Poradnik Przedsiębiorcy

Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa

Epidemia COVID-19 wprowadziła niemałe zamieszanie praktycznie w każdej sferze naszego życia. Niestety duży wpływ miała również na wynagrodzenia pracowników. Wsparcie, jakie otrzymywali pracodawcy, wiązało się często ze zmianami warunków płacowych na mniej korzystne. Skutkiem tego było również obniżenie świadczeń za czas choroby i macierzyństwa. Wprowadzono jednak przepisy, dzięki którym możliwe jest przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa. W artykule znajdziesz odpowiedź na pytanie, kogo obowiązują nowe zasady i jak ustalić podstawę zgodnie ze znowelizowanymi przepisami.

Ogólne zasady obliczania zasiłków

Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętny miesięczny przychód z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby pomniejszony o wartość składek społecznych finansowanych przez pracownika 13,71%. W przypadku gdy pracownik nie przepracował jeszcze roku, wówczas do obliczenia przyjmuje się przychód za pełne przepracowane miesiące kalendarzowe. Z kolei w razie nieobecności zasiłkowej w pierwszym miesiącu pracy świadczenie ustala się w oparciu o miesięczną wysokość wynagrodzenia wynikającego z umowy.

Co ważne, podstawy zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli przerwa między kolejnymi absencjami zasiłkowymi była krótsza niż trzy pełne miesiące kalendarzowe.

Zasiłek przy zmianie etatu – zasady ogólne

Inne zasady obowiązują także w przypadku obliczania świadczeń po zmianie wymiaru czasu pracy. Wtedy stosuje się zasadę opisaną w art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa (dalej „ustawy zasiłkowej”), zgodnie z którą podstawę zasiłku stanowi wynagrodzenie ustalone według nowej stawki obowiązującej po zmianie etatu. Nie przyjmuje się do niej wcześniejszych wynagrodzeń i nie stosuje się zasady trzech miesięcy przerwy między kolejnymi niezdolnościami do pracy.

Art. 40 ustawy zasiłkowej
W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach, o których mowa w art. 36.

Zasady te były jednak krzywdzące dla osób, którym pracodawca obniżył wymiar czasu pracy głównie na cele otrzymania dofinansowania wynagrodzeń z tarcz antykryzysowych. W związku z powyższym wprowadzone zostały przepisy pozwalające zaniechać wspomnianej praktyki.

Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa – zasiłek chorobowy w ciąży i zasiłek macierzyński

Po 16 grudnia 2020 roku wprowadzono nowe zasady dotyczące ustalania podstawy świadczeń przysługujących w razie niezdolności do pracy powstałej w czasie ciąży oraz w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego – odnoszą się one do osób, którym pracodawca wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umowy o pracę lub obniżył im wymiar czasu pracy na podstawie art. 15g, 15zf, 15gb lub 15zzzzzo ust. 2 ustawy o COVID. W takiej sytuacji podczas obliczania podstawy zasiłku chorobowego w trakcie ciąży lub zasiłku macierzyńskiego:

  • nie stosuje się art. 40 ustawy zasiłkowej, czyli nie przyjmuje się wyłącznie wynagrodzenia po zmianie etatu – zmiana ta nie powoduje więc skrócenia okresu, z którego podstawa zasiłku jest ustalana;
  • nie uwzględnia się w niej okresu obniżonego wymiaru czasu pracy, czyli przy ustalaniu podstawy nie bierze się pod uwagę okresów pracy w obniżonym wymiarze. Natomiast przyjmuje się przychód za pełne miesiące kalendarzowe sprzed zmiany etatu/ustalenia mniej korzystnych warunków z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa stosuje się jedynie podczas ustalania zasiłku chorobowego w okresie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego!

Przykład 1.

Pani Ewa jest zatrudniona w firmie XYZ od stycznia 2019 roku. 5 stycznia 2021 roku urodziła dziecko, w związku z czym uzyskała prawo do zasiłku macierzyńskiego. Pracodawca obniżył jej wymiar czasu pracy z pełnego na ⅞ od 15 czerwca na podstawie ustawy o COVID-19. Właściwe przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa powinno wyglądać następująco:

  • nie należy uwzględniać przychodu za okres pracy w obniżonym wymiarze – od czerwca do grudnia 2020 roku;
  • przyjmuje się pensję za pozostałe 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, czyli od stycznia 2020 roku do maja 2020 roku.

Przykład 2.

Pani Jolanta jest zatrudniona w ramach stosunku pracy od 2016 roku. W związku z ciążą planowo od marca 2021 roku będzie korzystała z urlopu macierzyńskiego. W 2020 roku pobierała dodatkowy zasiłek opiekuńczy w okresie od 5 maja do 12 lipca 2020 roku oraz od 1 do 15 września 2020 roku, następnie zasiłek opiekuńczy od 2 do 30 listopada 2020 roku, a od 18 grudnia 2020 roku do 28 lutego 2021 roku otrzymała zwolnienie lekarskie w związku ze złym stanem zdrowia. 20 sierpnia pracodawca obniżył jej wymiar czasu pracy do 0,8 etatu na podstawie przepisów o COVID-19.

Do ustalenia podstawy świadczeń za okres:

  • od 5 maja do 12 lipca 2020 roku przyjmuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2019 do kwietnia 2020 roku;
  • od 1 do 15 września 2020 roku oraz od 2 do 30 listopada 2020 roku przyjmuje się wynagrodzenie po zmianie etatu;
  • od 18 grudnia 2020 roku do 28 lutego 2021 roku oraz za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego przyjmuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2019 roku do kwietnia 2020 roku, tj. wynagrodzenie przyjęte do obliczenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego od 5 maja 2020 roku.

Należy tu również wspomnieć, że przewidziano także wyjątkowe sytuacje, kiedy to:

  • obniżenie wymiaru czasu pracy nastąpiło w pierwszym miesiącu zatrudnienia lub w pierwszym dniu drugiego miesiąca zatrudnienia (a pierwszy miesiąc pracy był niepełny);
  • cały okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających niezdolność do pracy przypada na czas obniżonego etatu na podstawie przepisów o COVID-19

– wtedy podstawę zasiłku chorobowego w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego ustala się w oparciu o wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy po uzupełnieniu jej do pełnej kwoty wynagrodzenia, jaką pracownik otrzymałby, gdyby nie doszło do obniżenia etatu na podstawie ustawy o koronawirusie.

Przykład 3.

Pan Marek został zatrudniony 20 kwietnia 2020 roku, a od 1 maja obniżono mu wymiar czasu pracy z 5/8 na 1/2 na podstawie ustawy o COVID-19. 18 stycznia wystąpił o zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego. Podstawę zasiłku stanowiło wynagrodzenie za styczeń 2021 roku (czyli miesiąc rozpoczęcia urlopu) po uzupełnieniu go do wymiaru czasu pracy przed obniżeniem. Wykluczone zostały wszystkie miesiące pracy w niższym wymiarze czasu pracy.

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, to przy wystawiania zaświadczenia Z-3 dla pracownika, któremu obniżono wymiar czasu na podstawie ustawy o COVID-19, należy wpisać w polu „Uwagi” adnotację o przyczynie obniżenia etatu oraz podać przepis, na podstawie którego dokonano zmiany.

W zaświadczeniu Z-3 należy wpisać informację, że obniżono wymiar czasu na podstawie ustawy o COVID-19.

Świadczenia wypłacone przed 16 grudnia również mogą zostać ustalone według nowych zasad. Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa będzie miało miejsce, gdy wypłacony zasiłek za czas choroby w czasie ciąży oraz zasiłek macierzyński są niższe od świadczenia ustalonego zgodnie z nowymi przepisami. Jednakże przeliczenie nie następuje automatycznie, a wyłącznie na wniosek ubezpieczonego. Wniosek należy złożyć u pracodawcy bądź w ZUS-ie w zależności od tego, który z podmiotów jest płatnikiem zasiłków.Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa - kiedy następuje?

Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa – inne przypadki

Pierwsze zmiany w zakresie przeliczenia podstaw świadczeń zostały wprowadzone od 9 października 2020 roku. Dotyczą one pracowników, którzy na podstawie ustawy o COVID-19 mieli obniżony wymiar czasu pracy lub którym wprowadzono mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umowy o pracę. Do podstawy wymiaru zasiłku w razie niezdolności do pracy (oprócz niezdolności w czasie ciąży) oraz zasiłku opiekuńczego należy przyjąć podstawę sprzed zmiany etatu, pod warunkiem że:

  • pracodawca obniżył wymiar czasu pracy lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia w okresie wcześniej pobieranego zasiłku;
  • między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

Oznacza to, że w tym przypadku również nie stosuje się art. 40 ustawy zasiłkowej, czyli podstawy nie ustala się na nowo, a przyjmuje się do niej tę obliczoną dla poprzedniej absencji zasiłkowej.

Świadczeniobiorca może wystąpić z wnioskiem o przeliczenie podstawy już wypłaconego zasiłku, jeżeli wysokość świadczenia jest niższa niż ustalona na podstawie nowych przepisów. W przypadku wnioskowania o wypłatę kolejnego zasiłku lub zasiłku po przerwie pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków powinien złożyć do ZUS-u zaświadczenie Z-3, a w polu „Uwagi” wpisać podstawę prawną obniżenia wymiaru czasu pracy.

Pracodawcy powinni znać nowe zasady ustalania świadczeń dla pracowników, którym zmieniono warunki pracy na mocy ustawy o COVID-19. Przeliczenie podstawy zasiłku po zmianie etatu z powodu koronawirusa wygląda inaczej praktycznie dla każdego rodzaju świadczenia. Należy bardzo dokładnie przeanalizować przytoczone schematy, aby właściwie ustalić wysokość zasiłku.