Poradnik Przedsiębiorcy

Wystawienie faktury po terminie – jakie konsekwencje dla podatnika?

Wystawienie faktury po terminie nie jest wcale sytuacją rzadką. Mimo że takie przypadki nie powinny mieć miejsca, to w praktyce często zdarza się, że podatnik z roztargnienia nie zaksięguje wystawionej faktury sprzedażowej. Oczywiście przedsiębiorcy nie wprowadzają takich faktur również celowo, jednakże wówczas skutki podatkowe powinny być dla nich najmniejszym problemem – większym będzie postępowanie karnoskarbowe. W każdym razie niezaksięgowanie faktury czy też wystawienie jej po terminie będzie miało swoje określone skutki podatkowe dla przedsiębiorcy ją wydającego. W jakich terminach należy wystawić fakturę? Jakie są konsekwencję wystawienia jej po terminie? Jak wykazać „spóźniony” przychód? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym artykule. 

Zasady nakładające obowiązek fakturowania zostały uregulowane w art. 106a–108 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT). Przepisy te nakładają na podatnika dokonującego sprzedaży obowiązek wystawienia faktury – po dokonaniu sprzedaży lub jeżeli jest taka potrzeba przed jej dokonaniem. Należy zaznaczyć, że wystawienie faktury po terminie dla jej nabywcy nie będzie miało żadnych negatywnych konsekwencji podatkowych. Skutki podatkowe pojawiają się jedynie po stronie przedsiębiorcy, który fakturę tę wystawił. 

Czym jest faktura VAT i jakie są właściwe terminy do jej wystawienia?

Faktura to podstawowy dokument sprzedaży, potwierdzający zawarcie określonej w niej transakcji (sprzedaży). Może być wystawiana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wystawienie i wydanie faktury spełnia dwie funkcje w rozliczeniu podatku VAT – u sprzedawcy określa moment powstania obowiązku podatkowego, o ile zostanie wystawione w obowiązującym terminie, oraz wskazuje kwotę należnego podatku VAT, u nabywcy zaś jest podstawą do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę w sytuacji dokonania: 

  • sprzedaży, a także dostawy towarów i świadczenia usług, dokonywanych przez niego na rzecz innego płatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

  • sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju;

  • sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju; 

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

  • otrzymania przez podatnika całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w punktach powyższych, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury;

Ustawa o VAT w art. 106i ust. 1 stanowi, że fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. W powyższym terminie podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury również na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Obowiązek taki powstaje pod warunkiem, że osoba fizyczna zgłosi swoje żądanie do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później, podatnik powinien wystawić fakturę w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.

Od 2020 roku sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu jedynie w przypadku gdy na paragonie znajduje się NIP nabywcy.

Oprócz powyższego terminu ogólnego ustawa o VAT wyróżnia także inne terminy szczególne, przeznaczone dla konkretnych rodzajów usług. Zgodnie z tymi zasadami fakturę należy wystawić do:

  • 30. dnia od dnia wykonania usługi – dla usług budowlanych oraz usług budowlano-montażowych;

  • 60. dnia od dnia wydania towaru – dla usług polegających na dostawie książek drukowanych z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów;

  • 90. dnia od dnia wykonania czynności – dla usług polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów;

  • 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;

  • z upływem terminu płatności – dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – z wyjątkiem usług stanowiących import usług.

Skutki wystawienia faktury po terminie

Zasadniczo prawo do odliczenia podatku VAT powstaje w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Sprzedawca mimo opóźnienia w wystawieniu faktury jest obowiązany rozliczyć fakturę nie w miesiącu jej wystawienia, a w miesiącu powstania obowiązku podatkowego.

Wystawienia faktury po terminie dla podatnika-sprzedawcy będzie oznaczało, że faktura ta nie będzie wyznaczać terminu powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli więc sprzedawca wystawi fakturę w dniu późniejszym niż 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, to data wystawienia tej faktury nie będzie już wyznaczała momentu powstania obowiązku podatkowego – terminem powstania obowiązku będzie wówczas wskazany wyżej termin ustawowy.

W przypadku, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje więc z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych, natomiast w przypadku, gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności. Celem tego uregulowania jest zabezpieczenie interesów Skarbu Państwa na wypadek, gdyby podatnik, mimo istnienia ustawowego obowiązku, nie wystawił faktury dokumentującej wykonane świadczenie, a tym samym doprowadziłby do niemożności efektywnego opodatkowania czynności. 

Powyższe oznacza, że jeżeli sprzedawca powinien wystawić fakturę do 15 lutego (usługa była dokonana w styczniu), a wystawił ją w 10 marca, wówczas obowiązek podatkowy nie powstaje w marcu, a 15 lutego. Tym samym podatek należny powinien być rozliczony w rozliczeniu za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy VAT, tj. za styczeń. 

Rozliczenie podatku VAT w inny sposób niż przedstawiony powyżej doprowadzi do zaniżenia zobowiązania podatkowego, zawyżenia kwoty zwrotu lub kwoty do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Wymienione sytuacje natomiast mogą doprowadzić do zastosowania przez organ podatkowy sankcji w wysokości 30% powstałego zawyżenia lub zaniżenia zobowiązania podatkowego.

Wystawienie faktury po terminie a skutki karnoskarbowe

Jak zostało wykazane wyżej, wystawienie faktury VAT z opóźnieniem nie będzie niosło za sobą negatywnych skutków podatkowych, o ile podatnik wskaże dane zobowiązanie w rozliczeniu za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy VAT.

Inaczej sprawa wygląda na tle Ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (dalej kks). Zgodnie z art. 54 kks podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania, przez co naraża Skarb Państwa na uszczuplenie w podatku, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Z kolei, gdy podatnik nie wystawi faktury, ale uwzględni ją w deklaracji i rozliczy podatek należny z tytułu dokonanej transakcji, wówczas będzie go dotyczył art. 62 § 1 kks. Przepis ten stanowi, że każdy, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Konsekwencje wystawienia faktury z opóźnieniem a nabywca

Nabywca towaru, tj. podmiot, który otrzymał fakturę, zasadniczo nie ponosi żadnych bardziej dotkliwych podatkowo konsekwencji otrzymania faktury wystawionej po terminie. Faktura VAT dokumentująca nabycie towarów daje nabywcy prawo do odliczenia podatku w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzyma fakturę bądź w rozliczeniu za miesiąc następny, o ile otrzyma on towar. 

Wystawienie faktury po czasie nie wpływa w sposób istotny na termin odliczenia podatku, nawet jeśli nabywca otrzyma fakturę już po znacznym upływie czasu od daty nabycia towaru. Orzecznictwo i doktryna zgodnie stoją na stanowisku, że nabywca towaru ma prawo do odliczenia podatku do chwili upływu terminu, w którym przedawnia się zobowiązanie podatkowe, którego dotyczy faktura, tj. z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Mimo że nabywca faktury nie traci prawa do odliczenia podatku, to fakt otrzymania jej z opóźnieniem należy kwalifikować do negatywnych skutków opieszałości wystawcy. Nabywca faktury w omawianej sytuacji będzie mógł odliczyć podatek VAT w późniejszym terminie niż mógłby to uczynić w normalnych okolicznościach. Oznacza to, że opóźnienia doznaje możliwość skorzystania przez niego z przysługującego mu prawa do zmniejszenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. Co też w konsekwencji spowoduje powstanie obowiązku zapłacenia do urzędu skarbowego wyższej kwoty zobowiązania podatkowego w deklaracji VAT za miesiąc, w którym nabywca taką fakturę powinien otrzymać.

Wystawienie faktury po terminie – podsumowanie

Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę w terminie późniejszym niż ten wskazany w ustawie o VAT, może on ponieść konsekwencję zarówno podatkowe, jak i karnoskarbowe. Jednakże jeżeli nawet faktura zostanie wystawiona po terminie, ale podatnik dochowa obowiązku podatkowego i rozliczy się z fiskusem, w przeważającej ilości przypadków nie odczuje on żadnych negatywnych skutków. 

Jeżeli chodzi zaś o nabywcę opóźnionej faktury VAT, to zasadniczo nie poniesie on większych konsekwencji podatkowych. Jedynym minusem powyższego będzie przesunięcie terminu, w którym może on dokonać zmniejszenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. Oprócz omówionych podatkowych i karnoskarbowych efektów niedochowania terminów, sprzedawca powinien mieć także na uwadze, że ta z pozoru niewielka dolegliwość, jaką musi znieść nabywca, może skutkować utratą zaufania z jego strony i zerwaniem kontaktów z takim roztargnionym i tym samym mało wiarygodnym kontrahentem.