Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników

Dokumenty przed zawarciem umowy o pracę

Przed podpisaniem umowy pracodawca ma już na ogół skompletowany cały plik materiałów dotyczących kandydata do pracy, które zawierają szereg informacji o przyszłym pracowniku i stanowią jego dane osobowe. Wśród nich są: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, zaświadczenia potwierdzające kwalifikacje zawodowe, listy motywacyjne, itp.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata na pracownika i od zatrudnionego, jest ograniczony.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika tylko takich danych, które są wymienione w art. 221 K.p.

Zgodnie z tym przepisem, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zatrudnieniu pracownika pracodawca może żądać podania również:

• innych niż wskazane powyżej danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• nr PESEL pracownika.

Zakres dokumentacji, którą może gromadzić pracodawca przy zatrudnianiu pracownika określony jest również przez przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wskazany akt wykonawczy określa, jakie dokumenty powinna złożyć osoba ubiegająca się o zatrudnienie.

Należą do nich m.in.:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Umowa o pracę

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Zawiera się ją na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Każda z wymienionych umów może być poprzedzona umową o pracą na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy.

Umowa o pracą winna określać strony umowy, jej rodzaj i datą zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:

• rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

Informacja dodatkowa

Zawarcie umowy o pracę wiąże się z koniecznością sporządzenia dla pracownika informacji dodatkowej. Pracodawca ma na to 7 dni, licząc od zawarcia umowy o pracę. W treści informacji powinny znaleźć się wyłącznie dane wskazane w art. 29 § 3 K.p., tj. pracodawca informuje pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest on objęty,

a jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 20 pracowników), dodatkowo o:

• porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Obowiązki pracodawcy a badania wstępne i szkolenie bhp

Nowo zatrudniony pracownik musi mieć aktualne orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Stanowi o tym art. 229 § 4 K.p.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Akta osobowe i inne wykazy

Bez względu na wielkość zatrudnienia pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z 3 części oznakowanych literami A, B i C. Oprócz akt osobowych pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy.

Zapoznanie z prawem zakładowym

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany zapoznać go z przepisami wewnątrzzakładowymi oraz innymi dokumentami i przepisami, które powinny być udostępnione pracownikowi. Przede wszystkim pracodawca powinien uzyskać pisemne potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się przez niego z treścią norm zakładowych (regulaminy, układ zbiorowy pracy) oraz przepisami dotyczącymi bhp i równego traktowania w zatrudnieniu.

Pracodawca powinien też zaznajomić pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na ich stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 K.p.). Zapoznanie powinno tez objąć informację m.in. o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, o zasadach ochrony przed zagrożeniami dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, o tajemnicy służbowej i zawodowej.

Obowiązki pracodawcy

Inspekcja Pracy i Inspekcja Sanitarna

Pracodawca rozpoczynający działalność był zobowiązany do tej pory, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. 

Obecnie, 17 stycznia 2013 r. na mocy ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 2), uchylono obowiązujący do tej pory przepis art. 209 oraz art. 283 ust. 2 pkt 1 Kodeksu pracy. Na mocy tych zmian, pracodawcy nie muszą już dokonywać obowiązkowych zgłoszeń do Państwowej Inspekcji Pracy oraz do inspektora sanitarnego.

Organ egzekucyjny

W przypadku gdy świadectwo pracy doręczone pracodawcy przez nowo zatrudnionego pracownika zawiera wzmiankę o zajściu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydaję świadectwo pracy.

ZUS

Zatrudniając pracownika pracodawca powinien pamiętać, że należy zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.