Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników

 Przygotowując się do zatrudnienia parownika należy poznać obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników. Przeczytaj artykuł i dowiedz się o czym należy pamiętać.

Dokumenty przed zawarciem umowy o pracę

Przy podpisaniu umowy pracodawca ma już na ogół skompletowany cały plik materiałów dotyczących kandydata do pracy, które zawierają szereg informacji o przyszłym pracowniku i stanowią jego dane osobowe. Trzeba jednak mieć na uwadze, że zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata na pracownika i od zatrudnionego, jest ograniczony.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika tylko takich danych wymienionych w art. 22(1) K.p.

Art. 221. Kodeksu pracy

§ 1.
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1)imię (imiona) i nazwisko;
2)datę urodzenia;
3)dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4)wykształcenie; 
5)kwalifikacje zawodowe;
6)przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2.
Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3.
Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1)adres zamieszkania;
2)numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3)inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4)wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5)numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 4.
Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
§ 5.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zakres dokumentacji, którą może gromadzić pracodawca przy zatrudnianiu pracownika określony jest również przez przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wskazany akt wykonawczy określa, jakie dokumenty powinna złożyć osoba ubiegająca się o zatrudnienie.

Należą do nich m.in.:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Umowa o pracę

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Zawiera się ją na czas nieokreślony, na czas określony . Każda z wymienionych umów może być poprzedzona umową o pracą na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy.

Umowa o pracą winna określać strony umowy, jej rodzaj i datą zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:

  • rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Informacja dodatkowa

Zawarcie umowy o pracę wiąże się z koniecznością sporządzenia dla pracownika informacji dodatkowej. Pracodawca ma na to 7 dni, licząc od zawarcia umowy o pracę. W treści informacji powinny znaleźć się wyłącznie dane wskazane w art. 29 § 3 K.p., tj. pracodawca informuje pracownika o:

  • obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  • wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
  • obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  • układzie zbiorowym pracy, którym jest on objęty,

a jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 20 pracowników), dodatkowo o:

  • porze nocnej,
  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
  • sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Obowiązki pracodawcy a badania wstępne i szkolenie bhp

Nowo zatrudniony pracownik musi mieć aktualne orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Stanowi o tym art. 22(9) § 4 K.p.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Akta osobowe i inne wykazy

Bez względu na wielkość zatrudnienia pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z 4 części oznakowanych literami A, B i C. D. Oprócz akt osobowych pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy.

Zapoznanie z prawem zakładowym

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany zapoznać go z przepisami wewnątrzzakładowymi oraz innymi dokumentami i przepisami, które powinny być udostępnione pracownikowi. Przede wszystkim pracodawca powinien uzyskać pisemne potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się przez niego z treścią norm zakładowych (regulaminy, układ zbiorowy pracy) oraz przepisami dotyczącymi bhp i równego traktowania w zatrudnieniu.

Pracodawca powinien też zaznajomić pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na ich stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 K.p.). Zapoznanie powinno tez objąć informację m.in. o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, o zasadach ochrony przed zagrożeniami dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, o tajemnicy służbowej i zawodowej.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca powinien także pamiętać o innych obowiązkach związanych z zatrudnieniem pracowników.

Organ egzekucyjny

W przypadku gdy świadectwo pracy doręczone pracodawcy przez nowo zatrudnionego pracownika zawiera wzmiankę o zajściu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydaję świadectwo pracy.

ZUS

Zatrudniając pracownika pracodawca powinien pamiętać, że należy zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.