Życie pracownicze zazwyczaj jest dość dynamiczne. Pracownicy korzystają z urlopów wypoczynkowych, dostają podwyżki, zmieniają wymiar etatu. Wielu pracodawców ma jednak problem z tym, aby poprawnie ustalić podstawę wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego w sytuacji, kiedy doszło do modyfikacji wynagrodzenia pracownika. Jak dokonać poprawnych wyliczeń i ile wynosi podstawa zasiłku po podwyżce? Dowiedzmy się.
Kiedy wynagrodzenie chorobowe a kiedy zasiłek?
Ogólne warunki ustalania rodzaju i wysokości świadczeń wypłacanych za czas niedyspozycji do pracy (z różnych przyczyn) określa ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tzw. ustawa zasiłkowa). Co do zasady do świadczeń chorobowych ma prawo każda osoba zgłoszona do ubezpieczenia chorobowego. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę przez pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego mają prawo do wynagrodzenia chorobowego. W przypadku pracowników powyżej 50. roku życia jest to 14 dni wynagrodzenia chorobowego.
Wynagrodzenie chorobowe zawsze wypłaca pracodawca. Po wykorzystaniu jego limitu pracownik nabywa prawa do zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy zawsze finansowany jest ze środków ZUS-u, jednak wypłaca go albo ZUS (w przypadku małych pracodawców), albo pracodawca (jeżeli w uproszczeniu zatrudnia więcej niż 20 osób).
Natomiast jeśli chodzi o osoby ubezpieczone na innej podstawie (np. zleceniobiorcy lub przedsiębiorcy), to za czas zwolnienia lekarskiego od pierwszego dnia otrzymują oni zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS.
Ogólne zasady wyliczania podstawy zasiłku chorobowego
Na początku należy zaznaczyć, że przepisy ustawy zasiłkowej nie rozróżniają podstawy wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego – oblicza się je na tych samych warunkach.
Co do zasady podstawę zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacane pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pomniejszone o 13,71%.
Ustalając podstawę zasiłku chorobowego, należy uwzględnić nie tylko kwoty wynagrodzenia zasadniczego, ale także inne elementy wynagrodzenia, które otrzymuje pracownik.
Składniki, które trzeba wziąć pod uwagę podczas ustalania podstawy zasiłku chorobowego, to:
wynagrodzenie zasadnicze;
wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy;
premia uznaniowa wchodząca w skład wynagrodzenia chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi;
wynagrodzenie za godziny nadliczbowe uwzględnione w pełnej wysokości do średniej wypłaconego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych;
refundacja, jeżeli jest, doliczona do pełnego miesiąca jej wysokości;
dodatek nocny wliczony do podstawy wynagrodzenia;
wynagrodzenie za czas przestoju.
Podstawa zasiłku po podwyżce – przykłady
Zmiana wynagrodzenia pracownika wpływa na wyliczenia ustalające podstawę zasiłku chorobowego. Kluczowa przy prawidłowym określeniu podstawy zasiłku po modyfikacji wynagrodzenia jest zasada, która mówi o wynagrodzeniu „za okres”, czyli istotny jest moment, za który należne jest to wynagrodzenie, a nie moment jego wypłaty.
Przykład 1.
Pracodawca wypłaca wynagrodzenie na koniec miesiąca. Jeśli pracownik zachoruje w maju 2023, to do ustalenia podstawy wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, czyli okres od maja 2022 roku do kwietnia 2023 roku.
Przykład 2.
Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest u danego pracodawcy z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca i pracownik zachoruje w maju 2023, to do podstawy wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie za okres: maj 2022 – kwiecień 2023. Nie ma tu znaczenia miesiąc wypłaty wynagrodzenia, tylko okres, za jaki było należne.
Sama zmiana wynagrodzenia nie powoduje, że podstawa wymiaru będzie przeliczona na nowo, jednak nowa kwota pensji będzie uwzględniona w obliczeniach podstawy.
Zupełnie inaczej będzie w sytuacji, kiedy zmiana wynagrodzenia wynika ze zmiany wymiaru etatu. W takiej sytuacji podstawa zasiłku chorobowego powinna zostać przeliczona na nowo, z uwzględnieniem wynagrodzenia otrzymywanego tylko w okresie po zmianie etatu.
Przykład 3.
Pracownik z dniem 1 marca 2023 roku otrzymał aneks ze zmianą etatu z ½ na ¾, jednocześnie wraz z tą modyfikacją zostało podniesione wynagrodzenie zatrudnionego. W kwietniu pracownik zachorował. Mimo że posiada 12-miesięczny staż pracy, do podstawy wynagrodzenia uwzględnione zostało tylko wynagrodzenie za marzec 2023 roku.
Przykład 4.
Pracownik zachorował 15 kwietnia. 15 marca został zmieniony jego wymiar czasu pracy z ½ etatu do ¾ etatu. Podczas ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie za pełny kalendarzowy miesiąc po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. wynagrodzenie za kwiecień po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty.
Przykład 5.
Pracownik zachorował 20 marca, a 6 marca nastąpiła zmiana etatu. Ustalając podstawę zasiłku chorobowego, trzeba uwzględnić wynagrodzenie w nowej wysokości (po zmianie etatu) uzupełnione do pełnej kwoty – takiej, która przysługiwałaby pracownikowi za cały miesiąc w nowej stawce.
Przykład 6.
15 marca pracownik otrzymał aneks z podwyżką, nowe warunki pracy mają obowiązywać od 1 kwietnia. Natomiast w okresie od 27 marca do 7 kwietnia zachorował.
W takiej sytuacji podstawa wynagrodzenia chorobowego musi zostać ustalona według zasad ogólnych i nie powinno być ono przeliczane.
W jakich przypadkach należy przeliczyć podstawę – zmiany od stycznia 2022 roku
Co do zasady zmiana wymiaru etatu to jedyna sytuacja, kiedy należy przeliczyć podstawę zasiłku chorobowego. Podstawy zasiłku nie przelicza się również wówczas, kiedy między kolejnymi zwolnieniami lekarskimi nastąpi przerwa. I tu ważna informacja: do końca 2021 roku podstawa zasiłku nie była przeliczana, jeśli między kolejnymi zwolnieniami przerwa była nie dłuższa niż 3 miesiące. Natomiast od 1 stycznia 2022 roku zmieniły się przepisy i podstawa zasiłku nie zostanie przeliczona, jeśli pomiędzy kolejnymi zwolnieniami lekarskimi nastąpiła przerwa nie dłuższa niż 1 miesiąc.
Podsumowując, sama zmiana wynagrodzenia pracownika nie powoduje konieczności przeliczenia podstawy zasiłku chorobowego. Nowa kwota wynagrodzenia zostanie uwzględniona w kwotach otrzymywanego wynagrodzenia w okresach branych pod uwagę do wyliczania podstawy. Jeśli zaś zmiana pensji wiąże się ze zmianą etatu, to należy dokonać przeliczenia podstawy wymiaru etatu, uwzględniając tylko „nowe” wynagrodzenie.
