Jak naliczana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego? Czy składa się na nią wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze? Jakie składniki wynagrodzenia możemy przyjąć do jej ustalenia? Odpowiadamy w naszym artykule.
Uwzględnianie w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego składników wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesięczne
Do postawy wymiaru zasiłku chorobowego wliczają się także składniki wynagrodzenia za okres dłuższy niż miesiąc. Wypłacane one są w różnych terminach i wlicza się je do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jeżeli od ich wartości jest odprowadzana składka na ubezpieczenie chorobowe. Są to:
Wypłaty kwartalne
Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zasadę tę stosuje się nawet wówczas, gdy w danym kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy oraz wtedy, gdy za niektóre z czterech kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał składnika wynagrodzenia kwartalnego, bez względu na przyczynę nieprzyznania.
Przykład 1.
Pracownik został zatrudniony od 3 października 2021 r. Od 4 kwietnia 2022 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Oprócz stałego wynagrodzenia miesięcznego otrzymał premię kwartalną (uznaniową) za IV kwartał 2021 r. oraz za I kwartał 2022 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego będzie stanowiło przeciętne wynagrodzenie za 5 pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia, tj. za okres od listopada 2021 r. do marca 2022 r. Premie kwartalne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku, pod warunkiem że są one pomniejszane za czas choroby. Należy je wliczyć do podstawy, uwzględniając również pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia:
- z pełnej kwoty premii za IV kwartał (okres od 3 października do 31 grudnia 2021 r.) należy obliczyć proporcjonalnie wysokość premii za listopad i grudzień (wyłączyć kwotę premii za październik),
- dodać kwotę premii za I kwartał 2022 r.,
- otrzymaną kwotę podzielić przez 5 (liczba pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia).
Składniki za okresy roczne
Składniki wynagrodzenia za okresy roczne uwzględniane są do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W przypadku gdy pracownik nie przepracował całego roku poprzedzającego miesiąc, w którym przebywał na zwolnieniu lekarskim albo korzystał z urlopu wypoczynkowego bądź bezpłatnego, do ustalenia podstawy tych składników uwzględnia się proporcjonalnie liczbę pełnych miesięcy przepracowanych.
Przykład 2.
Pracownikowi wypłacane jest stałe miesięczne wynagrodzenie. Od 19 do 22 marca 2022 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć okres od marca 2011 r. do lutego 2022 r. W styczniu otrzymał premię roczną. Składnik ten jest pomniejszany za okres pobierania zasiłku i uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 premii za rok 2021 r.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a składniki wynagrodzenia wypłacane zaliczkowo
Jeżeli w okresie, który bierzemy pod uwagę przy ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku, niektóre składniki wynagrodzenia, np. premie wypłacone zaliczkowo, wlicza się je w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a po ich wyrównaniu podstawę przelicza się, uwzględniając te składniki i wyrównuje wysokość zasiłku. Może również wystąpić sytuacja, kiedy dany składnik pracownikowi przysługuje, ale nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych. Wówczas do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wlicza się te składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy.
Przykład 3.
Pracownik zachorował 5 kwietnia. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego to jego przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia poprzedniego roku do marca bieżącego roku. Pracownikowi przysługuje premia kwartalna. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinna zostać uwzględniona premia za II, III, IV i I kwartał. Do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków premia za I kwartał nie została jeszcze wypłacona. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć premie za II i III kwartał oraz premię za IV kwartał w podwójnej wysokości.
Jeżeli składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez nich, ale po ich wypłacie podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przeliczana jest ponownie, wciągając te składniki oraz wyrównuje się wysokość zasiłku.
Składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu w podstawie wymiaru zasiłku
Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie należy uwzględniać składników wynagrodzenia należących się z tytułu umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu. Składników tych nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku za okres po upływie terminu, do którego przysługiwał. Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które pracodawca przestał wypłacać na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Płatnik zasiłku nie uwzględnia ich w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za okres przypadający po terminie, do którego składniki te były wypłacane.
Jeżeli w czasie trwania zwolnienia lekarskiego pracownika ma miejsce zmiana regulaminu wynagradzania, polegająca m.in. na podjęciu przez zakład pracy decyzji o całkowitym zaprzestaniu wypłaty jakiegoś składnika wynagrodzenia od określonej daty, to płatnik zasiłku powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku. W takim przypadku nie zmienia się okres, za który wynagrodzenie przyjęto do podstawy wymiaru zasiłku i nadal tę podstawę stanowi wynagrodzenie z okresu 12 miesięcy kalendarzowych sprzed zachorowania lub za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.
Przykład 4.
Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 19 lutego 2022 r. do 26 kwietnia 2022 r. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby wliczony będzie okres od lutego 2021 r. do stycznia 2022 r. Pracownikowi przysługiwał dodatek funkcyjny, który został wypłacony za okres od października 2021 r. do marca 2022 r. Pracodawca w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnia również dodatek funkcyjny za okres zwolnienia lekarskiego od 19 lutego do 31 marca 2022 r. Wypłacając wynagrodzenie chorobowe za okres od 1 kwietnia do 26 kwietnia 2022 r., pracodawca przeliczył na nowo podstawę i wyłączył z niej kwotę wyliczonego dodatku funkcyjnego.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego w razie zawarcia umowy cywilnoprawnej z własnym pracownikiem
Przy zatrudnieniu pracownika dodatkowo z tytułu umowy zlecenie do podstawy wymiaru zasiłku wliczane są także składniki wynagrodzenia wynikające z tytułu wypłaconych rachunków.
Wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy cywilnoprawnej płatnik zasiłku uwzględnia w podstawie wymiaru zasiłku, sumując je z wynagrodzeniem przysługującym z umowy o pracę. Podczas ustalania podstawy wymiaru zasiłku należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie z tytułu dwóch umów, jeżeli zostało wypłacone w okresie, z którego brane jest ono pod uwagę do ustalania podstawy zasiłku oraz uwzględnia się daną umowę tylko podczas jej trwania. Do podstawy wymiaru nie wliczamy przychodu z umowy cywilnej, która wygasła przed okresem, z jakiego obliczana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego.
W przypadku kiedy termin umowy cywilno-prawnej upływa w trakcie pobierania zasiłku chorobowego, należy wyłączyć wynagrodzenie wypłacane z tytułu tej umowy. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego powinna zostać naliczona na nowo.
Przykład 5.
Pracownik był niezdolny do pracy w okresie od 14 kwietnia do 5 maja 2022 r. Podpisał z pracodawcą dodatkowo umowę zlecenie od 1 października 2021 r. do 20 lutego 2022 r. Przy obliczaniu wynagrodzenia chorobowego do podstawy wymiaru wliczony będzie okres od kwietnia 2021 r. do marca 2022 r. Nie wliczamy natomiast wynagrodzenia wypłaconego za dodatkową umowę zlecenie.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego w razie zmiany wymiaru czasu pracy
Zmiana wymiaru czasu wpływa na podstawę wymiaru zasiłku chorobowego oraz wynagrodzenie chorobowe. Do podstawy wymiaru liczone będzie wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacane pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy zatrudnienia, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalić za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia. W razie zmiany wymiaru czasu pracy pracownika podstawa zasiłku chorobowego wynosi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy lub w miesiącach, z których bierzemy wynagrodzenie pod uwagę przy ustaleniu podstawy wymiaru, pomniejszona o 13,71%.
Do podstawy wymiaru zasiłku dla nowego wymiaru czasu pracy uwzględniamy także składniki wynagrodzenia przysługujące za dłużej niż jeden miesiąc. Są to: premie kwartalne, ”trzynastka”, w wysokości ustalonej dla nowego wymiaru czasu pracy.
Jeśli chodzi o kwartalne składki wynagrodzenia, składnik ten może występować w przypadkach:
- jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w okresie 4 kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy składnik kwartalny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy przepracowanych po zmianie wymiaru czasu pracy w tych kwartałach,
- jeżeli zmiana ta nastąpiła w kwartale, w którym powstała niezdolność do pracy, składnik kwartalny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy.
Natomiast jeśli chodzi o dodatkowe wynagrodzenie, tzw. “trzynastkę”, mogą mieć miejsce dwa przypadki:
- jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy, do podstawy wymiaru zasiłku zakładamy składnik roczny proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych po zmianie wymiaru czasu pracy,
- jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku poprzedzającego niezdolność do pracy, składnik roczny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy.
Przykład 6.
Pracownik rozchorował się od 7 lutego do 23 kwietnia 2022 r. Do 31 marca 2022 był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, 1 kwietnia obniżono mu wymiar do ½ etatu. Fakt ten nie miał wpływu na podstawę wymiaru do wyliczenia wynagrodzenia chorobowego. Zmiana wymiaru czasu pracy nie nastąpiła bowiem ani w miesiącu, w którym powstała niezdolność, ani w okresie 12 miesięcy poprzedzających powstanie tej niezdolności. Zatem podstawę będzie stanowić miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego 2021 r. do stycznia 2022 r.
Ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego w razie przerw w okresach pobierania zasiłków
Podstawa wynagrodzenia chorobowego nie podlega przeliczeniu, jeżeli przerwa między zwolnieniami lekarskimi wynosi mniej niż 3 miesiące kalendarzowe. Jeżeli jest dłuższa niż 3 miesiące, należy na nowo ustalić podstawę. Od 1 stycznia 2022 roku podstawę zasiłku należy przeliczać po wystąpieniu przerwy między nieobecnościami zasiłkowymi wynoszącej co najmniej 1 miesiąc kalendarzowy.
