Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy e-faktury można uznać za otrzymane?

Coraz więcej firm korzysta z bardzo praktycznego rozwiązania, jakim jest e-faktura. Do elektronicznej siostry tradycyjnego dokumentu sprzedaży bardzo szybko przekonali się operatorzy sieci komórkowych i inni dostawcy usług telekomunikacyjnych. Często dostarczają oni swoim klientom e-faktury za pośrednictwem specjalnych kont, do których dostęp uzyskuje się po zalogowaniu.

Przez wzgląd na fakt, iż prawo do odliczenia VAT przysługuje nabywcy w okresie, w którym otrzymał fakturę, warto zastanowić się, jaki moment należy uznać za otrzymanie e-faktury. Czy będzie wyznaczało go udostępnienie dokumentu na koncie użytkownika, czy też moment odczytania dokumentu przez nabywcę?

Prawo do odliczenia VAT z e-faktury

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT przedsiębiorca może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez niego towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. To nie jedyny warunek - drugi wskazuje bowiem ust. 10b ww. artykułu. Przepis ten uzależnia prawo do odliczenia VAT naliczonego od posiadania przez podatnika faktury - mówi, że powstaje ono nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ważne!

Te same zasady odliczania VAT dotyczą wydatków udokumentowanych zarówno tradycyjną fakturą, jak również e-fakturą.

 

W tym miejscu należy wspomnieć o tym, że jeżeli przedsiębiorca nie dokona odliczenia VAT za okres, w którym powstało takie prawo, będzie mógł tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

E-faktura a dzień otrzymania

Oznacza to, że przedsiębiorca może odliczyć VAT od otrzymanej e-faktury (pod warunkiem, że u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy) w okresie jej otrzymania lub dwóch kolejnych. Kluczowe zatem staje się określenie, który moment można uznać za moment otrzymania dokumentu udostępnianego na specjalnym koncie - czy będzie to:

  • moment, w którym e-faktura trafia na konto użytkownika, czy też
  • moment, kiedy przedsiębiorca odbierze fakturę na koncie?

Kwestia ta jest szczególnie istotna w sytuacji, gdy przedsiębiorca zapomni zalogować się na konto i przykładowo fakturę udostępnioną na koncie we wrześniu odczyta w grudniu.

Za dzień otrzymania e-faktury należy uznać moment udostępnienia jej odbiorcy na serwerze. Fakt, że została ona odczytana z opóźnieniem, nie zmienia daty otrzymania. 

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 maja 2013 roku (sygn. akt IPPP2/443-157/13-3/JW). Czytamy w niej, że: “(...) podkreślenia wymaga fakt, iż w polskim systemie prawnym nie funkcjonuje wprost definicja legalna momentu otrzymania e-faktury. W konsekwencji zasadne jest odwołanie się do wykładni językowej pojęcia otrzymania. Zgodnie z internetowym Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN słowo >>otrzymać<< oznacza >>stać się odbiorcą czegoś, dostać coś<<. (...) A zatem za najbardziej racjonalne należy uznać, iż datą otrzymania e-faktury będzie moment, w którym odbiorca otrzyma informację o dostępie do nowo wystawionej e-faktury (informację o możliwości wglądu, pobrania lub wydrukowania e-faktury) (...).

Oznacza to, iż e-fakturę uznaje się za doręczoną z chwilą, gdy plik e-faktury doręczony został do środka komunikacji elektronicznej odbiorcy w taki sposób, iż odbiorca mógł zapoznać się z jego treścią. W praktyce momentem doręczenia będzie moment, gdy plik z danymi e-faktury znajdzie się na serwerze w taki sposób, iż wyłącznie od decyzji odbiorcy zależy, czy i kiedy zapozna się z e-fakturą.”