Prawdopodobnie większość osób prowadzących działalność zna sytuację, kiedy faktury od dostawców spływają do przedsiębiorstwa z dosyć dużym opóźnieniem. O ile w trakcie trwania roku podatkowego nie ma w tym przypadku większych problemów, to po jego zakończeniu wielu podatników zastanawia się co robić. Problem polega głównie na ustaleniu prawidłowego momentu zaliczenia wydatku do kosztów na podstawie otrzymanego dokumentu. Sprawdź, jak faktura z poprzedniego roku podatkowego powinna zostać ujęta w KPiR!
Moment zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu
Na wstępnie warto ustalić, jakie wydatki ponoszone w ramach prowadzonej działalności mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przede wszystkim musi je łączyć nierozerwalny związek - pośredni lub bezpośredni - z uzyskanym przychodem. Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu albo utrzymania lub zabezpieczenia jego źródła. Co istotne, dane wydatki nie mogą być objęte katalogiem wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ww. ustawy.
Następnie, gdy ustalimy, że wydatki mogą zostać prawnie zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, należy wyznaczyć termin ich powstania. Główna zasada określona w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT wskazuje, że koszty uzyskania przychodów mogą być potrącone wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Dotyczy to wszystkich podatników prowadzących księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Faktura z poprzedniego roku podatkowego - księgowanie
Zgodnie z zasadami podatku dochodowego od osób fizycznych podstawowym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Zatem, uzyskane przychody oraz poniesione koszty są ujmowane w KPiR narastająco w ciągu roku, a ostatecznie rozliczane na deklaracji rocznej. W praktyce natomiast obowiązkiem każdego podatnika jest uiszczenie na konto urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy wynikającej z uzyskanego dochodu. Z uwagi na powyższe, w przypadku otrzymania faktury z opóźnieniem dotyczącej zamkniętego okresu rozliczeniowego, ale w ramach jednego roku, gdy ten nie został jeszcze rozliczny, można dokonać ujęcia kosztu zgodnie z datą poniesienia.
Przykład 1.
Pan Jan zakupił towar handlowy, który został mu dostarczony 12 grudnia 2022 roku jednak nie otrzymał on w grudniu faktury, z uwagi na fakt, iż sprzedawca ma czas na wystawienie faktury do 15 dnia kolejnego miesiąca. W jaki sposób powinien zewidencjonować ten wydatek?
W przypadku dostawy towaru przed otrzymaniem faktury zakupu, nabywca zobowiązany jest do sporządzenia szczegółowego opisu posiadanego asortymentu. Na jego postawie Pan Jan zobowiązany jest do ujęcia kosztu w KPiR w kolumnie 10 - zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych.
Warto zwrócić również szczególną uwagę na faktury, które obejmują swoim zakresem wydatki poniesione na przełomie roku w sytuacji rozliczania kosztów metodą memoriałową. W praktyce taka sytuacja ma miejsce w przypadku wydatków na usługi telekomunikacyjne - gdzie abonament naliczany jest za ten okres, w którym wystawiono fakturę, ale koszty rozmów dotyczą miesiąca poprzedniego. Konieczne będzie wówczas odpowiednie podzielenie wydatku na lata podatkowe, których dotyczy.
Dlaczego taki długi termin na złożenie zeznania rocznego?
Pewnie większość podatników zastanawiała się nad tym, dlaczego na złożenie zeznania rocznego (PIT-36 lub PIT-36L) są aż cztery miesiące (ostateczny termin złożenia 30 kwietnia - w 2023 roku termin ten przypada do 2 maja). Otóż, powodem takiego stanu rzeczy są właśnie faktury otrzymywane przez podatników z opóźnieniem, które może on swobodnie doksięgować do poprzedniego roku podatkowego, do momentu złożenia rocznej deklaracji rozliczeniowej.
Natomiast, w sytuacji, gdy faktury wpłyną do firmy już po złożeniu zeznania rocznego, konieczne będzie dokonanie jego korekty.
Faktura z poprzedniego roku podatkowego w systemie wfirma.pl
Z pomocą wfirma.pl programu do samodzielnego prowadzenia księgowości, w szybki sposób można księgować wydatki i wystawiać faktury sprzedaży oraz prowadzić ewidencje księgowe. W celu zaksięgowania faktury z poprzedniego roku podatkowego, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:
- Data wystawienia faktury - faktyczna data kiedy faktura została wystawiona,
- Data księgowania do KPiR - 1 dzień bieżącego miesiąca (w ramach roku podatkowego w którym faktura została wystawiona) lub 31 grudnia jeżeli faktura została odnaleziona po zakończonym roku,
- Data księgowania do VAT - 1 dzień miesiąca w którym chcemy odliczyć VAT (z uwzględnieniem zasad ograniczających prawo do odliczenia VAT).
Zgodnie z księgowaniem faktura trafi do KPiR w dacie wskazanej jako Data księgowania do KPiR. Natomiast na gruncie VAT trafi do rejestru VAT zakupu w dacie wskazanej jako Data księgowania do VAT. Dodatkowo w pliku JPK_V7 zostanie wskazana rzeczywista data wystawienia faktury.
