Zawarcie dwóch umów o pracę na wykonywanie innych czynności – czy wymaga prowadzenia ewidencji czasu pracy i prowadzenia teczki akt osobowych?

Aktualnie pracownicy mają dosyć dużą swobodę co do zatrudnienia. Mogą pracować w oparciu o umowę o pracę, a jednocześnie prowadzić działalność gospodarczą czy podejmować się prac w oparciu o umowy cywilnoprawne takie jak chociażby umowa o dzieło czy umowa zlecenie. Czy zawarcie dwóch umów o pracę na wykonywanie innych czynności skutkuje koniecznością prowadzenia dokumentacji podwójnie? Poniżej wyjaśniamy!

Czy możliwe jest zawarcie dwóch umów o pracę?

Przepisy prawa dopuszczają możliwość, aby pracodawca zawarł z pracownikiem dodatkową umowę o pracę pod warunkiem, że jej przedmiotem będzie inny rodzaj pracy niż obejmujący pierwotny stosunek pracy, a wykonywanie dodatkowej umowy o pracę nie będzie kolidowało z podstawowym zatrudnieniem pracownika.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca bez względu na zatrudnioną liczbę pracowników ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Powinność ta dotyczy wszystkich pracowników niezależnie od podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy. Celem jej prowadzenia jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy za konkretne ramy czasowe. Pracodawca decyduje, za jaki okres prowadzi ewidencję czasu pracy, choć najlepszym rozwiązaniem jest realizowanie miesięcznej ewidencji czasu pracy, ponieważ jest to uzasadnione treścią art. 85 Kodeksu pracy. Stanowi on, że wypłata wynagrodzenia za pracę ma miejsce co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Prowadzenie miesięcznej ewidencji czasu pracy pozwoli na łatwe określenie należnego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, np. za pracę w godzinach nadliczbowych. Aby ustalić prawidłową wysokość świadczeń należnych pracownikowi, ewidencję czasu pracy trzeba prowadzić tak, aby przed każdym terminem płatności wynagrodzenia, obok stałych składników pensji, możliwe było wypłacenie należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca powinien dbać o właściwe sporządzanie ewidencji czasu pracy, bowiem w przypadku nieprawidłowości w tym zakresie mogą go czekać dotkliwe sankcje.

Ewidencja czasu pracy w przypadku zawarcia z jednym pracownikiem dwóch umów o pracę

W przypadku zawarcia dwóch umów o pracę pracodawca ma obowiązek odrębnie ustalić wymiar czasu pracy dla każdego stosunku pracy i odrębnie go rozliczać, a to oznacza obowiązek prowadzenia dwóch ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.

Przykład 1.

Czy pan Józef prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, zatrudniając pana Romana na podstawie umowy o pracę na ½ etatu jako magazyniera i ¼ etatu jako dozorcę, prawidłowo rozlicza czas pracy pracownika z obu stosunków pracy w jednej ewidencji czasu pracy?

Pan Józef powinien prowadzić osobną ewidencję czasu pracy dla stanowiska dozorcy, a osobną dla magazyniera. Dlatego też jego działanie jest w tym przypadku nieprawidłowe.

Zawarcie dwóch umów o pracę na wykonywanie innych czynności a akta osobowe

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi, że pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

[alert-info]Oznacza to, że w przypadku zawarcia dwóch lub więcej umów o pracę dotyczących różnych rodzajów pracy prowadzić należy włącznie jedne akta osobowe.

Przykład 2.

Czy pan Józef prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zatrudniający pana Romana na podstawie umowy o pracę na ½ etatu jako magazyniera i ¼  etatu jako dozorcę prawidłowo założył dwie teczki akt osobowych pracownika po jednej dla każdego stosunku pracy? Pan Józef nie powinien zakładać podwójnych akt osobowych pracownika, a obie umowy przechowywać w jednych aktach osobowych.

Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika składają się z pięciu części.

Akta osobowe pracownika w części A zawierają:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
• skierowania na badania lekarskie;
• orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Akta osobowe pracownika w części B zawierają oświadczenia lub dokumenty odnoszące się do nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo go określił;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych;
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
• dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich okresowych i kontrolnych badań lekarskich, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony taką zawarły;
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Akta osobowe pracownika w części C zawierają oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego świadectwa pracy;
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony taką umowę zawarły;
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W aktach osobowych pracownika w części D przechowuje się:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

W części E akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym informacje dotyczące:

• kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
• przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
• badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Podsumowanie

Podsumowując, pracodawcy powinni pamiętać, że w przypadku zawarcia dwóch osobnych umów o pracę prowadzą tylko jedne akta osobowe pracownika, ale dwie odrębne ewidencje czasu pracy. W aktach osobowych pracownika w części B należy przechowywać obie umowy o pracę. Zaś godziny pracy, dni wolne, zwolnienia, obecności odnotowywane powinny być osobno dla każdego ze stanowisk.