Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się co do zasady z koniecznością uzyskania wpisu w CEIDG albo KRS. Nie każdy przedsiębiorca jednak wie, że istnieje jeszcze jeden rejestr, w którym odnotowywane są polskie firmy. Chodzi oczywiście o Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Czym jest i w jaki sposób wprowadzić zmiany w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych!
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
CRBR jest rządowym system, w którym umieszczane są dane osób fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad podmiotem wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego. W praktyce powoduje to, że każda spółka prawa handlowego, fundacja lub stowarzyszenie musi obowiązkowo znaleźć się w takim zestawieniu.
Zgodnie z treścią art. 58 Ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji są obowiązane:
- spółki jawne;
- spółki komandytowe;
- spółki komandytowo-akcyjne;
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- proste spółki akcyjne;
- spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu Ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych;
- trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne mają miejsce zamieszkania bądź siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nawiązują stosunki gospodarcze, lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu;
- spółki partnerskie;
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;
- spółki europejskie;
- spółdzielnie;
- spółdzielnie europejskie;
- stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;
- fundacje.
Zmiany w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych
Ustawodawca wymaga, aby wszelkie zmiany pojawiające się w podmiotach wpisanych do CRBR były uwidaczniane jak najszybciej. Podmiot zobowiązany do ich wprowadzenia ma na to 7 dni od dnia zdarzenia wywołującego zmianę. Może to być np. data wpisania do KRS zmian dotyczących spółki, data ujawnienia nowego beneficjenta rzeczywistego w spółce, data powołania lub odwołania członka zarządu spółki.
Pamiętajmy, że terminowe wprowadzanie zmian w CRBR jest bardzo ważnym obowiązkiem, za jego niedopełnienie grozi bowiem grzywna w wysokości nawet do 1 000 000 zł.
Zmiany w omawianym rejestrze może wprowadzić tylko osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu wpisanego do CRBR. W przypadku kapitałowych spółek prawa handlowego najczęściej będzie to prezes lub inny członek zarządu. Samo zgłoszenie nie podlega żadnym opłatom, jednak wymaga posiadania aktywnego profilu na ePUAP albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego, które posłużą do weryfikacji podmiotu wprowadzającego jakiekolwiek zmiany w rejestrze. Jeśli dany podmiot musi być reprezentowany łącznie przez kilka osób, wówczas każda z nich będzie musiała złożyć swój elektroniczny podpis w CRBR.
Procedura zgłoszenia zmian w CRBR
Aby dokonać zgłoszenia zmiany w CRBR, należy wejść na oficjalną stronę rządową znajdującą się pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/. Następnie wybieramy opcję „Utwórz zgłoszenie”. Po otwarciu nowego okienka musimy wybrać formę organizacyjną naszego podmiotu – np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – oraz wpisać jego NIP.
Kolejnym krokiem jest wpisanie daty zdarzenia, które spowodowało zmianę konieczną do wprowadzenia w CRBR. Po wybraniu właściwej daty klikamy w opcję „Utwórz nowe zgłoszenie”. Pojawi się nam nowe okienko z wnioskiem – zgłoszeniem informacji o beneficjentach rzeczywistych. Zmiany danych możemy dokonać poprzez wpisanie nowych informacji w odpowiednie pola wyświetlanego formularza – np. zmiany nazwiska członka zarządu spółki uprawnionego do jej reprezentacji. Po naniesieniu wszystkich zmian na samym dole strony zaznaczmy opcję: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” i klikamy przycisk „Dalej” znajdujący się po prawej stronie.
Następnie system poprosi nas o złożenie podpisu – opcja na samym dole strony. Po kliknięciu odpowiedniego przycisku użytkownik zostanie przeniesiony na stronę logowania profilu zaufanego lub złożenia podpisu elektronicznego. Po podpisaniu dokumentu należy wybrać opcję „Wyślij dokument” i cała procedura jest już gotowa.
Pełnomocnictwa przy wprowadzaniu zmian w CRBR
Osoby reprezentujące podmiot wpisany w CRBR nie zawsze mają czas i możliwości osobistego wprowadzania zmian do tego systemu. Jest to szczególnie widoczne w przypadku bardzo dużych spółek prawa handlowego. Czy w takiej sytuacji reprezentant może skorzystać z pomocy wyznaczonego pełnomocnika?
Zgodnie z treścią art. 61 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zgłoszenia do CRBR dokonuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji danego podmiotu albo powiernik lub osoba zajmująca stanowisko równoważne w podmiocie. W praktyce taki zapis oznacza, że pełnomocnicy podmiotów nie mają uprawnienia ani do zgłaszania podmiotu do CRBR, ani do nanoszenia zmian w systemie.
Przygotowanie formularza zmian w CRBR może zostać zlecone dowolnemu pracownikowi. Pamiętajmy jednak, że ostatecznie i tak oficjalny reprezentant podmiotu będzie musiał osobiście przyjść do komputera takiej osoby i złożyć swój elektroniczny podpis. System nie umożliwia bowiem zapisywanie wniosków o zmianę i udostępnianie ich do podpisu właściwym podmiotom, tak jak ma to miejsce chociażby w przypadku Portalu Rejestrów Sądowych.
Podsumowując, wprowadzenie zmian w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych nie jest skomplikowaną procedurą, choć wymaga dostępu do internetu. Wszystkie formalności można załatwić od ręki, wprowadzając zmiany w odpowiednie okienka formularza elektronicznego. Muszą one zostać zgłoszone w ciągu 7 dni od dnia ich zaistnienia. Uprawnionymi osobami w tym zakresie są wyłącznie osoby posiadające prawo do reprezentacji danego podmiotu na zewnątrz. Zmiany nie mogą być dokonywane przez wyznaczonych pełnomocników, choć takie osoby mogą oczywiście przygotować stosowny formularz i następnie udostępnić go do podpisu właściwej osobie.
