Poradnik Przedsiębiorcy

Podróż służbowa zleceniobiorcy - czy jest możliwa?

Pracodawca ma prawo wysłać swoich pracowników w podróż służbową. Zgodnie jednak z prawem pracy przepisy określają, że podróż służbowa dotyczą pracowników, których z pracodawcą wiąże stosunek pracy (umowa o pracę), a nie odnoszą się już do pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie. Czy oznacza to, że pracownicy zatrudnieni na umowę cywilnoprawną nie mogą pracować na wyjeździe? Otóż nie. Przeczytaj nasz artykuł o tym jak może wyglądać podróż służbowa zleceniobiorcy.

Podróż służbowa zleceniobiorcy

Pracodawca nie może wysłać pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie w podróż służbową o jakiej mowa w prawie pracy, ponieważ nie dotyczą one pracowników zatrudnionych na umowę cywilnoprawną. Może jednak zawrzeć umowę zlecenie, którego wykonanie będzie wiązało się z koniecznością odbycia podróży. Wówczas w treści umowy powinien znaleźć się zapis mówiący o konieczności wyjazdu służbowego. Podróż służbowa zleceniobiorcy jest możliwa, jeśli dodatkowo już w umowie będą zawarte ustalenia odnośnie kosztów podróży finansowanych bądź zwracanych bezpośrednio przez zleceniodawcę. 

Czy koszty podróży zleceniobiorcy będą kosztami firmowymi?

Podróż służbowa zleceniobiorcy wiąże się również z kosztami. Przypominając definicję kosztu z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych aby wydatek mógł stanowić koszt powinien:

  • być związany z osiąganymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła;
  • nie być wymieniony w artykule 23 updof jako niestanowiący kosztu podatkowego;
  • być prawidłowo udokumentowany.

Koszty związane z finansowaniem podróży zleceniobiorcy odbytej w celach służbowych pierwsze dwa warunki spełniają. Natomiast jak chodzi o prawidłowe udokumentowanie to należałoby zwrócić przede wszystkim uwagę na zapisy w umowie zlecenie. Strony mogły bowiem ustalić, że zleceniobiorca w związku z odbytym wyjazdem służbowym otrzymuje od zleceniodawcy zwrot kosztów za:

  • noclegów - do wysokości wynikającej z faktury lub rachunku (jako nabywca - wskazany przedsiębiorca), a w przypadku braku dokumentu w wysokości ryczałtu jaki przysługuje na mocy rozporządzenia  Ministra Pracy i Polityki Społecznej;
  • wyżywienie - do wysokości diet na takich zasadach jakie przysługują pracownikom za podróżą służbową (rozp. MPiPS);
  • przejazdy - do wysokości ceny biletu za podróż określonym przez pracodawcę środkiem transportu, a jeżeli zleceniobiorca korzysta z prywatnego samochodu - do wysokości wynikającej z kilometrówki.

Wówczas prawidłowo udokumentowane wydatki traktowane jako zwrot kosztów wyjazdów służbowych zleceniobiorców, wynikające z zawartej z pracownikiem umowy, przedsiębiorca - zleceniodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o ile oczywiście pozostałe warunki uznania wydatku za koszt zostaną spełnione. 

Podróż służbowa zleceniobiorcy a dowód ujęcia kosztu

Przepisy w przypadku zleceniobiorców nie określają na jakiej podstawie dokonać zapisu zwrotu wydatków związanych z wyjazdem w celach służbowym pracownika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej. Chociaż wyjazd nie jest uznawany przez przepisy jako podróż służbowa zleceniobiorcy to jednak dla celów jego udokumentowania dopuszcza się stosowanie dowodu rozliczenia podróży służbowej stosowanego przy rozliczaniu pracowników. O dowodzie tym mówi pkt 13 załącznika do rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR:

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.  

A zatem dla celów rozliczenia podróży służbowej sporządza się Rozliczenie podróży służbowej nr .../ rok, na którym pracodawca wyróżnia wydatki zwrócone pracownikowi. Pod sporządzony dowód należy podpiąć faktury dokumentujące poniesione wydatki. Rozliczenie podróży służbowej do księgi można wprowadzić jednym wpisem. Czynni podatnicy VAT powinni pamiętać, że na podstawie faktur mają prawo dokonać odliczeń podatku VAT naliczonego z tym, że odliczenia zgodnie z przepisami nie przysługują w przypadku faktur za:

  • usługi noclegowe
  • usługi gastronomiczne.

W ich przypadku nawet u czynnych podatników VAT za koszt uważa się kwotę brutto.

Zwrot kosztów za podróż służbową to przychód u pracownika?   

Zleceniobiorca otrzymując należność z tytułu zwrotu kosztów podróży odbytej w celu wykonania prac firmowych uzyskuje przychód podatkowy. Przychód ten jednak może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

  • podróży służbowej pracownika,
  • podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jeżeli jednak kwoty otrzymanego zwrotu będą wyższe niż te jakie są dopuszczane przez przepisy, będą w części przewyższającej limit podlegały opodatkowaniu. Różnica ponad dopuszczalny przepisami limit zwiększy kwotę wynagrodzenia wypłacanego zleceniobiorcy i spowoduje konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek od kwoty łącznej.

Pomimo, że zatrudnionych na umowę zlecenie przepisy prawa pracy nie traktują jako pełnoprawnych pracowników, których pracodawca ma prawo delegować w podróż służbową to jednak jeżeli w umowie zlecenie zostaną zawarte odpowiednie treści wyjazd służbowy zleceniobiorcy również jest możliwy. Przepisy MPiPS nie odnoszą  się do zatrudnionych na umowy cywilnoprawne ale przyjmuje się, że jeżeli w treści umowy zleceniodawca określi, że zgodnie z takowymi będzie rozliczał pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie to może takie stosować. Wówczas dozwolone jest ujęcie w kosztach firmowych wydatków zwróconych zleceniobiorcy, uwzględniając oczywiście aktualnie obowiązujące przepisy.