Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiany dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w 2019 roku

Rok 2019 przynosi zmiany dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w ich praktycznym funkcjonowaniu. Od marca tego roku obowiązuje ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, która w istotny sposób znowelizowała przepisy wielu ustaw ważnych z punktu widzenia przedsiębiorców, w tym przede wszystkim przepisy Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii kolejne zmiany przepisów dotyczących spółek są w przygotowaniu.

Umowa spółki w organizacji może zostać zmieniona

Powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga zachowania procedury opisanej w przepisach Kodeksu spółek handlowych, przede wszystkim w zakresie sporządzenia umowy spółki oraz jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z chwilą zawarcia umowy powstaje tzw. spółka w organizacji, która jest reprezentowana przez zarząd albo przez pełnomocnika ustanowionego na podstawie uchwały wspólników. Uchwała wspólników dotycząca powołania pełnomocnika musi być jednomyślna. 

Spółka w organizacji ma – z samego założenia – charakter tymczasowy i istnieje do momentu wpisania jej do KRS. Z tą chwilą przekształca się ona we właściwą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Umowa spółki może zostać zmieniona nawet w okresie, w którym spółka znajduje się w organizacji. Zmiana umowy spółki w organizacji wymaga umowy wspólników.Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji wymaga zawarcia umowy przez wspólników (przepis art. 161 § 4 ksh). Musi zostać zawarta przez wszystkich wspólników.

Do czasu nowelizacji wspomnianego przepisu istniały dwie koncepcje dotyczące sposobu zmiany umowy spółki jeszcze przed jej rejestracją – zgodnie z pierwszą teorią, zmiana umowy wymagała umowy wspólników, druga teoria zaś odwoływała się do uchwały wspólników wpisanej do protokołu sporządzonego przez notariusza. Zmiany dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jakie zaszły po nowelizacji przepisów w jednoznaczny sposób rozwiązały istotny problem praktyczny. 

Co ważne, wspomnianego przepisu nie stosuje się w odniesieniu do spółki zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy. 

Czy jedyny członek zarządu może skutecznie zrezygnować?

Poprawne funkcjonowanie zarządu ma kluczowe znaczenie dla poprawnego funkcjonowania całej spółki. Jego zadaniem jest prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie jej w stosunkach zewnętrznych z innymi podmiotami (np. zawieranie umów w jej imieniu).

Umowa spółki określa dokładne zasady funkcjonowania zarządu, w tym liczbę członków – zgodnie z przepisami zarząd może składać się z jednego lub większej liczby. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (na przykład przyznaje to uprawnienie radzie nadzorczej albo jednemu ze wspólników).

Z uwagi na szeroko zakrojoną odpowiedzialność członków zarządu, sprawowanie tej funkcji w spółce borykającej się z problemami finansowymi i organizacyjnymi może wiązać się z poważnym ryzykiem. Jest ono dobrowolne, a członek zarządu może w każdym czasie zrezygnować. Do tej pory wątpliwości budził sposób rezygnacji, zwłaszcza w odniesieniu do sytuacji, w której zarząd składał się wyłącznie z jednej osoby.Jedyny członek zarządu, chcąc zrezygnować z pełnionej funkcji, musi złożyć oświadczenie o rezygnacji wszystkim wspólnikom spółki i jednocześnie zwołać ich zgromadzenie.Nowe przepisy (art. 202 § 6 ksh) określają sposób rezygnacji jedynego członka zarządu:

  1. sporządzenie oświadczenia o rezygnacji ze sprawowanej funkcji;

  2. przesłanie oświadczenia wspólnikom spółki;

  3. jednoczesne zwołanie zgromadzenia wspólników.

Przepis przewiduje, że umowa spółki może wprowadzić inną procedurę rezygnacji. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników, o którym mowa powyżej, winno również zawierać oświadczenie o rezygnacji.Mandat członka zarządu wygaśnie z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.Rezygnacja ze sprawowanej funkcji nie następuje automatycznie – zgodnie z przepisami oświadczenie członka zarządu jest skuteczne z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników. Według Kodeksu spółek handlowych nie może ono odbyć się przed upływem dwóch tygodni, co oznacza, że minimalny czas pomiędzy złożeniem oświadczenia a wygaśnięciem mandatu członka zarządu będzie wynosił 15 dni (dwa tygodnie plus jeden dzień). Celem takiej regulacji jest zabezpieczenie interesów spółki – musi mieć ona możliwość sprawnego działania i zapewnienia ciągłości jej funkcjonowania (na przykład uczestnictwa w toczących się postępowaniach sądowych czy przyjmowania oświadczeń woli od kontrahentów spółki). Jednocześnie, z punktu widzenia interesów odchodzącego członka zarządu, dla skuteczności jego rezygnacji wystarczające jest jedynie samo zwołanie zgromadzenia – zgromadzenie nie musi się odbyć, aby oświadczenie ostatniego członka zarządu było skuteczne.

Jeżeli zgromadzenie odbędzie się i wspólnicy wybiorą nowy zarząd, mandat nowego członka zarządu powinien obowiązywać od momentu wygaśnięcia mandatu ustępującego członka zarządu – w przeciwnym razie doszłoby do jednoczesnego sprawowania mandatu przez dwie osoby.

Sprawozdanie może zostać zatwierdzone pisemnie

Wspólnicy spółki obradują podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po zakończeniu każdego roku obrotowego.

Do czasu wprowadzenia nowelizacji wspólnicy spółki musieli co do zasady pojawić się na zgromadzeniu, które zwyczajowo odbywa się w siedzibie spółki. Zmiany dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wprowadziły zapis, że dokonanie określonych czynności może odbyć się również w trybie obiegowym, poza zgromadzeniem. Dotyczy to:

  • rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki;

  • rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy; 

  • powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty;

  • udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Uchylenie przepisu § 4 art. 231 ksh będzie miało z pewnością doniosłe znaczenie praktyczne i ułatwi wspólnikom procedurę podejmowania decyzji w kluczowych dla spółki kwestiach.

Zmiany dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością a zgromadzenie wspólników

Zgodnie z podstawową zasadą, zgromadzenie wspólników jest zwoływane przez zarząd. Prawo do zwołania zgromadzenia przysługuje również radzie nadzorczej oraz komisji rewizyjnej (jeśli te organy funkcjonują w spółce), pod warunkiem że zarząd nie zwoła zgromadzenia zwyczajnego w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów lub umowy spółki albo że zarząd nie zwoła zgromadzenia nadzwyczajnego w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia takiego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Umowa spółki może przyznać prawo do zwołania zgromadzenia również innym podmiotom (np. pojedynczemu członkowi zarządu albo nawet osobie trzeciej).Art. 235 § 4 Kodeksu spółek handlowych
„Zwołujący ma prawo odwołania zgromadzenia wspólników, z uwzględnieniem art. 236 § 3”.
Art. 236 § 3 Kodeksu spółek handlowych
„Wspólnik lub wspólnicy, którzy zażądali zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, mają wyłączne prawo jego odwołania”.
Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w 2019 r. podmiot, który zwołał zgromadzenie, ma prawo do jego odwołania. Jeżeli zgromadzenie zostało zwołane przez wspólników w trybie nadzwyczajnym, wyłącznie oni mają prawo jego odwołania. Zwołanie zgromadzenia wspólników jest obwarowane wieloma warunkami dotyczącymi m.in. formy zawiadomienia wspólników oraz terminu odbycia zgromadzenia. Przepis dotyczący odwołania zgromadzenia nie zawiera precyzyjnych regulacji dotyczących faktycznej procedury odwołania zgromadzenia, stąd w praktyce z pewnością pojawią się wątpliwości dotyczące sposobu postępowania w tym przypadku.