Poradnik Przedsiębiorcy

Zawieszenie i wznowienie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, który prowadzą działalność, mają możliwość jej zawieszenia, na okres minimum 30 dni. Przyczyn zawieszenia może być wiele, począwszy od kłopotów finansowych po jej sezonowość. Jak przebiega wznowienie działalności? Jakich czynności należy w związku z tym dopełnić?

Jak zawiesić działalność gospodarczą?

W każdej chwili możliwe jest zawieszenie, a potem wznowienie działalności gospodarczej. Okres zawieszenia stanowi faktyczną przerwę w działalności firmy na rynku. W kwestii zatrudnionych pracowników, zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców zawieszenie wykonywania działalności jest możliwe, gdy przedsiębiorca zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na:

  • urlopie macierzyńskim,
  • urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
  • urlopie wychowawczym,
  • urlopie rodzicielskim.

Przedsiębiorca chcący zawiesić działalność sezonową (np. zbiór owoców) powinien dokonać wszystkich formalności związanych z zawieszeniem firmy w tej ewidencji działalności gospodarczej, w której złożył wniosek o rozpoczęcie działalności. Ewidencję prowadzi gmina właściwa dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Na tym terenie nie musi on być zameldowany na stałe. Miejscem zamieszkania jest miejscowość, w której przebywa przedsiębiorca z zamiarem stałego pobytu. Warunkiem koniecznym do zawieszenia działalności jest złożenie wniosku, który powinien zawierać:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer PESEL, o ile taki posiada, oraz data urodzenia, o ile nie posiada numeru PESEL; 
  • dodatkowe określenia, które przedsiębiorca włącza do firmy, o ile przedsiębiorca takich używa; 
  • numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy, o ile taki posiada; 
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, o ile taki posiada, oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu. 

Wniosek CEIDG - 1

Aby zawiesić działalność gospodarczą, zgłoszenia dokonuje się na formularzu aktualizującym CEIDG-1. Wniosek można złożyć osobiście, przesłać listem poleconym lub złożyć go w formie elektronicznej. Wniosek wysłany listem poleconym powinien być opatrzony własnoręcznym podpisem przedsiębiorcy poświadczonym notarialnie. Wniosek w wersji elektronicznej powinien być podpisany bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli złożony elektronicznie wniosek dotyczący zgłoszenia zawieszenia działalności gospodarczej nie zostanie podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym, przedsiębiorca jest wzywany do własnoręcznego podpisania wniosku. Złożenie wniosku jest zwolnione z opłat.

Wniosek o zawieszenie nie zawsze pozytywnie rozpatrzony

Przedsiębiorca nie musi w żaden sposób uzasadniać swojej decyzji o zawieszeniu działalności gospodarczej ani też uzyskać uprzednio zgody jakiegokolwiek organu. Organ ewidencyjny nie ma obowiązku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawieszenie. Może wydać decyzję o odmowie wpisu w następujących przypadkach:

  • gdy zgłoszenie dotyczyło działalności gospodarczej, która nie była objęta przepisami ustawy – dotyczy to przypadku, gdy prowadzona jest inna działalność podlegająca podobnym przepisom;
  • gdy zgłoszenie zawiera braki formalne, których mimo wezwania przedsiębiorca nie usunął w wyznaczonym terminie;
  • jeśli został prawomocnie orzeczony zakaz wykonywania działalności gospodarczej określonej w zgłoszeniu przez przedsiębiorcę. W tym przypadku prowadzenie lub zawieszenie działalności nie może być kontynuowane.

Decyzję o odmowie wpisu przedsiębiorca może zaskarżyć do samorządowego kolegium odwoławczego, w razie negatywnego rozstrzygnięcia przysługuje skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Odmowa wpisu oznacza stwierdzenie przez organ ewidencyjny, że przedsiębiorca nie może zawiesić prowadzonej firmy. W tej sytuacji przedsiębiorca musi dalej ją prowadzić albo wystąpić z ponownym zgłoszeniem bez braków formalnych lub zgłosić wniosek o wykreślenie z ewidencji.

Okres zawieszenia działalności

Przedsiębiorca sam decyduje, na jaki okres chce zawiesić prowadzenie działalności. Nie ma też przeciwwskazań, żeby podczas prowadzenia tej samej działalności mógł ją kilkakrotnie zawiesić. Przedsiębiorca może zawiesić działalność na czas określony lub nieokreślony, jednak nie krótszy niż 30 dni. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS można zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Wraz z wprowadzeniem ustawy - Prawo przedsiębiorców od 30 kwietnia 2018 r. nie obowiązuje ograniczenie dotyczące możliwości zawieszenia działalności przed dniem złożenia wniosku (za wyjątkiem przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego). 

Pomimo, że faktycznie przedsiębiorca nie prowadzi w okresie zawieszenia działalności, to jednak ma pewne prawa i obowiązki:

  • ma możliwość wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
  • ma możliwość przyjmować należności lub obowiązek regulowania zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • ma możliwość zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa np. obowiązki podatkowe;
  • ma możliwość osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu, a dobrowolnie – chorobowemu. Prowadzący działalność ma obowiązek comiesięcznego opłacania składek na ubezpieczenia – niezależnie od osiąganego zysku lub ponoszonej straty. Zawieszenie działalności powoduje chwilowe wygaśnięcie obowiązku opłacania składek. Wywiera również skutki prawne w zakresie ubezpieczeń społecznych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca dokonał zgłoszenia informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, do ostatniego dnia miesiąca, w którym przedsiębiorca dokonał zgłoszenia wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Zgłoszenie zawieszenia działalności na wniosku CEIDG-1 jest jednoczesnym zgłoszeniem do ZUS, ponieważ wiąże się to z zasadą przepływu informacji, zatem nie ma konieczności zgłaszania tego faktu w ZUS w celu zawieszenia opłacania składek. 

Wznowienie działalności gospodarczej

Okres zawieszenia działalności gospodarczej powinien się zakończyć wznowieniem działalności lub jej zakończeniem. Zawieszenie jest okresem przejściowym, w którym przedsiębiorca ma czas na uporządkowanie spraw firmy oraz na ewentualne poradzenie sobie z jej problemami. Po upływie okresu zawieszenia przedsiębiorca, który decyduje się na wznowienie działalności, powinien złożyć wniosek o wznowienie działalności, chyba, że we wniosku o zawieszenie działalności wskazał datę wznowienia.

Wznowienie działalności gospodarczej wymaga poinformowania o tym organu ewidencyjnego. Przedsiębiorca dokonuje tego na takim samym formularzu jak zgłoszenie zawieszenia – CEIDG. W formularzu tym należy określić datę wznowienia oraz oznaczenie przedsiębiorcy oraz oznaczenie miejsca zamieszkania i adres przedsiębiorcy. Wniosek można złożyć osobiście, przez pełnomocnika, pocztę lub elektronicznie. Zgłoszenie informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej jest zwolnione z opłat.

Przedsiębiorca, który zamierza wznowić wykonywanie zawieszonej działalności gospodarczej jest zobowiązany zgłosić do organu ewidencyjnego informację o wznowieniu wykonywania działalności. Informacja powinna zawierać oznaczenie przedsiębiorcy, oznaczenie miejsca zamieszkania i adres. Brak zgłoszenia w organie ewidencyjnym lub sądzie rejestrowym informacji o wznowieniu przed upływem okresu zawieszenia działalności ma negatywne konsekwencje. Niezłożenie w urzędzie gminy informacji o wznowieniu działalności gospodarczej stanowi przesłankę do wykreślenia przedsiębiorcy z ewidencji działalności. Wykreślenie nie następuje automatycznie po upływie okresu zawieszenia firmy. 

Wznowienie działalności gospodarczej skutkuje powstaniem obowiązków przedsiębiorcy jak przed dniem zawieszenia. Od dnia wskazanego we wniosku jako dzień wznowienia działalności przedsiębiorca znów podlega ubezpieczeniom z tego tytułu. Na podstawie informacji o wznowieniu działalności ZUS sporządza dokumenty ubezpieczeniowe:

  • zgłoszenie płatnika składek (formularz ZUS ZFA);
  • formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Po wznowieniu działalności gospodarczej płatnik składek musi ponownie opłacać składki z tego tytułu. Jeżeli w okresie zawieszenia działalności wystąpiły zmiany skutkujące zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom, do złożenia dokumentów zgłoszeniowych zobowiązany jest płatnik składek, czyli przedsiębiorca. ZUS powiadamia płatnika składek odrębnym pismem o sporządzonych dokumentach zgłoszeniowych w związku ze wznowieniem przez niego wykonywania działalności.

Podatek od towarów i usług a zawieszenie działalności

Działalność gospodarcza polegająca na dostawie towarów i świadczeniu usług podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W momencie zawieszenia działalności zostają też zawieszone obowiązki związane z zapłatą tego podatku. Rozpoczynając ponownie działalność po upływie okresu zawieszenia, podatnik VAT kontynuuje działalność na zasadach obowiązujących go przed zawieszeniem. W okresie zawieszenia działalności podatnik VAT zasadniczo nie ma obowiązku składania deklaracji JPK_V7. Wznowienie działalności wiąże się z obowiązkiem ponownego rozpoczęcia składania tych deklaracji. Pierwszy plik JPK_V7 po wznowieniu należy złożyć za ten okres rozliczeniowy, w którym przypada data wznowienia działalności gospodarczej.

Obowiązki podatkowe w podatkach dochodowych przy zawieszeniu

W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów. Może jednak regulować związane z utrzymaniem firmy należności, co często skutkuje powstaniem przychodu. Obowiązkiem przedsiębiorcy wznawiającego działalność jest uregulowanie ewentualnych należności podatkowych powstałych w okresie zawieszenia. Po okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów Prawo przedsiębiorców podatnicy wpłacają zaliczki według zasad obowiązujących przed zawieszeniem. Podatek od ewentualnego dochodu, którego uzyskanie dopuszczalne jest w okresie zawieszenia, będzie podlegał rozliczeniu przy płatności pierwszej zaliczki po okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Dotyczy to też kosztów poniesionych w okresie zawieszenia. Koszty te, generowane w okresie zawieszenia, będzie można uwzględnić przy wpłacie pierwszej zaliczki na podatek po wznowieniu działalności gospodarczej.

Za rok, w którym przedsiębiorca zawiesił działalność gospodarczą, składa roczne zeznawanie podatkowe zgodnie z ustawowymi terminami. W zeznaniu tym musi ująć wszelkie uzyskane w roku podatkowym przychody, w tym również te osiągnięte w okresie zawieszenia. Zawieszenie działalności gospodarczej jest tylko okresem przejściowym, w czasie którego przedsiębiorca ma prawo nie wykonywania biznesu. Jest to pomocne przy okresowych problemach firmy. Jeżeli jednak okaże się, że nie są to problemy przejściowe – zawsze istnieje możliwość zakończenia działalności gospodarczej. Skutkuje to wykreśleniem z rejestru. Przedsiębiorca zawsze ma też możliwość zmiany przedmiotu działalności firmy, co w niektórych przypadkach może być bardziej opłacalne niż zawieszenie lub zakończenie działalności gospodarczej.

Księgowanie wydatków po odwieszeniu działalności w systemie wfirma.pl

Aby zaksięgować koszty stałe z okresu zawieszenia w systemie wfirma.pl, należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, gdzie po uzupełnieniu wymaganych danych i wyborze rodzaju wydatku, należy przyjąć następujące daty:

  • DATA WYSTAWIENIA FAKTURY - zgodnie z datą wystawienia na fakturze,
  • DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR - pierwszy dzień odwieszenia działalności,
  • DATA KSIĘGOWANIA DO VAT - pierwszy dzień odwieszenia działalności, mając na uwadze możliwy termin odliczenia VAT
  • TERMIN PŁATNOŚCI - zgodnie z terminem płatności na fakturze. W przypadku przedpłaty, dla celów technicznych należy wybrać datę wystawienia faktury.

wznowienie działalności - księgowanie wydatków z okresu zawieszenia

Dzięki temu, wydatek trafi do odpowiedniej kolumny KPIR i rejestru VAT zakupów (gdy możliwe jest jego odliczenie).