegają odliczeniu w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, samolotem, autobusem czy promem). Gdy w delegację udano się pojazdem będącym środkiem trwałym, to kosztami będą – udokumentowane rachunkami, fakturami czy innymi dowodami opłat – wydatki poniesione na przykład na zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawę, holowanie. Co ważne, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą zostać rozliczone na podstawie paragonu lub dowodu kasowego. Na odwrocie takiego dokumentu konieczne jest jednak wpisanie danych firmowych oraz rodzaj nabytego towaru. W sytuacji gdy osoba współpracująca do odbycia delegacji wykorzystuje swój prywatny samochód, to do kosztów podatkowych można zaliczyć 75% poniesionych wydatków z tytułu używania takiego samochodu.

Koszty noclegów

Jak najbardziej koszt będzie stanowić zapewnienie noclegu w czasie delegacji osobie współpracującej. Podstawą do zaksięgowania takiego wydatku jest rachunek lub faktura.

Osobie współpracującej nie przysługują ryczałty za noclegi czy za dojazdy, tak jak ma to miejsce w przypadku pracowników.

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Jeżeli osoba współpracująca korzysta podczas delegacji ze środków komunikacji miejscowej, to koszty rozlicza się w wysokości potwierdzonej biletem za przejazd lub innym dokumentem, z którego wynika kwota zapłacona za korzystanie z danego środka transportu.

Inne wydatki

Pozostałe wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej przez osobę współpracującą również mogą zostać zaliczone do kosztów. Mogą to być np. wejścia na różnego rodzaju targi czy opłaty za bagaż udokumentowane biletem, fakturą lub rachunkiem.

Podróż służbową osoby współpracującej rozlicza się na takich zasadach jak delegację przedsiębiorcy. Należy jednak pamiętać, aby była związana z prowadzeniem działalności gospodarczej, a koszty w niej poniesione i następnie odliczone miały stosowne uzasadnienie.