Poradnik Przedsiębiorcy

Czy każda spółka z o.o. musi mieć prezesa?

Spółka z o.o. ma obowiązek powołać i posiadać od chwili rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym zarząd spółki. Zarząd ma kompetencje do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji w stosunkach zewnętrznych z innymi podmiotami. Tworzą go wyłącznie osoby fizyczne mające pełną zdolność do czynności prawnych. Członkowie zarządu reprezentują spółkę. Częstą sytuacją jest powierzenie jednej z osób wchodzących w skład zarządu funkcji prezesa. Jej wyodrębnienie nie jest jednak konieczne, gdyż działania osoby będącej członkiem zarządu, tj. organu uprawnionego do reprezentacji spółki, odnoszą skutek prawny bez względu na okoliczność istnienia bądź braku przydzielenia jej konkretnej funkcji w zarządzie. Bez znaczenia pozostaje zatem, czy daną czynność wykona prezes zarządu czy też członek zarządu, któremu nie powierzono takiej funkcji.

Spółka z o.o. - skład zarządu

Spółka z o.o. wybiera zarząd, który składa się przynajmniej z jednego członka. Powołując zarząd, można „wyróżnić” poszczególnych członków zarządu, przyznając im pozycję prezesa lub wiceprezesa spółki. Kodeks spółek handlowych (dalej ksh) nie zawiera jednak żadnego przepisu, który wprowadzałby obowiązek powierzenia jednemu z członków zarządu funkcji prezesa zarządu. W przepisach ustawy (ksh) dotyczących spółki z o.o. sformułowanie „prezes zarządu” zostało użyte wyłącznie jeden raz – w przepisie art. 208 § 8, dotyczącym rozstrzygającego głosu prezesa przy podejmowaniu uchwał zarządu.

Spółka z o.o. przewiduje, że każdy z członków zarządu uprawniony jest do prowadzenia spraw spółki. W sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy, on sam, zgromadzenie wspólników albo rada nadzorcza (jeśli została powołana) może uchwalić regulamin zarządu, w którym określa się między innymi podział obowiązków pomiędzy jego członków oraz zakres ich kompetencji. Przepisy ksh nie regulują procedury uchwalania ani treści regulaminu zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, natomiast właśnie w tym dokumencie najczęściej określone zostają kompetencje poszczególnych członków zarządu, gdyż jakakolwiek późniejsza zmiana w tym zakresie nie wiąże się z koniecznością zmiany umowy spółki. Wewnętrzny podział kompetencji pomiędzy członków zarządu nie powoduje, że ograniczone zostaje ich prawo i jednocześnie obowiązek prowadzenia spraw spółki. Niedopuszczalne jest bowiem pozbawienie członka zarządu prawa do prowadzenia spraw spółki.

Jak już zostało wspomniane, w zakresie prowadzenia spraw spółki wewnętrzny podział kompetencji w spółce z o.o. najczęściej  przewidziany jest w regulaminie zarządu i jest co do zasady zgodny z kwalifikacjami poszczególnych jego członków. W regulaminie można określić, za jakie sprawy w spółce odpowiedzialny jest każdy z nich. Przykładowo, członkom zarządu powierza się funkcje prezesa zarządu, członka zarządu do spraw finansowych, do spraw prawnych, do spraw inwestycji itd. W następstwie takiego podziału każdy z członków zarządu spełnia swoją rolę w spółce, zajmując się konkretną dziedziną jej działalności. Prezesowi zarządu najczęściej powierza się najszersze uprawnienia decyzyjne i organizacyjne w zarządzie.

Pozycja prezesa zarządu w spółce

Prezes zarządu nie występuje w spółce kapitałowej w charakterze jej odrębnego organu, ale jest  jednym z członków zarządu, tak jak każdy z pozostałych członków, który nie posiada funkcji prezesa. Zasadą w spółce z o.o. jest równość praw i obowiązków członków zarządu. Przyznanie jednemu z nich funkcji prezesa powoduje, że uzyskuje on „silniejszą” pozycję, ale nie w zakresie przysługujących mu praw czy obowiązków, a jedynie z punktu widzenia jego wewnętrznych kompetencji organizacyjnych.

Nadanie jednemu z członków zarządu statusu prezesa może powodować, że w spółce będzie istniała hierarchia ważności czynności poszczególnych osób w zakresie prowadzenia spraw spółki. Dopuszczalne jest ustalenie, że pewne czynności (np. zlecenie wypłaty określonej kwoty) może wykonywać tylko prezes lub też członek zarządu współdziałający z prezesem. Należy jednak pamiętać, że ma to znaczenie tylko w stosunkach wewnętrznych spółki i nie wywołuje skutku wobec innych osób.

Ważne!
Powierzenie jednemu z członków zarządu funkcji prezesa i przyznanie mu w umowie spółki określonych kompetencji pozostaje bez wpływu na zasady reprezentacji spółki w stosunkach zewnętrznych. Oznacza to, że czynności zastrzeżone w umowie wyłącznie dla prezesa zarządu będą mogły zostać wykonane przez każdego z pozostałych członków zarządu niepełniących tej funkcji.

 

Rozstrzygający głos prezesa zarządu

Zasadą w spółce z o.o. jest podejmowanie uchwał zarządu bezwzględną większością głosów. Oznacza to, że uchwała jest podjęta wówczas, gdy głosy „za” stanowią więcej niż połowę głosów oddanych. W przepisach ksh dotyczących spółki z o.o. przewidziano odstępstwo od powyższej reguły. Art. 208 § 8 stanowi, że umowa spółki może przewidywać przyznanie prezesowi zarządu decydującego głosu w przypadku równości głosów przy podejmowaniu uchwał zarządu, jak również przyznawać prezesowi określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu.

Ważne!
Należy pamiętać, że w sytuacji, gdy umowa spółki nie zawiera powyższych postanowień, nie można powierzyć prezesowi zarządu wymienionych w przepisie kompetencji w innym dokumencie, np. w regulaminie zarządu.

Powyższy przepis oznacza, że w razie równości głosów (przy uwzględnieniu także jednego głosu prezesa), to sposób, w jaki głosował prezes zarządu, decyduje o tym, czy uchwała została podjęta czy też nie. Równowaga głosów skutkowałaby niepodjęciem uchwały z uwagi na nieosiągnięcie odpowiedniej większości głosów. Z ich równością będziemy mieli do czynienia, gdy zarząd składa się z parzystej liczby członków lub gdy w głosowaniu uczestniczyła parzysta liczba osób. Przyznanie prezesowi zarządu decydującego głosu nie oznacza, że oddaje drugi dodatkowy i rozstrzygający głos. Nie może on zatem oddać głosu w inny sposób niż miało to miejsce „pierwotnie”. Konieczne jest więc ustalenie, jak głosował prezes. Z powyższego wynika, że oddaje on tylko jeden głos, który może zadecydować o podjęciu uchwały w sytuacji równości głosów, jeśli głos ten został złożony za podjęciem tej uchwały.

Nie wydaje się dopuszczalne przyznanie prezesowi bądź innym członkom zarządu generalnego przywileju co do głosu przy podejmowaniu wszelkich uchwał (np. przyznanie im dwóch lub większej liczby głosów).

Dodatkowe uprawnienia prezesa zarządu

Przepis art. 208 § 8 ksh stanowi także, że umowa spółki z o.o. może przyznawać prezesowi zarządu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu, organizowania jego prac, rozstrzygania sporów kompetencyjnych pomiędzy poszczególnymi członkami zarządu. Przepis ten rodzi pewne wątpliwości, ponieważ w praktyce obowiązuje powszechnie akceptowana, lecz niepisana zasada, w myśl której prezes zarządu dysponuje kompetencjami do organizowania i kierowania pracami organu już z racji posiadanej przez siebie pozycji w tym organie, niezależnie od postanowień umowy spółki czy regulaminu.

Doktryna prezentuje w tym zakresie dwa odmienne stanowiska. Niektórzy autorzy twierdzą, że ani umowa spółki ani regulamin zarządu nie muszą odrębnie przyznawać prezesowi uprawnień organizacyjnych, a zatem już z samego faktu pełnienia funkcji wynikałoby jego uprawnienie do zwoływania posiedzeń zarządu, przewodniczenia i kierowania nimi oraz podejmowania decyzji porządkowych. Poza posiedzeniami prezes zarządu posiada z kolei uprawnienia do proponowania zmian w regulaminie zarządu, komunikacji z przewodniczącym rady nadzorczej (jeśli została powołana) itp. Zgodnie zaś z poglądem przeciwnym szczególną pozycję członka zarządu może przewidywać tylko umowa spółki, natomiast zamieszczenie w umowie spółki postanowienia, zgodnie z którym wśród członków zarządu występuje także jego prezes, nie wyposaża go w żadne szczególne uprawnienia wobec pozostałych członków. Takie uprawnienia muszą być – zdaniem części autorów – również przewidziane w umowie spółki.

Wiceprezes zarządu

Umowa spółki lub też regulamin zarządu mogą dodatkowo wyróżniać funkcję wiceprezesa zarządu. Istotne jest to, że podobnie jak w przypadku prezesa zarządu – powołanie wiceprezesa jest fakultatywne i nie ma konieczności, aby jeden z członków zarządu pełnił tę funkcję. Jego rolą jest najczęściej zastępowanie prezesa podczas jego nieobecności lub też  innej przeszkody w sprawowaniu funkcji. Możliwe jest przyznanie wiceprezesowi samodzielnych i odrębnych od uprawnień prezesa kompetencji w kierowaniu i koordynowaniu pracami zarządu. Takie uprawnienia należy jednak przewidzieć w umowie spółki lub regulaminie. Jeżeli nie zostaną one uregulowane, wiceprezes ma prawo wyłącznie do zastępowania prezesa w czynnościach organizacyjnych i kierowniczych, jakie pełni on w zarządzie. Dyskusyjna pozostaje kwestia, czy wiceprezesowi zarządu można przyznać – analogicznie jak prezesowi – prawo rozstrzygającego głosu przy podejmowaniu uchwał zarządu. W tej kwestii prezentowane są dwa stanowiska. Zgodnie z pierwszym przepis art. 208 § 8 ksh należy interpretować ściśle, wobec czego takie kompetencje można przyznać wyłącznie prezesowi zarządu. Drugi z kolei pogląd dopuszcza przyznanie takiej kompetencji zarówno wiceprezesowi, jak i każdemu innemu członkowi zarządu.