Czy przekazanie PIT-11 pracownikom klienta to obowiązek biura rachunkowego?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Jak co roku, luty to czas, kiedy startują rozliczenia z fiskusem za poprzedni rok podatkowy. W tym czasie jak w latach poprzednich mogą pojawić się wątpliwości związane z rozliczeniami, w tym wątpliwości kto, i kiedy obowiązany jest przekazać je pracownikowi. Sprawdźmy, kto jest odpowiedzialny za przekazanie PIT-11 pracownikom- biuro rachunkowe czy jego klient?

Czym jest PIT-11?

PIT-11 stanowi podstawę do rozliczenia rocznego podatku za poprzedni rok. Jest to to podstawowa informacja o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja w formie PIT-11 jest wystawiana oraz dostarczana przez płatnika, który w trakcie roku podatkowego rozlicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy.

PIT-11 zawiera następujące elementy:

  • dane identyfikacyjne płatnika;

  • dane podatnika podatku dochodowego, którego dotyczy deklaracja;

  • przychód podatnika;

  • koszty uzyskania przychodu;

  • dochód;

  • pobrane zaliczki na podatek dochodowy;

  • pobrane składki;

  • dane dotyczące przychodów zwolnionych z opodatkowania.

Termin na przekazanie PIT-11

Przedsiębiorcy mają obowiązek przesyłać roczne rozliczenie podatku do urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Obecnie druk PIT-11 przekazuje się do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej.

Przedsiębiorcy mają obowiązek przesyłać roczne rozliczenie podatku podatnikowi w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Przekazanie PIT-11- jaka forma?

Egzemplarz deklaracji PIT-11 przekazywany zatrudnionemu pracownikowi może nastąpić zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej.

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 roku (sygn. I SA/Po 486/10): „Przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatkowych pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W szczególności nie może mieć tutaj zastosowania art. 144a Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym doręczenie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraża na to zgodę. Przepis ten bowiem może znaleźć zastosowanie tylko w stosunku do strony postępowania oraz podmiotów działających w imieniu strony w postępowaniu (przedstawiciela, pełnomocnika). Nie może natomiast dotyczyć doręczania pism poza postępowaniem podatkowym […]. Nie może mieć bezpośredniego zastosowania również art. 12 § 6 pkt 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru. […] Doręczenie zatem deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić przez bezpośrednie doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata (np. w miejscu pracy), czy też przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 roku – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 roku Nr 189, poz. 1159 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz. 34 ze zm.)”.

W ocenie sądu jednak, w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód dla uznania, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji. W konsekwencji należy uznać, że zasady dokonywania doręczeń deklaracji podmiotom prywatnym nie zostały uregulowane przez przepisy prawa podatkowego. Również inne przepisy prawa administracyjnego nie regulują tych kwestii.

Wybór elektronicznej wersji PIT-11 oznacza, że wystarczające jest przekazanie PIT-11 na e-mail pracownika lub udostępnienie go w profilu elektronicznym stworzonym dla niego przez pracodawcę.

Wybór formy przekazania pracownikowi PIT-11 przysługuje pracodawcy, pracownik nie może zatem sprzeciwić się udostępnieniu mu egzemplarza elektronicznie.

Obsługa księgowa a przekazanie PIT-11

Przeważająca większość firm w dzisiejszych czasach powierza prowadzenie spraw księgowych specjalistom z biur rachunkowych. Księgowi reprezentujący przedsiębiorców muszą posiadać odpowiednie pełnomocnictwo, aby reprezentować swoich klientów przed organami podatkowymi. Wyróżnia się pełnomocnictwo ogólne i szczególne do podpisywania deklaracji podatkowych.

Pełnomocnictwo ogólne czy szczegółowe nie uprawnia księgowego do podpisywania w imieniu klienta deklaracji, w tym celu przedsiębiorca musi udzielić odrębne pełnomocnictwo UPL-1 lub UPL-1P.

Pełnomocnictwo UPL-1 uprawnia księgowego do podpisywania deklaracji przesyłanych w formie elektronicznej. Pełnomocnictwo to może zostać udzielone na czas oznaczony lub bezterminowo. Jego zakresu nie można ograniczyć ze względu na rodzaj podatku.

Pełnomocnictwo UPL-1 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Pełnomocnictwo w formie tradycyjnej, czyli papierowej należy do urzędu skarbowego właściwego dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Pełnomocnictwo w formie elektronicznej przesyła się natomiast Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

Złożenie UPL-1 nie podlega opłacie skarbowej.

UPL-1P to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej. Można je przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej. Pełnomocnictwo papierowe przedkłada się w organie podatkowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja, a przesyłane elektronicznie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

UPL-1P, w przeciwieństwie do UPL-1, może zawierać upoważnienie do podpisywania wszystkich deklaracji bez względu na rodzaj podatku. Złożenie tego pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł.

Jeśli upoważnienie udzielone księgowemu ma dotyczyć podpisania w imieniu płatnika deklaracji PIT-11, wówczas pełnomocnictwo powinno zostać złożone przed końcem stycznia danego roku.

Należy przypomnieć, jak wskazano w Uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 czerwca 2015 roku (sygn. II FPS 3/15), że zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych: „na gruncie prawa podatkowego przyjmuje się przede wszystkim dyrektywę prymatu wykładni językowej (por. uchwały NSA z dnia 14 marca 2011 roku, sygn. akt II FPS 8/10; z dnia 22 czerwca 2011 roku, sygn. akt I GPS 1/11; z dnia 17 listopada 2014 roku, II FPS 3/14; postanowienie NSA z dnia 8 kwietnia 2013 roku, sygn. akt II FPS 7/12; dostępne na stronie www.orzeczenia.nsa.gov.pl). […] Wykładnia językowa powinna uwzględniać reguły znaczeniowe języka powszechnego, języka prawnego i języka prawniczego (por. R. Mastalski, Wykładnia językowa w interpretacji prawa podatkowego, Przegląd Podatkowy 1999, nr 8)”.

W świetle powyższego jednoznacznie wynika, że przepisy prawa podatkowego wskazują na to, że to płatnik, czyli pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi formularz PIT-11.

Z przepisów prawa podatkowego nie wynika obowiązek przekazania przez biuro rachunkowe PIT-11 pracownikom klienta tego biura. Jednakże nie oznacza to, że nie jest to dopuszczalne.

Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 lutego 2021 roku dotyczącej przekazania przez podmiot zewnętrzny PIT-11 w formie elektronicznej pracodawca wypełnił obowiązki wynikające z art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy, który spełni poniższe warunki:

  1. informacja PIT-11 zostanie sporządzona według ustalonego przez Ministra Finansów wzoru;

  2. podatnicy wyrażą zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej w dowolnej formie, np. jako pisemne oświadczenie pracownika lub pracodawca wprowadzi odpowiednie zapisy do regulaminu pracy, w którym wskazana została opisana forma przekazania PIT-11 poprzez platformę internetową;

  3. informacja ta zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do wystawiania PIT-11 w imieniu pracodawcy;

  4. informacja PIT-11 zostanie zamieszczona na platformie przed końcem lutego roku następnego po roku, którego ona dotyczy i w tym samym terminie podatnik uzyska informację o przesłaniu PIT-11 w tej formie (w formie SMS lub e-mail – na numer telefonu/adres podany przez siebie);

  5. płatnik będzie dysponował dowodem (w formie raportu wygenerowanego z platformy internetowej) faktycznego przesłania podatnikowi PIT-11 poprzez platformę i przekazania mu informacji o zamieszczeniu tego dokumentu na platformie.

Z powyższego wynika, że co do zasady obowiązek przekazania PIT-11 obciąża pracodawcę, ale ten może zlecić tę czynność podmiotowi zewnętrznemu – biuru rachunkowemu prowadzącemu jego obsługę księgową. W zależności od ustaleń biuro może przekazać PIT-11 pracownikom swojego klienta, ale może również przekazać pracodawcy sporządzone rozliczenia. Trzeba bezwzględnie pamiętać, że warunki, zakres współpracy i odpowiedzialności biura rachunkowego określa umowa.

Co w sytuacji, kiedy pracownik nie otrzyma PIT-11?

Skoro to pracodawca obowiązany jest do przekazania pracownikom PIT-11 należy z nim skontaktować się w sytuacji nieotrzymania PIT, najlepiej w tym celu wysłać pismo listem poleconym zawierające ponaglenie. Wówczas to pracodawca powinien wyjaśnić tę sytuację z biurem księgowym.

Gdy ponaglenie nie przyniesie rezultatu, można zawiadomić urząd skarbowy lub urząd kontroli skarbowej, wówczas płatnik musi liczyć się z grzywną.

Mając informacje, o tym, że biuro księgowe ma przekazać pracownikowi PIT-11 dobrze jest skontaktować się z nim i ustalić, czy korespondencja np. list polecony został wysłany na prawidłowy adres, albo czy nie został zwrócony na skutek jego nieodebrania.

Pracownik, który nie złoży rocznego rozliczenia podatku, ponieważ nie otrzymał od płatnika deklaracji PIT-11 musi liczyć się z odpowiedzialnością za niezapłacenie podatku, ale również za niezłożenie deklaracji podatkowej.

Dodatkową konsekwencją będzie brak możliwości rozliczenia przychodów wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko.

Dlatego też pracownik, który mimo podejmowanych prób nie otrzyma PIT-11 powinien samodzielnie ustalić kwoty niezbędne do rozliczenia rocznego. Pomocne w tym będą wszystkie dokumenty dotyczące wynagrodzenia, potrącanych kosztów, składek i zaliczek na podatek w roku podatkowym, którego dotyczy rozliczenie.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów