Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestracja do VAT UE - co warto wiedzieć przed zakupem unijnym

Obecnie transakcje unijne są coraz częstszym zjawiskiem w obrocie gospodarczym. Jednak, jak się okazuje, przedsiębiorcy mają pewne problemy związane z rozliczeniem poszczególnych zdarzeń gospodarczych, szczególnie z podatkiem od takich transakcji. W naszym artykule podpowiadamy, jak należy podejść do tego typu transakcji oraz kiedy obowiązkowa jest rejestracja do VAT UE.

Po pierwsze: zarejestruj się do VAT UE!

Przed dokonaniem pierwszej transakcji zakupu zawartej z unijnym kontrahentem przedsiębiorcy powinni przede wszystkim sprawdzić, czy podlegają obowiązkowi rejestracji do VAT UE na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Obowiązek rejestracji w przypadku czynnych podatników VAT

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT jest zobowiązany do dokonania rejestracji na formularzu VAT R jeszcze przed pierwszym zakupem. Dotyczy to transakcji:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) - przy czym obowiązek ten dotyczy nabycia towarów od drugiej firmy; obowiązek rejestracji do VAT UE nie dotyczy zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które mają miejsce zamieszkania na terenie UE,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) - czyli sprzedaży towarów na rzecz kontrahenta z innego kraju UE,
  • wewnątrzwspólnotowego nabycia usług (import usług z art. 28b), dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy; w tej sytuacji obowiązek naliczenia podatku spoczywa wyjątkowo na nabywcy,
  • wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług - świadczenie usług na rzecz kontrahentów z UE, w odniesieniu do których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy (inny niż Polska).

Obowiązek rejestracji w przypadku podatników zwolnionych z VAT

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (ze względu na nieprzekroczenie 200 000 zł obrotu ze sprzedaży), którzy uczestniczą w transakcjach unijnych, również muszą zarejestrować się do VAT UE, w odniesieniu do:

  • WNT - gdy wartość nabytych towarów w danym roku podatkowym przekroczyła 50 000 zł; innymi słowy, przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku rejestracji, jeżeli nie przekroczyli limitu (art. 97 ust. 2 ustawy o VAT),
  • importu usług z art. 28b (dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy) - pomimo korzystania ze zwolnienia z VAT podatnicy są zobowiązani do rejestracji do VAT UE, gdyż jako nabywcy mają obowiązek rozliczenia podatku VAT.

Po drugie: zakwalifikuj odpowiednio transakcję zakupu

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o VAT przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz.

Natomiast przez import usług w myśl art. 2 ust. 1 pkt 9 należy rozumieć świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.

Art. 17 ust. 1 pkt 4:

1. Podatnikami są również osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne:

4) nabywające usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

  1. usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług, do których stosuje się art. 28e, podatnik ten nie jest zarejestrowany zgodnie z art. 96 ust. 4,
  2. usługobiorcą jest:
- w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b - podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4,
- w pozostałych przypadkach - podatnik, o którym mowa w art. 15, posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4;

Po trzecie: wykaż transakcję zakupu w odpowiedniej deklaracji rozliczeniowej

Dokonując transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz świadczenia usług lub wewnątrzwspólnotowego zakupu czy to towarów, czy usług, należy również pamiętać, że powinno się ją wykazać w odpowiedniej transakcji rozliczeniowej dla celów podatku VAT.

Czynni podatnicy VAT

W odniesieniu do transakcji WNT podatnicy VAT są obowiązani wykazać transakcję w informacji VAT UE, nawet gdy nie zdążyli się zarejestrować do VAT UE przed dokonaniem pierwszego zakupu. Wówczas obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, jednak nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Co do zasady podatek naliczony jest możliwy do odliczenia w tym samym okresie co należny, pod warunkiem otrzymania faktury przed upływem 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Od 2017 roku, w sytuacji gdy podatnik otrzymał fakturę po upływie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy, wówczas ma on obowiązek wykazać podatek należny w miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli korekta deklaracji spowoduje powstanie zaległości podatkowej, należy uregulować ją wraz z odsetkami podatkowymi, dokonując wpłaty na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Natomiast podatek VAT naliczony, podatnik może wykazać w deklaracji za okres bieżący.

Uwaga!

Jeżeli podatnik dokona korekty deklaracji VAT z tytułu WNT, w terminie przekraczającym 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy, ma możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego dopiero w okresie bieżącym. W związku z tym WNT nie będzie neutralne podatkowo!

W przypadku importu usług (dla których stosuje się art. 28b) przedsiębiorca również jest zobowiązany do rejestracji na potrzeby VAT UE. Jednak w tej sytuacji transakcje wykazuje jedynie w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał). Nie składa się wówczas dodatkowo informacji VAT UE, jakby miało to miejsce przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów.

Podatnicy zwolnieni z VAT

Podmiot zwolniony z VAT dokonujący WNT (a więc o ile wartość transakcji przekroczy 50 000 złotych) musi złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-8. Przedsiębiorcy, którzy nie przekroczyli tego limitu, również mogą złożyć taką deklarację, potwierdzając to właściwym zawiadomieniem wysłanym do urzędu skarbowego. Co ważne, nievatowcy dokonując transakcji WNT, mają obowiązek wykazać ją również w informacji podsumowującej VAT UE.

Natomiast nabywając usługi od unijnego kontrahenta, przedsiębiorca zwolniony z VAT musi wykazać podatek VAT w deklaracji VAT-9M, z której to właśnie będzie wynikać należność do zapłaty do urzędu skarbowego.

Ważne!

Po zapłaceniu wartość podatku VAT nievatowiec będzie mógł w całości ująć w kosztach podatkowych.

Po czwarte: sprawdź, czy musisz rozliczać się miesięcznie, czy możesz wybrać system kwartalny

Zarówno w przypadku nievatowców, jak i czynnych podatników VAT sprawa jest prosta, deklaracje rozliczeniowe VAT-8 i VAT-9M składane są bowiem w okresach miesięcznych. Natomiast od stycznia 2017 roku deklaracje VAT UE mogą być składane wyłącznie w wersji elektronicznej i wyłącznie za okresy miesięczne. Nie ma zatem możliwości wyboru kwartalnego rozliczania VAT UE.

Terminy składania deklaracji rozliczeniowych

Informację podsumowującą VAT UE należy składać za okresy miesięczne do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym, w którym podatnik dokonał transakcji WNT, WDT lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług. Za okresy jednak, w których transakcje te nie wystąpiły, nie ma obowiązku składania informacji VAT-UE.

W sytuacji gdy przedsiębiorca pomimo zarejestrowania do VAT UE nie będzie składał informacji podsumowujących, może zostać wykreślony z rejestru VAT UE. Aby było to możliwe, zgodnie z art. 97 ust. 15 i 15a ustawy o VAT, musi zostać spełniony przynajmniej jeden z warunków:

  • podatnik nie złożył deklaracji VAT-7 lub VAT-8 za 3 kolejne miesiące lub jeden kwartał (VAT-7K),
  • pomimo rejestracji do VAT UE podatnik nie złożył informacji podsumowującej przez okres 3 kolejnych miesięcy - w tym wypadku nie jest jednoznaczne, czy nastąpi wyrejestrowanie, nie ma przeszkód, aby składać zerowe informacje VAT-UE.

Podatnik powinien zostać przez urząd poinformowany o fakcie wykreślenia z VAT UE.

Ważne!

Przepisy nie nakładają na podatników obowiązku składania “zerowych” informacji podsumowujących. Jednak aby ograniczyć ryzyko wykreślenia z rejestru VAT UE, mogą oni składać zerową informację VAT UE, nawet jeżeli nie dokonali transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Rejestracja do VAT UE - oznaczenie w systemie wFima.pl

Po zarejestrowaniu do VAT UE należy dokonać zmiany ustawień w systemie wFirma.pl. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FIRMA » PODATKI » PODATEK VAT, a następnie zaznaczyć opcję Przedsiębiorca zarejestrowany w UE (VAT UE).

Rejestracja do VAT UE

Jak wygenerować informację podsumowującą VAT UE w systemie wFirma.pl?

W celu wygenerowania informacji podsumowującej VAT UE należy przejść do zakładki: BIURO » DEKLARACJE » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT UE, a następnie wybrać okres, za który system ma wygenerować informację podsumowującą. 

Rejestracja do VAT UE

Po wygenerowaniu informacji podsumowującej VAT UE, możliwa jest jej wysyłka do urzędu bezpośrednio z systemu.

Więcej informacji w kwestii wysyłki e-deklaracji z systemu wFirma.pl znajduje się w artykule: E-deklaracje.