Poradnik Przedsiębiorcy

Zgromadzenie wspólników – kiedy może być online?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działa poprzez swoje organy, którymi są zarząd, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna oraz zgromadzenie wspólników. Ostatni z organów jest odpowiedzialny za podejmowanie najbardziej kluczowych decyzji w spółce. Jak działa zgromadzenie wspólników? Czy i kiedy może odbyć się w sposób zdalny? Dowiesz się z poniższego artykułu!

Zgromadzenie wspólników – kiedy jest konieczne?

Uchwały wspólników wymaga, między innymi:

  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;

  • postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;

  • zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;

  • nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;

  • zwrot dopłat;

  • umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki;

  • rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Niektóre czynności w spółce wymagają uprzedniego podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników, w związku z czym brak możliwości fizycznego spotkania wspólników celem odbycia zgromadzenia wspólników mógłby negatywnie odbić się na funkcjonowaniu spółki. 

Zgromadzenie wspólników - funkcjonowanie

Uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Wyjątkowo bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. 

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:

  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;

  • powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 Kodeksu spółek handlowych sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;

  • udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków – co dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym. 

Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

Przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników może być również rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w Kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.

Gdzie odbywa się zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.

Co jednak w przypadku, gdy zgromadzenie wspólników nie może się odbyć w tradycyjny sposób z uwagi na pandemię COVID-19?

Zgromadzenie wspólników online

Możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników w sposób zdalny była przewidziana w Kodeksie spółek handlowych już przed pandemią. Zapotrzebowanie na bardziej elastyczne i dostosowane do współczesności metody spotkań wspólników było bowiem widoczne już wcześniej. 

Niemniej, zgodnie z brzmieniem Kodeksu spółek handlowych spomiędzy 3 września 2019 roku a 31 marca 2020 roku umowa spółki mogła dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Oznaczało to, że dopuszczalność przeprowadzenia ważnego zgromadzenia wspólników online zależała od dokonania zmiany w umowie spółki, która dla swej skuteczności wymaga wpisu do KRS.

Z uwagi na COVID-19 ustawodawca postanowił jednak uprościć sytuację. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych obowiązującymi od 31 marca 2020 roku udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć: „także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. Sytuacja została zatem odwrócona. Wprowadzono zasadę w postaci możliwości wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników online. 

Od 31 marca 2020 roku każda spółka z o.o. może prowadzić obrady zgromadzenia wspólników online. Nie ma potrzeby dokonywania w tym celu zmiany umowy spółki. 

O udziale w zgromadzeniu wspólników poprzez środki porozumiewania się na odległość postanawia zwołujący to zgromadzenie. Udział w takim zgromadzeniu wspólników obejmuje w szczególności:

  • dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;

  • wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określają w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.