Zgłoszenie do VAT klienta biura rachunkowego a odpowiedzialność biura

Każda osoba, rozpoczynając przygodę z własnym biznesem, niezależnie czy będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy działalność w formie spółki, musi przygotować się na ogrom formalności, bez których nie będzie mogła legalnie zarabiać. Oprócz rejestracji firmy w rejestrze przedsiębiorców oraz w ZUS-ie istotne jest także zgłoszenie do VAT klienta biura rachunkowego. Nie każdy musi być czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, ale każdy musi dokonać zgłoszenia. Wielu przedsiębiorców nie chce, nie może lub nie potrafi zająć się sprawami księgowo-kadrowymi i wówczas zleca te czynności biurom rachunkowym. Takie biuro może występować w roli pełnomocnika przed licznymi organami administracyjnymi, w tym urzędem skarbowym. Czy jednak podejmując czynności w imieniu klienta, biuro odpowiada jedynie za swoje działania, czy może jednak w jakiejś części bierze na siebie odpowiedzialność za zleceniodawcę? W niniejszym artykule omówimy tę kwestię w odniesieniu do zgłoszenia i rejestracji VAT.

Obowiązek zgłoszenia do VAT

Prowadzenie biznesu nierozłącznie wiąże się z podatkiem od towarów i usług. Nie każdy przedsiębiorca powinien decydować się na rejestrację jako czynny podatnik VAT. Należy mieć na uwadze, że w praktyce to klient końcowy – konsument – jest rzeczywistym płatnikiem tego podatku. Rezygnacja z VAT może być zatem bardzo dobrym pomysłem dla firm, które chcą być konkurencyjne cenowo na rynku. Ustawa o podatku od towarów i usług (dalej jako „ustawa o VAT”) stanowi, że co do zasady przedsiębiorca ma prawo zadecydować, czy chce być czynnym podatnikiem VAT, czy też skorzystać ze zwolnienia. Niezależnie od tego, jaką decyzję podejmie, jego obowiązkiem jest zgłoszenie do VAT.

Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Ustawodawca nałożył zatem na każdego przedsiębiorcę obowiązek rozliczania się z podatku od towarów i usług.

Zwolnienie z VAT jest natomiast wyjątkiem od powyższej zasady, a co za tym idzie, aby zostać wyłączonym z omawianego obowiązku, przedsiębiorca musi spełnić określone wymagania.

Przede wszystkim ustawa dopuszcza zwolnienie z VAT dla przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają stawiać kroki w biznesie. Pierwszy rok funkcjonowania firmy daje możliwość nierozliczania się z podatku.

Innym warunkiem zwolnienia jest nieprzekroczenie limitu rocznej sprzedaży. Dopóki wartość sprzedaży w poprzednim roku obrotowym nie przewyższa 200 000 zł, przedsiębiorca może cieszyć się z wyłączenia podatkowego. Należy jednak pamiętać, że w roku, kiedy firma korzysta ze zwolnienia, również obowiązuje ją powyższy limit. W przypadku gdy przedsiębiorca będzie zbliżał się do jego przekroczenia, ma obowiązek zarejestrować się jako czynny podatnik VAT jeszcze przed dokonaniem sprzedaży, która spowoduje przestąpienie limitu.

Nie zawsze jednak spełnienie powyższych przesłanek pozwoli na skorzystanie ze zwolnienia. Ustawa o VAT nakłada obowiązek podatkowy już w chwili pierwszej sprzedaży na przedsiębiorców, którzy:

1. zajmują się sprzedażą:

• towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (m.in. metali szlachetnych i złomu z nich, wyrobów jubilerskich, monet);
• towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i alkoholowych;
• samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji;
• terenów budowlanych;
• nowych środków transportu;
• przez internet towarów takich jak preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne i nieelektryczne, sprzęt gospodarstwa domowego;
• hurtowej i detalicznej części do pojazdów samochodowych i motocykli;

2. świadczą usługi:

• prawnicze;
• w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego);
• jubilerskie;
• w przedmiocie ściągania długów, w tym factoringu;
• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Zgłoszenie i rejestracja do VAT

Każdy przedsiębiorca ma bezwzględny obowiązek dokonać tzw. zgłoszenia identyfikacyjnego VAT przed zrealizowaniem pierwszej czynności opodatkowanej tym podatkiem. Trzeba mieć jednak na uwadze, że zgłoszenie to nie jest tym samym co rejestracja VAT. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego, dotyczy ono zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku uiszczania podatku od towarów i usług. Podatnicy VAT są zobligowani do dokonania odrębnego, dodatkowego zgłoszenia rejestracyjnego w urzędzie skarbowym.

Tak jak w przypadku zgłoszenia, tak również rejestracja powinna być wykonana najpóźniej w dzień poprzedzający dokonanie pierwszej czynności opodatkowanej. Jest to jednak termin o charakterze instrukcyjnym – ustawa nie nakłada jakiejkolwiek kary za późniejsze dokonanie rejestracji lub braku jej dokonania. Zgłoszenie rejestracyjne, oprócz stwierdzenia faktu uczestniczenia w systemie podatkowym VAT, ma za zadanie także przyporządkować do podatnika jego indywidualny numer identyfikacji VAT.

Zgłoszenie do VAT klienta biura rachunkowego a odpowiedzialność biura rachunkowego

Nie ma żadnych prawnych przeszkód, aby przedsiębiorca w kontaktach z urzędem skarbowym działał przez swojego reprezentanta, np. w postaci biura rachunkowego. Biuro na podstawie pełnomocnictwa szczególnego może zgłosić klienta. Tak jak zgłoszenie identyfikacyjne nie niesie za sobą większego ryzyka, tak już rejestracja podatnika może przysporzyć problemów. Ustawodawca bowiem w art. 96 ust. 4b ustawy o VAT przewidział odpowiedzialność solidarną pełnomocnika za zobowiązania podatkowe podatnika w sytuacji, gdy zgłoszenie rejestracyjne zostało złożone przez pełnomocnika.

Wspomniany ust. 4b wskazuje wprost, iż w przypadku zarejestrowania podatnika, którego zgłoszenie rejestracyjne zostało złożone przez pełnomocnika, pełnomocnik odpowiada solidarnie wraz z zarejestrowanym podatnikiem do kwoty 500 000 zł za zaległości podatkowe podatnika powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego. Przepis łączy odpowiedzialność pełnomocnika wyłącznie z faktem złożenia w imieniu podatnika zgłoszenia rejestracyjnego. A zatem odpowiedzialność solidarna nie jest w ogóle związana z możliwym przyczynieniem się pełnomocnika do powstania zaległości podatkowych. Nie ma tutaj znaczenia nawet to, czy pełnomocnik później będzie podejmował jakiekolwiek inne czynności w imieniu klienta lub czy w ogóle będzie dalej z nim współpracował.

Istnieją na szczęście dwa limity – czasowy i finansowy. Odpowiedzialność solidarna pełnomocnika ograniczona jest do zaległości podatnika powstałych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako czynnego podatnika VAT. Termin związany jest z wykonaniem czynności podlegających opodatkowaniu, w wyniku których powstało zobowiązanie, nie zaś z datą powstania zobowiązania, które przerodziło się w zaległość. Drugim ograniczeniem jest kwota 500 000 zł. Wszystko powyżej niej jest już wyłącznym zadłużeniem podatnika.

Kiedy biuro rachunkowe nie odpowie za długi klienta?

Biuro rachunkowe nie będzie jednak odpowiadało za długi klienta, jeżeli powstanie zaległości podatkowych wiązało się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej. Oznacza to, że biuro nie odpowie za działania klienta, jeżeli ten dopuści się nierzetelności w postaci np. wykroczenia czy przestępstwa skarbowego lub gdy powstanie zaległości podatkowych było wynikiem zakłóceń płynności finansowej spowodowanych kłopotami biznesowymi.

Zwolnienie z odpowiedzialności pełnomocnika nie jest jednak takie oczywiste. Pełnomocnik nie jest w stanie z góry przewidzieć, czy podatnik będzie działał w celu wyłudzenia podatku VAT, czy też nie. Biuro rachunkowe nie weryfikuje działalności klientów, nie ma wpływu na ich postępowanie po dokonaniu rejestracji, tym samym w praktyce nie ma możliwości skutecznej obrony przed działaniami klienckimi nastawionymi na oszustwa podatkowe.

Jak jednak podkreślił minister finansów w interpretacji podatkowej nr 10588, „zwolnienie pełnomocnika z odpowiedzialności solidarnej opiera się na obiektywnych przesłankach (w drodze decyzji administracyjnej) stosowanych przez organy podatkowe, nie ma więc charakteru uznaniowego wzbudzającego niepewność pełnomocników podatników. Organy podatkowe nie będą miały obowiązku wykazać, że pełnomocnik posiadał wiedzę o nierzetelnym rozliczaniu podatku przez podatnika, którego zarejestrował, bowiem nie stanowi to przesłanki wyłączającej zastosowanie wobec pełnomocnika odpowiedzialności solidarnej”.

Rejestracja do VAT klienta a odpowiedzialność biura rachunkowego – podsumowanie

Nie ma przeciwwskazań do tego, aby zgłoszenie rejestracyjne zostało złożone w imieniu podatnika przez jego pełnomocnika, w tym biuro rachunkowe. Trzeba jednak pamiętać, że takie działanie może okazać się ryzykowne i to nie dla samego podatnika, a właśnie dla jego reprezentanta. Zgodnie z art. 96 ust. 4b ustawy o VAT pełnomocnik, który dokonał zgłoszenia, odpowiada solidarnie z podatnikiem za zaległości podatkowe podatnika powstałe z tytułu czynności wykonanych przez niego w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania tego podatnika jako podatnika VAT czynnego. Odpowiedzialność ta została ograniczona do kwoty 500 000 zł. Jedynym wyłączeniem jest sytuacja, kiedy powstanie zaległości wiązało się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.

W ocenie doktryny taka regulacja przepisu czyni go całkowicie martwym. Przede wszystkim biura rachunkowe, które najczęściej pełnią rolę pełnomocników przy rejestracji VAT, jako profesjonaliści posiadają wiedzę w tej kwestii i nie pozwalają sobie na takie ryzyko. Wystarczy jedynie, aby biuro przygotowało wszystkie potrzebne dokumenty, które następnie klient złoży własnoręcznie w urzędzie. Eliminuje to całkowicie ryzyko odpowiedzialności solidarnej. Wskazuje się dodatkowo, że osoby, które nie działają w zgodzie z prawem, mogą dokonywać rejestracji przez tzw. słupy, aby później nie niepokojone dokonywać wyłudzeń vatowskich. Wydaje się zatem, że omówiony przepis został nieprzemyślany przez ustawodawcę, a mimo to cały czas obowiązuje w systemie prawnym.