Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 roku przewiduje obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń. Część podmiotów taki obowiązek będzie musiała wdrożyć w życie już 1 stycznia 2025 roku. Kogo od nowego roku będą obowiązywać adresy do e-doręczeń? Sprawdź, co warto wiedzieć!
E-doręczenia – najważniejsze informacje
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
W przypadku, gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Podmiot występujący o:
- utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub
- adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych
– jest informowany o skutkach prawnych wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych, w tym o prawach i obowiązkach z niego wynikających, a w przypadku wystąpienia o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego – także o zasadach zarządzania skrzynką doręczeń oraz o prawach i obowiązkach posiadacza skrzynki doręczeń.
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:
- od 1 stycznia 2025 roku adwokat wykonujący zawód, radca prawny wykonujący zawód, doradca podatkowy wykonujący zawód, doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód, rzecznik patentowy wykonujący zawód, notariusz wykonujący zawód, podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców;
- od 1 października 2026 roku podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Podmiot niepubliczny inny niż określone wyżej może posiadać adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Adresy do e-doręczeń - proces utworzenia
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje:
- na podstawie wniosku lub
- od 1 stycznia 2025 roku automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Do wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dołącza się:
- dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego;
- pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego, jeżeli pełnomocnik został ustanowiony
– albo ich kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wnioskodawcę albo przez notariusza, albo przez pełnomocnika wnioskodawcy będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym, jeżeli wniosek nie został opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Jeżeli we wniosku nie wskazano adresu wnioskodawcy i nie ma możliwości jego ustalenia na podstawie posiadanych danych, minister właściwy do spraw informatyzacji pozostawia wniosek bez rozpoznania.
Jeśli wniosek nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa lub zawiera nieprawidłowe dane, minister właściwy do spraw informatyzacji wzywa wnioskodawcę do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego minister właściwy do spraw informatyzacji przesyła niezwłocznie informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń, jeżeli został wskazany, a w przypadku podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną – także na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we wniosku.
Adresy do e-doręczeń - proces aktywacji
Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną są obowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.
Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.
Do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz zarządzania skrzynką doręczeń jest uprawniony:
- administrator skrzynki doręczeń – w przypadku podmiotu publicznego oraz podmiotu niepublicznego niebędącego osobą fizyczną;
- podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną oraz administrator skrzynki doręczeń, jeżeli został wyznaczony.
Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego następuje po uwierzytelnieniu osoby uprawnionej do dokonania tej czynności w sposób określony w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Przykład 1.
Spółka XY chciałaby, aby jej 5 pracowników administracji miało możliwość wysyłania korespondencji z adresu do doręczeń elektronicznych dla spółki. Czy jest to możliwe?
Tak, w wyniku aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń. Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji: wysyłania i odbierania korespondencji, zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny, konfigurowania skrzynki doręczeń, ale także wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń ww. operacji.
Upoważnienie nie obejmuje prawa wskazania dalszych osób upoważnionych do dokonywania operacji na skrzynce doręczeń.
Dostęp do zasobów skrzynki po wykreśleniu adresu do doręczeń
Po wykreśleniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego z bazy adresów elektronicznych korespondencja zgromadzona w skrzynce doręczeń powiązanej z adresem do doręczeń elektronicznych jest przechowywana przez rok, a po tym terminie skrzynka doręczeń wraz z jej zasobami jest usuwana.
Dostęp do zasobów skrzynki doręczeń po wykreśleniu adresu do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych podmiotu korzystającego dotychczas z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przysługuje:
- podmiotowi, którego adres do doręczeń elektronicznych został wykreślony z bazy adresów elektronicznych;
- osobom fizycznym wskazanym w ustawie o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw albo zarządcy sukcesyjnemu powołanemu w trybie art. 9 ust. 1 tej ustawy w przypadku zgonu przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
- spadkobiercom osoby fizycznej, której adres do doręczeń elektronicznych został wykreślony z bazy adresów elektronicznych;
- następcy prawnemu podmiotu, którego adres do doręczeń elektronicznych został wykreślony z bazy adresów elektronicznych.
Uprawnienie do zarządzania skrzynką doręczeń przysługuje zarządcy sukcesyjnemu powołanemu w trybie ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw podmiotu korzystającego dotychczas z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
