Badania lekarskie, którym musi poddawać się każdy pracownik, służą ustaleniu, czy powierzenie mu określonego stanowiska pracy nie będzie wiązało się z zagrożeniem dla jego zdrowia. Lekarz wydający orzeczenie w tym zakresie powinien mieć niezbędne informacje o charakterze danego stanowiska pracy i o stanie zdrowia osoby poddanej badaniu. Pojawić się może w związku z tym pytanie, czy pracodawca może podać w adnotacje o stanie zdrowia na skierowaniu na badania, czy też podanie takich informacji jest nadmiarowe, a dane dotyczące stanu zdrowia powinien pozyskiwać tylko lekarz w ramach stosownych procedur medycznych.
Obowiązek kierowania pracowników na badania profilaktyczne
Przepis art. 229 Kodeksu pracy (kp) nakłada na pracodawcę obowiązek kierowania pracownika na badania profilaktyczne w celu stwierdzenia, czy nie występują przeciwwskazania zdrowotne do wykonywania przez niego pracy na przydzielonym mu stanowisku. Bez orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak takich przeciwwskazań pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy.
Badania profilaktyczne przeprowadza się jako badania:
wstępne – przed rozpoczęciem świadczenia pracy w ramach danego stosunku pracy;
okresowe – w trakcie trwania stosunku pracy;
kontrolne – po okresie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, trwającej dłużej niż 30 dni.
Wspomniane badania przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.
Z treści art. 229 § 2 kp wynika, że „pracownik podlega” badaniom lekarskim, w tym kontrolnym. Poza dyskusją pozostają władcze właściwości przepisu. Zwrot ten należy odczytywać jako obowiązek poddania się badaniom […]. Skoro pracodawca nie może dopuścić pracownika bez aktualnych badań do pracy, to omawianą powinność trzeba wiązać z podstawowym obowiązkiem, jakim jest wykonywanie pracy z art. 100 § 1 kp. Pracownik, który bez usprawiedliwienia […] nie poddaje się badaniom […] uniemożliwia realizację świadczenia pracy, co jednoznacznie kwalifikowane jest jako występowanie przeciwko obowiązkowi o charakterze podstawowym.
Co trzeba napisać w skierowaniu?
W myśl § 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy oraz zgodnie ze wzorem skierowania stanowiącym załącznik do wspomnianego rozporządzenia powinno ono zawierać:
imię i nazwisko, PESEL i adres zamieszkania osoby kierowanej na badania;
określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane;
w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy – określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona; w tym przypadku pracodawca może wskazać w skierowaniu co najmniej dwa stanowiska pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu;
w przypadku pracowników – określenie stanowiska pracy, na którym pracownik jest zatrudniony;
opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku pracy czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia wykonanych na tych stanowiskach (z uwzględnieniem czynników fizycznych, chemicznych, biologicznych, pyłów i innych).
Czy można zawrzeć dodatkowe adnotacje o stanie zdrowia na skierowaniu na badania?
Zagadnienie poruszone w tym pytaniu było przedmiotem postępowania prowadzonego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dotyczącego rozpatrzenia skargi związanej z wątpliwościami co do zakresu danych umieszczonych przez pracodawcę w skierowaniu na kontrolne badania lekarskie (patrz Biuletyn UODO Br 12/12/23). Skarżąca przebywała przez okres ponad 30 dni na zwolnieniu lekarskim, w związku z czym pracodawca skierował ją na badania kontrolne. W wystawionym skierowaniu zamieszczono adnotację, w której jako przyczynę niezdolności do pracy skarżącej podano zły stan psychiczny i wskazano, że zwolnienie lekarskie zostało wystawione przez lekarza psychiatrę. W adnotacji zawarto również prośbę o skierowanie badanej na konsultację psychologiczną lub psychiatryczną.
Pracodawca, spółka z sektora medycznego, tłumaczył, że skarżąca z własnej inicjatywy informowała go, z jakiego rodzaju leczenia specjalistycznego korzysta, a zamieszczenie tego rodzaju adnotacji było uzasadnione rodzajem zadań i zakresem odpowiedzialności związanych z zajmowanym przez nią stanowiskiem. Spółka wskazała również, że w jej organizacji czynności formalno-prawne są wykonywane za pośrednictwem Działu Kadr, Płac i Szkoleń. Skierowanie na badania kontrolne zostało wystawione przez spółkę i przekazane skarżącej przez kierownika wspomnianego działu.
Przechodząc do analizy prawnej badanej sprawy, Prezes UODO przypomniał, że przetwarzanie danych osobowych powinno spełniać pewne ściśle określone warunki wymienione w art. 6 ust. 1, a w przypadku danych szczególnej kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia, wskazane w art. 9 ust. 2 RODO. Wyjaśnił też, że Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy zawiera dokładne określenie zakresu danych, jakie powinny zostać zamieszczone w skierowaniu.
Stanowisko Prezesa UODO
Rozpatrując skargę, Prezes UODO uznał, że zakres danych, który należy wskazać w treści skierowania, nie obejmuje informacji o stanie zdrowia (w tym o stanie zdrowia psychicznego). Tym samym organ nadzorczy uznał, że działanie spółki polegające na umieszczeniu kwestionowanych przez skarżącą adnotacji na drukach skierowań nie znajdowało uzasadnienia w przepisach RODO i stanowiło naruszenie art. 9 ust. 2 RODO w zw. z art. 5 ust. 1 lit. a RODO, reglamentujących dopuszczalność przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia.
Natomiast z art. 9 ust. 2 RODO wynika, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zachodzi jeden z poniższych warunków:
osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu przetwarzania tych danych;
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o adekwatnych celach, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą;
przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą;
przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;
przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia i z zastrzeżeniem warunków i zabezpieczeń polegających na tym, że przetwarzanie jest prowadzone przez – lub na odpowiedzialność – pracownika podlegającego obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, lub przepisów ustanowionych przez właściwe organy krajowe, lub przez inną osobę również podlegającą obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, lub przepisów ustanowionych przez właściwe organy krajowe;
przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową;
przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 RODO, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Ponadto wątpliwości Prezesa UODO wzbudziła również kwestia przetwarzania danych osobowych skarżącej przez kierownika Działu Kadr i Płac na podstawie udzielonego przez pracodawcę upoważnienia. Zgodnie z art. 29 RODO każda osoba działająca z upoważnienia administratora i mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, a z udzielonego upoważnienia powinien wprost wynikać zakres przetwarzanych danych osobowych oraz cel ich przetwarzania. Zdaniem organu nadzorczego upoważnienie udzielone kierownikowi nie spełniało tych warunków i tym samym zostało udzielone z naruszeniem art. 29 RODO. Organ zauważył jednocześnie, że administrator, który udzielił powyższego upoważnienia, sam nie był upoważniony do ich przetwarzania. Organ nadzorczy w wydanej decyzji administracyjnej uznał, że spółka naruszyła przepisy o ochronie danych osobowych poprzez przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej oraz poprzez ich udostępnienie osobie nieuprawnionej.
Korzystając z uprawnień naprawczych, jakie zapewnia art. 58 ust. 2 RODO, Prezes UODO nakazał usunięcie danych osobowych skarżącej utrwalonych na drukach skierowań na kontrolne badania lekarskie. Udzielił też administratorowi upomnienia za naruszenie art. 9 ust. 1 polegające na przetwarzaniu danych osobowych skarżącej dotyczących zdrowia bez podstawy prawnej, w tym ich udostępnienie na rzecz osoby nieuprawnionej.
Przedstawione wyżej stanowisko Prezesa UODO prowadzi do praktycznego wniosku, że w skierowaniu na profilaktyczne badania lekarskie pracodawca powinien podawać wyłącznie te dane, które określono w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Zamieszczanie w skierowaniu innych danych osobowych jest niezgodne z prawem, tym bardziej jeżeli dotyczy ono danych wrażliwych, do których zalicza się informacje o stanie zdrowia.
