Walne Zgromadzenie w spółkach na odległość

Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań komunikacyjnych jest odpowiedzią na potrzebę usprawnienia funkcjonowania spółek prawa handlowego m.in. poprzez umożliwienie przeprowadzenia Walnych Zgromadzeń w spółkach za pomocą środków komunikacji elektronicznej. To także wygodne i potrzebne rozwiązanie w perspektywie sytuacji wyjątkowych takich jak pandemia COVID-19.

Możliwości wykorzystania środków komunikacji elektronicznej zostały również rozciągnięte na potrzeby zarządów spółek i rad nadzorczych. Intencją ustawodawcy w związku z umożliwieniem tej nowoczesnej formy prowadzenia zgromadzenia było zapewnienie możliwości działania spółek, w sytuacji nadzwyczajnych wydarzeń, które mogą wpływać na ich wewnętrzną organizację, bez konieczności realizacji dodatkowych czynności właściwych dla przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia w trybie stacjonarnym. 

Przeprowadzenie Walnego Zgromadzenia na odległość obecnie nie wymaga specjalnych zapisów w umowie

Rozwiązanie polegające na przeprowadzaniu Walnego Zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, było już częściowo znane i praktykowane, jednak zmiana w kodeksie spółek handlowych, która została wprowadzona ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (czyli „specustawa”) pozwoliła korzystać z tej formy zgromadzenia bez ograniczeń. Poprzednie regulacje kodeksu spółek handlowych wymagały do tego specjalnych zapisów w umowie.

W poprzednim stanie prawnym procedowanie uchwał w nowoczesnej formie – za pomocą środków elektronicznych, była możliwa jedynie dla spółek założonych w systemie S-24, czyli w systemie umożliwiającym elektroniczną rejestrację podmiotów gospodarczych, za pomocą Internetu. Możliwość rejestracji spółki w taki sposób istniała od 1 stycznia 2012 roku. Późniejsze zmiany wprowadziły możliwość przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia dla spółek założonych tradycyjnie, jednak możliwość przeprowadzenia zgromadzenia uzależnione było od wprowadzenia odpowiedniej regulacji w umowie spółki. Po zmianach, jakie nastąpiły z dniem 31 marca 2020 r. możliwość taka wynika wprost z przepisów prawa, natomiast jej wyłączenie z kolei wymaga zmian w umowie spółki.

Środki komunikacji elektronicznej, – czyli dozwolona forma przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia

Zgodnie z art. 234¹. § 1 Kodeksu spółek handlowych, udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Idea wprowadzenia zapisów dotyczących zdalnej formy przeprowadzania Walnego Zgromadzenia, sprowadza się do wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, czyli przede wszystkim internetu, ale także każdej innej formy komunikacji za pośrednictwem środków elektronicznych.

Wprawdzie samej definicji pojęcia środków komunikacji elektronicznej w ustawie kodeks spółek handlowych czy w specustawie nie znajdziemy, jednak na potrzeby wyjaśnienia i zrozumienia, czym są środki komunikacji elektronicznej, można odwołać się do ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W słowniczku pojęć znajduje się definicja środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z którą, są nimi rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. 

W praktyce to środki techniczne lub pozwalające na indywidualne porozumiewanie się na odległość w drodze przesyłania, przekazywania i odbierania danych między systemami teleinformatycznymi za pomocą przewodów, fal radiowych, środków optycznych lub innych środków elektromagnetycznych. Przykładowo: m.in.: Skype, Zoom, Teams, Google Duo, WhatsApp.

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, na podstawie wspomnianej specustawy, art. 234¹. § 2 Kodeksu spółek handlowych, „udział w zgromadzeniu wspólników, obejmuje w szczególności:

1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach, której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i

2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników”.

Takie ujęcie zapisów, stanowi jedynie przykładowe możliwości techniczne wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, na co wskazuje użycie sformułowania "w szczególności".

Kto jest decydentem w zakresie formy przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia?

Zgodnie przepisami, o udziale w zgromadzeniu wspólników przy udziale środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie. Nie mniej, nie można oprzeć się wrażeniu, że tak naprawdę to w gestii wspólników danej spółki z o.o. pozostaje możliwość przeprowadzenia zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników. Dzieje się tak, bowiem to wspólnicy w ramach postanowień umowy spółki, mogą wskazać, w jakich okolicznościach takie zgromadzenie może się odbywać albo mogą wykluczyć możliwość jego przeprowadzenia w ogóle.

Zatem, jeśli w umowie spółki, nie przewidziano wprost, że zgromadzenie w formie zdalnej jest niedopuszczalne, wówczas jak to już wskazano, zwołujący zgromadzenie każdorazowo decyduje o udziale w nim wspólników w formie zdalnej. Decyzja o przeprowadzeniu takiej formy Walnego wymaga, aby zwołujący w zawiadomieniu o terminie Walnego Zgromadzenia zamieścił informację o sposobie uczestnictwa w tym zebraniu, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu, co do uchwał, jak wynika art. 238 § 3 kodeksu spółek handlowych.

Czy forma zdalna przeprowadzenia zgromadzenia wymaga wskazania w zaproszeniu miejsca, w którym ma się ono odbyć?

Zgodnie z art. 238 § 2 kodeksu spółek handlowych, w zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Jeśli dodatkowo planowane jest przeprowadzenie zmiany umowy spółki, wówczas należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Ponadto zgodnie z § 3, jeśli udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

W każdym przypadku, wystosowania zaproszenia należy oznaczyć miejsce przeprowadzenia walnego zgromadzenia, obejmuje to również sytuację przeprowadzenia Walnego przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Warto, bowiem zauważyć, że nawet obecne brzmienie zapisów ustawy wyłączają możliwość odbycia wirtualnego zgromadzenia wspólników w całości, czyli takiego, które odbywa się wyłącznie w przestrzeni internetowej bez fizycznego udziału jakiejkolwiek osoby uprawnionej do uczestnictwa w miejscu obrad zgromadzenia wspólników wskazanym w zaproszeniu.

Sposób głosowania na Walnych Zgromadzeniach przeprowadzonych na odległość 

Ustawodawca nie wskazał jednoznacznych regulacji przesądzających kwestię pierwszeństwa głosowania tradycyjnego względem oddawania głosu elektronicznie. Kwestia ta powinna być rozstrzygnięta już w zaproszeniu na Walne Zgromadzenie, poprzez wskazanie informacji o prawie wykonywania głosu. Jednocześnie ustawodawca wprost wskazał, że takie kwestie powinny być szczegółowo spisane w formie regulaminu uchwalonym przez właściwe organy w spółce. W takich regulaminach nie mogą znajdować się zapisy, które w jakichkolwiek sposób dyskryminowałby wspólników, którzy wykonują swoje prawo przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Dlatego regulamin powinien wskazywać niezbędne zasady do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, (Dz.U.2020.374).

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U.2019.505 t.j.).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”. Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.