Podróż służbowa kierowcy została zdefiniowana w przepisach o czasie pracy kierowców. Ze względu na specyfikę pracy w tym zawodzie definicja podróży służbowej kierowcy różni się od kodeksowego brzmienia tego pojęcia. Z drugiej strony kierowcy w podróży służbowej przysługują należności ustalane według zasad określonych w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp) oraz regulacjach wydanych na jej podstawie. Poniżej w artykule przegląd najważniejszych unormowań prawnych, sprawdź na jakieś świadczenia może liczyć kierowca w podróży służbowej.
Podróż służbowa – definicja prawna
Definicja wyrażenia „podróż służbowa” w odniesieniu do kierowców została zawarta w przepisach Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, zwanej dalej „ustawą o czasie pracy kierowców”. Oznacza to, że w rozumieniu ustawy o czasie pracy kierowców podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
wyjazdu poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały w celu wykonania przewozu drogowego.
Przepisy określające należności przysługujące kierowcy z tytułu podróży służbowej
W zakresie należności przysługujących kierowcy z tytułu podróży służbowej ustawa o czasie pracy kierowców odsyła do wybranych postanowień kp.
Powyższe zapisy kp jako punkt odniesienia w zakresie minimalnych standardów uwzględniają regulacje wykonawcze Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (MPIPS) z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanego dalej „rozp. w sprawie podróży służbowej”.
W przypadku pracownika spoza sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy (uzp) lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 kp).
W przypadku gdy uzp, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi spoza sfery budżetowej, pracownikowi temu przysługują należności, o których mowa, odpowiednio według przepisów rozp. w sprawie podróży służbowej (art. 775 § 5 kp). Oznacza to zatem, że u pracodawcy, który nie jest objęty przepisami układowymi lub postanowieniami regulaminu wynagradzania oraz który nie ustalił należności dla kierowcy z tytułu wysłania go w delegację – przepisy rozp. w sprawie podróży służbowej stosuje się bezpośrednio.
Podstawowe regulacje rozp. w sprawie podróży służbowych
Jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp ani regulaminem wynagradzania, przy czym w umowie o pracę nie określono zasad przyznawania kierowcy należności w związku z delegacją, podstawowym aktem prawnym jest rozp. w sprawie podróży służbowej.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl postanowień § 6 ust. 1 rozp. w sprawie podróży służbowej miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Należy dodać, że może on uznać za miejscowość rozpoczęcia bądź zakończenia podróży krajowej miejsce pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Dieta należna z tytułu podróży służbowej
W § 7 ust. 2 rozp. w sprawie podróży służbowej określony został sposób postępowania w przypadku ustalania należności z tytułu diet – począwszy od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego – w zależności od tego, jak długo trwa podróż krajowa. Oznacza to, iż jeśli podróż krajowa trwa:
1) nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety;
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwotę diety w podstawowej wysokości, czyli 30 zł za dobę podróży krajowej, pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25%.
Powyższe zasady zmniejszania diety stosuje się odpowiednio w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej przewidującej wyżywienie (np. śniadania wliczone w cenę noclegu).
Zgodnie z § 7 ust. 3 rozp. w sprawie podróży służbowej dieta nie przysługuje:
za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadku gdy pracownik przebywa w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni i przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem;
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Zwrot kosztów za nocleg w podróży służbowej
Za nocleg w czasie podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli limit wynosi 600 zł (§ 8 ust. 1 rozp. w sprawie podróży służbowej).
W uzasadnionych przypadkach, takich jak np. brak infrastruktury hotelarskiej reprezentującej odpowiedni standard, brak miejsc hotelowych, inne okoliczności zewnętrzne (m.in. czasowy zakaz działalności placówek hotelarskich), pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wyżej wskazany limit.
W odniesieniu do kierowców trzeba zaznaczyć, że możliwość noclegu w kabinie samochodu ciężarowego nie jest uznawana za zapewnienie noclegu, wskutek czego pracodawca nie jest zwolniony z konieczności wypłaty ryczałtu z tytułu noclegu.
Należności przysługujące z tytułu zagranicznej podróży służbowej
Jak wynika z brzmienia § 12 rozp. w sprawie podróży służbowej, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Zgodnie z § 13 ust. 3 rozp. w sprawie podróży służbowej należności z tytułu diet oblicza się według następującej procedury:
1)za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2)za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, któremu w czasie podróży zagranicznej zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej według powyżej opisanych zasad.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, zakładając, iż każdy posiłek to odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
Jeżeli pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, wskazane wyżej zasady dotyczące zmniejszania kwoty diety stosuje się odpowiednio.
Zgodnie z § 14 ust. 4 rozp. w sprawie podróży służbowej pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.
Kierowca w podróży służbowej – co trzeba wiedzieć. Podsumowanie
Ustawa o czasie pracy kierowców przewiduje, że należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego ustalane są na podstawie odpowiednich przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to, że uprawnienia pracownika-kierowcy określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. W przypadku gdy nie doszło do takich ustaleń, pracownikowi przysługują należności na zasadach i w wysokości ustanowionych w rozp. MPIPS z dnia 29 stycznia 2013 roku (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
