Przechowywanie faktur w formie papierowej traci na popularności. Właściciele firm coraz częściej wybierają wygodę i łatwość wyszukiwania dokumentów. Wraz z postępującą cyfryzacją z roku na rok przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej jest rozwiązaniem coraz częściej stosowanym przez przedsiębiorców w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentów. W artykule omówimy czy możliwe jest odliczenie VAT z faktur elektronicznych?
Faktury w obrocie gospodarczym
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług pod pojęciem faktury należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zgodnie z art. 2 pkt 32 tej ustawy fakturą elektroniczną jest natomiast faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się z kolei fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).
Katalog elementów, które powinna zawierać faktura, został wymieniony w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli otrzymywany przez podatnika dokument zawiera dane określone w tym przepisie, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie do przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. W razie, gdy dokument nie zawiera wszystkich tych danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług.
Forma przechowywania faktur a prawo do odliczenia VAT
Przepisy zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług w kwestii rozliczania podatku VAT nie obligują podatników do przechowywania faktur zakupu w takiej samej formie, w jakiej podatnicy otrzymali je od swoich kontrahentów. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby faktury otrzymane w formie elektronicznej były przechowywane w formie papierowej. Analogicznie nie ma też przeszkód, aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane przez podatnika w formie elektronicznej. Podatnikom przysługuje prawo do ujednolicenia sposobu przechowywania faktur zakupu, niezależnie od formy, w jakiej dokumenty zostały im przekazane.
Możliwe jest przechowywanie faktur zakupu wyłącznie:
- w wersji papierowej, wówczas faktury otrzymane od kontrahentów w wersji elektronicznej należy wydrukować;
- w wersji elektronicznej, wówczas faktury otrzymane od kontrahentów w wersji papierowej należy zeskanować.
Obowiązujące regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług nie uzależniają prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ani od rodzaju faktur, a więc tego, czy faktury są papierowe, elektroniczne, czy ustrukturyzowane ani od formy przechowywania tych faktur przez podatnika dokonującego odliczenia VAT.
Forma przechowywania i archiwizacji faktur zakupu nie ma zatem znaczenia w kontekście prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, że prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje tylko po spełnieniu warunków określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.
Kiedy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT?
Podatnikowi co do zasady przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje zatem w związku z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
- nabycia towarów i usług,
- dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru bądź wykonaniem usługi.
Aby możliwe było zatem obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, odliczenia tego musi dokonywać zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, a zatem takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego. Podkreślamy, że dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest możliwe pod warunkiem spełnienia przez podatnika zarówno przesłanek pozytywnych wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych zawartych w art. 88 tej ustawy. W art. 88 ustawy o VAT ustawodawcy określili listę wyjątków pozbawiających podatnika prawa do odliczenia VAT.
Reasumując, podatnikom przysługuje zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego niezależnie od formy przechowywania faktur, jednak tylko wówczas gdy:
- odliczenia dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług;
- towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych;
- nie zachodzą przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.
Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej – jakie warunki należy spełnić?
Niezależnie od tego, w jakiej formie przechowywane są faktury, podatnicy są zobligowani do przechowywania otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy bądź wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole biznesowe oznaczają proces, za którego pośrednictwem podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia, aż do końca okresu przechowywania. Wiarygodna ścieżka audytu oznacza natomiast, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:
- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
- otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy mają obowiązek zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że dopuszczalne jest przechowywanie faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik ma także obowiązek zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Odliczenie VAT z faktur elektronicznych
Dopuszczalne są wszelkie metody przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Faktury zakupu przechowywane przez podatnika w formie elektronicznej w ramach zastosowanej przez przedsiębiorcę procedury archiwizacji, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur będą stanowiły podstawę do obniżenia kwoty podatku naliczonego o kwotę podatku należnego. Bez znaczenia jest wówczas fakt zniszczenia przez podatnika papierowych wersji faktur, które zostały objęte zastosowanym przez przedsiębiorcę systemem archiwizacji, co w konsekwencji oznacza, że zniszczenie papierowych wersji faktur w tym przypadku nie ma negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.
Prawo do odliczenia VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sytuacji zniszczenia ich papierowych wersji potwierdzają interpretacje podatkowe, np. interpretacja z 2 maja 2022 roku (sygn. 0112-KDIL3.4012.101.2022.1.MC), interpretacja z 5 maja 2022 roku (sygn. 113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB) czy interpretacja z 1 czerwca 2022 roku (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ), wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Fragment interpretacji z 1 czerwca 2022 roku (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ) wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: „W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że zakupione towary i usługi, dokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej, będą służyć czynnościom opodatkowanym. Ponadto Spółka podała, że faktury te nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co oznacza, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie do prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Tym samym spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych oryginalnie w wersji papierowej. W tym wypadku bez wpływu na prawo do odliczenia pozostanie okoliczność zniszczenia przez spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych w sytuacji, gdy faktury papierowe zostaną zniszczone”.
Przykład 1.
Pan Maciej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem VAT. Ze względu na coraz większą liczbę faktur przedsiębiorca rozważa zmianę sposobu przechowywania i archiwizacji otrzymywanych faktur zakupu. Pan Maciej zamierza wszystkie otrzymane od kontrahentów faktury zakupu przechowywać w formie elektronicznej, niezależnie od formy, w jakiej zostały dostarczone. Oznacza to, że faktury otrzymane w formie papierowej po zmianie sposobu przechowywania faktur będą skanowane i przechowywane przez przedsiębiorcę wyłącznie w formie elektronicznej. Czy pan Maciej może przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej? Czy taki sposób przechowywania faktur nie pozbawi przedsiębiorcy prawa do odliczenia VAT od faktur zakupu otrzymanych od kontrahentów w wersji papierowej, a następnie zeskanowanych i przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej?
Panu Maciejowi przysługuje prawo do przechowania wszystkich faktur zakupu w jednolitej formie. Oznacza to, że możliwe jest przechowywanie wszystkich otrzymanych od kontrahentów faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Sposób przechowywania i archiwizacji faktur nie wpływa na realizację przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a zatem pan Maciej po zmianie sposobu przechowywania i archiwizacji faktur otrzymanych od kontrahentów w dalszym ciągu ma prawo do odliczenia podatku VAT także z faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Pan Maciej musi jednak pamiętać, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje tylko w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych zawartych w art. 88 ustawy o VAT.
