Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura elektroniczna w 2015 roku - wszystko co warto wiedzieć

Wśród polskich przedsiębiorców coraz większą popularnością cieszy się faktura elektroniczna. O korzyściach płynących z takiego rozwiązania przekonywało już wielu specjalistów, przedstawiając argumenty związane zarówno  z ekonomią, jak i ekologią. Co ważne, od 2014 roku można do nich dorzucić kolejny - w związku z nowelizacją ustawy o VAT w polskich przepisach pojawiła się definicja e-faktury, dzięki czemu zniknęły wątpliwości dotyczące sposobu rozumienia tego pojęcia.

Jakie informacje musi zawierać faktura elektroniczna?

Jak podaje art. 2 pkt 31 znowelizowanej ustawy o VAT, za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Do obligatoryjnych elementów omawianego dokumentu sprzedażowego (zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej) zaliczyć należy:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Co ważne, żeby móc uznać dokument za fakturę elektroniczną, zgodnie z pkt 32 ww. przepisu musi być ona wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Wybór należy do podatnika. W związku z powyższym za e-fakturę można uznać np. wiadomość e-mail z załącznikiem w formacie PDF lub też faks otrzymany drogą elektroniczną.

 

Uwaga!

Należy przy tym pamiętać, iż w sytuacji, gdy dokument został sporządzony za pomocą specjalnego programu do księgowości lub edytora tekstu, a następnie wydrukowany i otrzymany przez nabywcę w formie papierowej, podatnik ma do czynienia z fakturą papierową, nie elektroniczną.

 

Podobnie - dokumenty papierowe, które zostały zeskanowane i przesłane za pomocą wiadomości e-mail będą uznane za e-faktury, jednak pod warunkiem, że ich wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu.

Kiedy faktura elektroniczna jest wystawiona?

W tym miejscu warto wspomnieć również o tym, co należy rozumieć przez wystawienie faktury elektronicznej. Otóż aby móc uznać ww. dokument za wystawiony, sprzedawca (lub nabywca/usługobiorca w przypadku samofakturowania) musi udostępnić go w taki sposób, by jego odbiorca mógł go otrzymać. W przypadku e-faktur warunki te może spełnić wiadomość e-mail, bezpieczne połączenie, czy też przesłanie ich za pośrednictwem portalu internetowego.

Natomiast faktura elektroniczna jest otrzymana wówczas, gdy dotrze do odbiorcy. Za moment ten można uznać np. pobranie jej z portalu internetowego lub wpływ wiadomości elektronicznej zawierającej fakturę na serwer pocztowy odbiorcy.